Bei Anruf Audit: Die Unterlagen immer à jour
Ein funktionierendes Dokumentenmanagement ist ein Gebot der Stunde. Darunter fällt nicht nur das revisionssichere Aufbewahren geschäftskritischer Unterlagen, sondern auch alles, was für das Qualitätsmanagement und für Zertifizierungen Relevanz aufweist. Software-Lösungen können wertvolle Unterstützung bieten.
Die Behandlung von Erwachsenen, Kindern und Jugendlichen in psychiatrischen Kliniken bzw. Kliniken für forensische Psychiatrie ist Kernaufgabe des Konzerns Vitos GmbH. Mit 3363 stationären und teilstationären Betten bzw. Plätzen ist Vitos Hessens grösster Anbieter für die ambulante, teil- und vollstationäre Behandlung psychisch kranker Menschen. 9400 Mitarbeitende behandeln und betreuen jährlich 33000 Patienten stationär/teilstationär und 170000 Patienten ambulant. Teil des Vitos-Konzerns ist die Vitos Haina gemeinnützige GmbH. Sie umfasst zwei psychiatrische Kliniken, Wohnheime für Menschen mit seelischer Erkrankung und/oder geistiger Behinderung sowie eine forensische Fachambulanz. Insgesamt sind rund 1200 Mitarbeitende beschäftigt. Die Kliniken verfügen über ein Qualitätsmanagement nach ISO 9001. «Derzeit sind vier ISO-9001-Zertifikate aktuell und eines nach KTQ», erläutert Qualitätsmanagementkoordinator Jörg Imbeck. Vorbereitet wird derzeit eine Anpassung auf die neuesten Standards, die eine Zusammenführung aller vorhandenen Zertifikate auf ein ISO-Zertifikat beinhaltet.
Software-gestütztes Dokumentenmanagement
Wertvolle Dienste leisten in diesem Prozess dürfte dabei das SoftwareSystem MS QDS der Management Software Quality Development Systems AG (siehe Kasten). Die Vitos Haina nutzt das Modul MS LDS für die Dokumentenlenkung. Alle Handbücher und andere für das Qualitätsmanagement sowie für Zertifizierungen relevante Dokumente sind mittels dieser Software über eine auf Windows basierende Benutzeroberfläche greifbar. MS LDS verfolgt das Ziel, alle Dokumente jederzeit aktuell zu halten – immer abgestimmt auf die Prozesslandkarte des jeweiligen Kunden und mit der jeweiligen Qualitätsnorm, sei es nun je nach Branche ISO 9001:2008, OHSAS oder auch ISO/TS 16949, als Ordnungsprinzip. Über Menübäume lassen sich sämtliche Dokumente holen, lesen und bei Bedarf anpassen. Und hier liegt ein besonderer Clou von MS LDS: Die Software «merkt», welche weiteren Dokumente bei einer Änderung ebenfalls angepasst werden müssen. So geht nichts vergessen, wenn etwa eine neue Norm verlangt wird. Und weiter lässt sich für jedes Dokument die gesamte Änderungs-History nachverfolgen. So wird der Prozess auch für Auditoren quasi auf den ersten Blick nachvollziehbar.
Einfach nachvollziehbare Bedienung
Das sind nur einige der Argumente, welche zum Entscheid für MS LDS geführt haben. Überzeugend ist auch die einfache und intuitive Bedienung, wie Jörg Imbeck betont. Und ebenfalls von grossem Nutzen ist die Möglichkeit, verschiedene Strukturen (etwa nach alter und neuer Normierung) parallel laufen zu lassen. Jedes Dokument ist dabei physisch nur einmal vorhanden und kann über die Datenbankanwendung unterschiedlichen Ordnerstrukturen zugewiesen werden. Der Administrator kann genau verfolgen, welche Dokumente wie häufig und von wem aufgerufen werden. Dies lässt Rückschlüsse auf etwaigen Schulungsbedarf zu
Wie wurden die Aufgaben, welche nun MS LDS übernimmt, früher bewältigt? «Vor MS LDS verwendeten wir MS Doku von der Martin Stumpe AG. Von da her gesehen handelte es sich eigentlich um ein Upgrade. Noch vor MS Doku arbeiteten wir quasi mit Hand und Fuss, d.h. mit Word- und Excel-Dokumenten. Zusätzlich programmierte ich selbst eine HTML-Lösung, sodass zumindest zum Lesen eine Art webbasierte Oberfläche bestand. Aber das reichte eines Tages dann halt nicht mehr», erläutert er.
Integration in Microsoft Office
Deshalb musste eine professionelle Lösung her. Im Team wurden Anforderungen formuliert, welche eine Software zu erfüllen hat, sowie ein komplettes Pflichtenheft erstellt. Die Teammitglieder machten sich zunächst individuell auf die Suche nach Lösungen, welche sich mit dem Anforderungsprofil decken. «Wir luden mehrere Hersteller ein, uns ihre Lösungen zu präsentieren», erinnert sich Jörg Imbeck. «Wir sahen uns sicher zehn Software-Lösungen an. Am Schluss blieben zwei übrig, darunter MS Doku.» Zu den Schlüsselanforderungen gehörten u.a. die klare Trennung zwischen der reinen Leseseite und der Seite für die Bearbeiter. Die Leseseite besteht aus einer reinen Webseite, die über einen Webserver im Intranet veröffentlicht werden kann. Damit ist der schnelle Zugang zum QM-Handbuch für jeden Mitarbeitenden ohne weitere Eingabe von Login-Daten gewährleistet. Zudem musste die Software gut in die Office-Welt mit Excel, Word und PowerPoint integrierbar sein. «Und sie muss auch zulassen, dass wir Teile der Leseseite selbst programmieren, d.h. customizen können», führt Imbeck weiter aus. So lässt sich vermeiden, dass man für jede Änderung auf Gedeih und Verderb auf den Anbieter angewiesen ist. Und nicht zuletzt: Zu viel kosten durfte das Ganze auch nicht. Und so fiel der Entscheid letztlich auf das Produkt der Martin Stumpe AG bzw. MS LDS von Management Software Quality Development Systems AG als Nachfolgelösung
Eindeutig verknüpfte Dokumente
Die Implementierung einschliesslich Schulung der Mitarbeitenden verlief in der kürzest möglichen Zeit. «Das lief reibungslos ab», so Jörg Imbeck, insbesondere auch der Wechsel von MS Doku auf MS LDS. Jene Personen, welche direkt mit der Software arbeiten, schätzen ihre Stabilität und die leichte Handhabung. «Die Anwender haben schnell gemerkt, dass das Programm eine Arbeitserleichterung bedeutet», antwortet Imbeck auf die Frage nach der Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Und bereits denkt er an nächste Schritte: «Wir testen derzeit die Module MS MDS für die Verwaltung von Kennzahlen sowie MS ADS für die bessere Steuerung von Audits.» Besonderen Wert legt Jörg Imbeck auf das Bestreben, möglichst viele Standards automatisieren zu können. Eine Datenbank-basierte Software wie MS QDS, bei der Dokumente nicht über Namen, sondern über eine eindeutige ID verknüpft werden können, bilde eine gute Grundlage dazu. Dies schon bei der Produktauswahl zu beachten, kann er anderen Unternehmen nur empfehlen. Ebenso ist es notwendig, für sich vorab genau zu definieren, welche Lenkungsmerkmale für die eigenen Dokumente in der Software erfasst werden sollen. Eine weitere Empfehlung basierend auf eigenen Erfahrungen: «Ein Software-Hersteller muss schnellen Service bieten und schnell auf Kundenwünsche reagieren können.» Einen Punkt, den Jörg Imbeck bei MS QDS erfüllt sieht
