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Mit \u00fcber 660 f\u00fchrenden Marken in mehr als 70 L\u00e4ndern entwickelt, produziert und vertreibt Assa Abloy Produkte und Dienstleistungen f\u00fcr den Bausektor und OEM-Kunden. In der Schweiz vertritt und vertreibt die Assa Abloy (Schweiz) AG die traditionsreichen Marken KESO, MSL, Planet, Yale und effeff. Der seit 1994 an der Stockholmer B\u00f6rse notierte Unternehmenskonzern Assa Abloy hat viele Erfolgsrezepte \u2013 ein wesentlicher Aspekt dabei ist es, stets beste Qualit\u00e4t zu liefern. Um diesem Anspruch dauerhaft gerecht zu werden, braucht es stimmige Arbeitsabl\u00e4ufe. Die Assa Abloy (Schweiz) AG hat hier rechtzeitig die Weichen in Richtung Zukunft gestellt: Sie setzt auf ein integriertes Managementsystem, welches reibungslose Prozesse m\u00f6glich macht.<\/p>\n
Ein Blick in die Vergangenheit <\/strong><\/p>\n Bevor die Assa Abloy (Schweiz) AG den Schritt in Richtung automatisiertes und digitalisiertes Prozessmanagement wagte, speicherten die Mitarbeitenden Dokumente und Prozesse als Word- oder PDF-Dateien in einem definierten Netzwerkordner ab. \u00c4nderungen erfolgten direkt in der Datei, das Alte wurde dabei meistens \u00fcberschrieben. \u00abAuf diese Weise war naturgem\u00e4ss keine Versionierung m\u00f6glich und die \u00c4nderungen konnten nicht nachvollzogen werden\u00bb, erinnert sich Patrik B\u00f6rlin, Bereichsleiter Qualit\u00e4tssicherung am Standort Kleinl\u00fctzel bzw. Leiter Qualit\u00e4tsmanagement und Umweltmanagement der Assa Abloy (Schweiz) AG. Folglich konnten die einzelnen Arbeitsanweisungen, Prozessabl\u00e4ufe und Formulare nicht eindeutig als die aktuellste Fassung identifiziert werden. \u00abMan versuchte zwar, die \u00c4nderungshistorie manuell in der Fusszeile zu erfassen\u00bb, sagt Patrik B\u00f6rlin. \u00abDoch die Dokumentensuche blieb sehr schwierig. Im Grunde musste man genau wissen, wo welche Datei gespeichert war, damit man sie auch wiederfand. \u00bb Hinzu kam, dass das Unternehmen an den zwei Standorten Richterswil und Kleinl\u00fctzel auch noch unterschiedliche Ablagesysteme pflegte. Daneben existierten zwei heterogene Prozessaufbaustrukturen und Prozesslandkarten. Insbesondere Mitarbeitende, die an beiden Standorten arbeiteten, hatten es darum sehr schwer, sich zu orientieren. Dar\u00fcber hinaus musste nat\u00fcrlich auch die Integrit\u00e4t der Dokumente infrage gestellt werden: Waren die Anpassungen \u00fcberhaupt von der berechtigten Person vorgenommen worden? \u00abOft wurden die Prozessverantwortlichen gar nicht \u00fcber die \u00c4nderungen informiert\u00bb, sagt Patrik B\u00f6rlin. \u00abManchmal sahen sie die Updates ihrer Dokumente das erste Mal in einem Audit.\u00bb Hinzu kamen hohe Abstimmungsaufw\u00e4nde innerhalb der Organisation \u2013 sei es im Zuge der Aktualit\u00e4tsrecherche oder generell bei der Suche nach dem richtigen Formular.<\/p>\n Arbeitsaufwand minimieren, Dokumentenintegrit\u00e4t sicherstellen <\/strong><\/p>\n In Anbetracht der Ausgangslage entschieden die Verantwortlichen der Assa Abloy (Schweiz) AG, ein integriertes Managementsystem einzuf\u00fchren, was die bestehenden Probleme auf einen Schlag l\u00f6sen konnte. Auch auf Konzernebene im deutschsprachigen Raum war die Motivation hierf\u00fcr hoch \u2013 erst recht mit Blick auf die Compliance- Steuerung. \u00abWir ben\u00f6tigten ein System, das die Aktualit\u00e4t, die schnelle Auffindbarkeit und die Integrit\u00e4t der Arbeitsanweisungen und Prozessablaufbeschreibungen sowie all der anderen Dokumente sicherstellt \u00bb, fasst Patrik B\u00f6rlin zusammen. \u00abUns war es wichtig, die Dokumentenlenkung \u00fcber die beiden Standorte Kleinl\u00fctzel und Richterswil hinweg zu harmonisieren und den Arbeitsaufwand f\u00fcr die stetige Aktualisierung der Unterlagen insgesamt deutlich zu senken. Wir wollten die Sicherheit gewinnen, dass die Dokumente nicht ohne das Wissen des jeweiligen Prozessverantwortlichen ver\u00e4ndert werden k\u00f6nnen\u00bb, stellt Patrik B\u00f6rlin fest. \u00abUnd: Alle Informationen sollten k\u00fcnftig an einem zentralen Ort liegen.\u00bb<\/p>\n Im Zuge der Systemauswahl blieben am Ende drei L\u00f6sungen \u00fcbrig, die genauestens analysiert wurden. Das integrierte Managementsystem orgavision \u00fcberzeugte schlussendlich unter anderem aufgrund seiner einfachen Bedienbarkeit und angenehmen Nutzeroberfl\u00e4che. \u00abWir brauchten eine webbasierte Anwendung, damit sich alle von \u00fcberall aus einloggen k\u00f6nnen. Das System sollte alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Anhieb mitnehmen\u00bb, sagt Patrik B\u00f6rlin. \u00abMit orgavision haben wir hier die richtige Entscheidung getroffen.\u00bb Das System orgavision wurde bei der Assa Abloy an mehreren Standorten in Deutschland und der Schweiz implementiert.<\/p>\n Integriertes Managementsystem bietet Vorteile <\/strong><\/p>\n Seit die Schweizer Niederlassung der Assa Abloy mit dem neuen integrierten Managementsystem arbeitet, profitieren das Unternehmen und die inzwischen \u00fcber 300 Anwenderinnen und Anwender auf vielen Ebenen. Alle Dokumente und Prozessbeschreibungen sind nun an einem zentralen Ort gespeichert und dank Volltextsuche leicht auffindbar. Auf diese Weise sind sowohl ein stetiger \u00dcberblick als auch eine konsistente Steuerung m\u00f6glich. \u00abWir sp\u00fcren einen deutlichen Qualit\u00e4tsgewinn und sparen dabei auch noch massiv Zeit\u00bb, freut sich Patrik B\u00f6rlin. \u00abDie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das System \u00fcberraschend gut angenommen und nutzen es intensiv.\u00bb Der Einarbeitungsaufwand gestaltete sich dabei wie \u00fcblich divergent: Manche lernen eben schneller als andere. Sollte doch einmal jemand eine Anwenderfrage haben \u2013 was selten genug vorkommt \u2013, findet er einen kompetenten Ansprechpartner in Herrn B\u00f6rlin. Schnell hatten im Zuge der Einf\u00fchrung des neuen Systems auch die Prozessinhaber die Verantwortung f\u00fcr ihre Dokumente und Arbeitsabl\u00e4ufe \u00fcbernommen. \u00abHier ist nun nicht mehr der Qualit\u00e4tsmanager gefragt, was den Workflow deutlich vereinfacht\u00bb, meint Patrik B\u00f6rlin. \u00abHilfreich ist es auch, dass der Aufbau und die Bedienung im System f\u00fcr alle gleich sind. Dadurch erreichen wir Synergieeffekte. \u00bb Zudem bew\u00e4hrt sich ein vordefinierter Freigabeprozess des Systems: S\u00e4mtliche Bereichsleiter k\u00f6nnen das Dokument \u00e4ndern, aber nur nach der Freigabe des jeweiligen Prozessverantwortlichen ist es von allen einsehbar. Sichergestellt ist auch, dass niemand aus Versehen auf veraltete Fassungen zugreift. Das System verf\u00fcgt zudem \u00fcber eine Kenntnisnahmefunktion. Im Falle einer \u00c4nderung bekommen alle Beteiligten eine E-Mail und best\u00e4tigen ihre Kenntnisnahme im System. \u00abAuf diese Weise ist ein stetiger elektronischer Nachweis m\u00f6glich, wer wann welche Information erhalten hat\u00bb, fasst Patrik B\u00f6rlin zusammen. \u00abDadurch sind keine zus\u00e4tzlichen Papiernachweise im Personalbereich notwendig. Auch hier sparen wir wieder Papier und Arbeitszeit.\u00bb Das Modul Ereignismanagement ist f\u00fcr die Assa Abloy (Schweiz) AG ebenfalls von Vorteil: So haben beispielsweise auch Lieferanten Zugriff auf das Modul und die Fehlermeldungen, die sie betreffen. Jeder Zulieferer kann nur seine eigenen Fehlermeldungen sehen und dokumentiert seine Untersuchung und die daraus resultierenden Massnahmen direkt im System.<\/p>\n Fazit: Mit Arbeitsqualit\u00e4t und Prozessbeschleunigung zum Erfolg <\/strong><\/p>\n Die Assa Abloy (Schweiz) AG hat digitale Massst\u00e4be gesetzt und ein integriertes Managementsystem eingef\u00fchrt. Auf diese Weise gelingt das Prozessmanagement inzwischen auf hohem Niveau. Seit der Integration der neuen L\u00f6sung spart das Unternehmen sowohl Arbeitszeit als auch Papier. Und die positive Entwicklung geht weiter, weiss Patrik B\u00f6rlin: \u00abWir streben an, unsere Montagepl\u00e4tze mit Terminals auszustatten. Fertigungsauftr\u00e4ge sollen dann direkt an diesen Terminals erfasst werden. Auch Pr\u00fcfanweisungen oder Fehlermeldungen k\u00f6nnen k\u00fcnftig aus der Anwendung heraus direkt am Arbeitsplatz ge\u00f6ffnet werden.\u00bb Auch hier wird wieder deutlich: Bei der Assa Abloy (Schweiz) AG sind Arbeitsqualit\u00e4t und Prozessbeschleunigung massgebliche Erfolgsfaktoren, von denen die Kunden weltweit profitieren. Aktuell arbeitet das Unternehmen daran, den Schweizer Standort Tagelswangen in das bestehende System einzubinden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Mit \u00fcber 660 f\u00fchrenden Marken in mehr als 70 L\u00e4ndern entwickelt, produziert und vertreibt Assa Abloy Produkte und Dienstleistungen f\u00fcr den Bausektor und OEM-Kunden. In der Schweiz vertritt und vertreibt die Assa Abloy (Schweiz) AG die traditionsreichen Marken KESO, MSL, Planet, Yale und effeff. Der seit 1994 an der Stockholmer B\u00f6rse notierte Unternehmenskonzern Assa Abloy […]<\/p>\n","protected":false},"author":60,"featured_media":10002,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[4448],"tags":[4725],"class_list":["post-10001","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-allgemein","tag-11-2020"],"acf":[],"yoast_head":"\n