ewz setzt auf integriertes Managementsystem für mehr Effizienz

ewz gehört zu den grössten Energieversorgungsunternehmen in der Schweiz. In eigenen Kraftwerken im In- und Ausland produziert ewz 100 Prozent Naturstrom aus Wasser-, Wind- und Sonnenenergie. Zusätzlich bietet ewz individuelle Stromlieferungen für marktberechtigte Unternehmen sowie massgeschneiderte Telekommunikationslösungen. In der Stadt Zürich und Teilen Graubündens ist ewz für die Stromversorgung verantwortlich. In Zürich betreibt das Unternehmen zudem ein flächendeckendes Glasfasernetz und mehrere thermische Netze. Schweizweit realisiert ewz nachhaltige Energieversorgungsanlagen für Areal- und Grossprojekte sowie Energieverbunde für Gemeinden und Quartiere. Mit rund 1’300 Mitarbeitenden erzielte ewz im Jahr 2024 einen Umsatz von 1,4 Milliarden Franken.

Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Aufgaben und Tätigkeiten ist auch die interne Organisation von ewz über viele Jahre stetig gewachsen. In der Praxis führte dies zu einer zunehmenden Komplexität in Prozessen und Systemen: Unterschiedliche Bereiche entwickelten ihre eigenen Abläufe und IT-Werkzeuge, häufig unabhängig voneinander. Die Folge waren isolierte Strukturen mit teils redundanten oder widersprüchlichen Prozessausprägungen. «Wir hatten über 700 Tools, die niemand überblicken konnte», sagt Regula Ramseier, Fachspezialistin Qualitätsmanagement und IKS.

Mit der verwaltungsübergreifenden Einführung von Risikomanagement und Internem Kontrollsystem (IKS) in der Stadt Zürich wurde deutlich: Das bisherige Setup musste neu gedacht werden – hin zu einem integrierten Managementsystem, das Prozesse und Systeme wie auch Risiken und Kontrollen nicht nur miteinander vernetzt, sondern auch operationalisierbar macht. „Wir wollten weg vom manuellen Zusammentragen der Fakten in Excel – hin zu echten Workflows, die nachvollziehbar sind,“ so Ramseier.

Wichtig war dabei eine einfache, verständliche Lösung, die Organisation, Technologie und Compliance auf einer zentralen Plattform vereint.

Umsetzung: Schrittweiser Wandel durch integriertes Managementsystem

2011 fand ewz mit BOC Group einen Partner, dessen modulare Lösungen den Anforderungen gerecht wurden und das technische Fundament für tiefgreifende Veränderungen legten. In mehreren Phasen führte ewz die Management-Plattformen ADONIS (Prozessmanagement), ADOIT (Enterprise Architecture) und ADOGRC (Governance, Risk & Compliance) ein.

Ein zentrales Prozessmanagement-Team wurde geschult, verbindliche Standards für alle Bereiche zu setzen. Prozesse wurden maximal bis zur dritten Ebene dokumentiert, veraltete Anweisungen abgeschafft.

Im IKS-Kontext schafft das neue Setup klare Strukturen für Risiken, Kontrollen und Zuständigkeiten – unterstützt durch automatisierte Workflows. Wird eine Kontrolle im Prozess hinterlegt, fordert das System automatisch eine Bestätigung der Durchführung.

Heute profitieren Mitarbeitende sowie Kundinnen und Kunden von deutlich gesteigerter Effizienz und Transparenz. „Plötzlich merkten wir, dass wir drei Ansprechpersonen für unsere Kundschaft hatten, und jede davon arbeitete völlig anders“, so beschreibt Daniela Maag-Biri, Leiterin Prozessmanagement, die früheren Herausforderungen.

Die Einführung der neuen Systeme brachte eindrückliche Erfolge: Von ursprünglich 700 Applikationen reduzierte ewz diese auf rund 150, und aus über 500 Einzelprozessen wurden ca. 300 klar definierte Abläufe geschaffen.

Diese Transformation war weit mehr als ein technisches Projekt und bedeutete eine kulturelle Veränderung. In einem schweizweit tätigen Unternehmen ist es entscheidend, nicht nur neue Tools einzuführen, sondern auch Vertrauen und Verständnis aufzubauen. „Geduld, Geduld, Geduld – und ganz viel zuhören“, beschreibt Regula Ramseier den Kern der Veränderung.

Heute bringt das Prozessmanagement die verschiedenen Kulturen näher zusammen: „Durch die Prozesse sprechen wir heute dieselbe Sprache,“ folgt Regula Ramseier.

Ein lebendiges System statt perfekter Stillstand

Wichtig sei es, pragmatisch zu bleiben und klein zu starten, statt von Beginn an alles perfektionieren zu wollen. „Wir fragen uns immer wieder: Wozu brauchen wir das wirklich? Geht es nur um Dokumentation, oder wollen wir wirklich analysieren und kontinuierlich verbessern?“, erläutert Daniela Maag-Biri die Vorgehensweise. Schrittweises Vorgehen und frühzeitige Einbindung aller Beteiligten, insbesondere der IT- und Compliance-Abteilungen, sei dabei zentral für den Erfolg.

Das integrierte Managementsystem bei ewz ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein lebendiger Organismus. Dabei wird weiter an der Reduktion und Zusammenführung der Prozesse gearbeitet und Schnittstellen zwischen Tools verbessert. Zukünftig soll das Potenzial der integrierten Systeme weiter ausgeschöpft werden, insbesondere hinsichtlich automatisierter Prozesse und datengetriebener Kennzahlen (KPIs). «Damit können wir mit dem Qualitätsmanagement noch wirkungsvoller an den strategischen Zielen von ewz arbeiten», erklärt Regula Ramseier.

Interviewpartnerinnen:
Regula Ramseier, Fachspezialistin Qualitätsmanagement und IKS bei ewz, Daniela Maag-Biri, Leiterin Prozessmanagement bei ewz.

Autorin und Interviews:
Luzia Anna Rikli ist tätig im Marketing & Business Development bei BOC Information Technologies Consulting GmbH in Winterthur.