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Von einem Spezialhersteller technischer Registrierpapiere (\u00abDiagrammpapiere\u00bb) hat sich die Diagramm Halbach GmbH & Co. KG zu einem weltweit t\u00e4tigen Spezialisten f\u00fcr Printund Zubeh\u00f6rprodukte mit inzwischen \u00fcber 300 Mitarbeitenden entwickelt. Gegr\u00fcndet im Jahr 1832, wird das Familienunternehmen Diagramm Halbach heute in der sechsten Generation gef\u00fchrt. Bei den Kunden in mehr als 70 L\u00e4ndern ist das moderne Traditionsunternehmen ein Begriff f\u00fcr Pr\u00e4zisions- und Sicherheitsdruck f\u00e4lschungs- und kopiersicherer Dokumente. Die Projekte erfordern eine hohe Anwendungskompetenz und eine perfekte technische Fertigungsleistung. Dass das Unternehmen seit inzwischen \u00fcber 185 Jahren Erfolgsgeschichte schreibt, liegt in weiten Teilen auch am strategischen Weitblick der Unternehmensf\u00fchrung. Jene setzte seit jeher auf Qualit\u00e4t \u2013 sowohl nach aussen als auch nach innen. Mit diesem Anspruch hat der Betrieb fr\u00fchzeitig seinen Umgang mit Informationen transparent gestaltet. Diese Entscheidung und die Einf\u00fchrung einer Software f\u00fcr das Qualit\u00e4tsmanagement sorgt bis heute f\u00fcr reibungslose Arbeitsabl\u00e4ufe.<\/p>\n
Informationen haben hohen Stellenwert<\/strong><\/p>\n Mangelhaftes Wissensmanagement kann zum Verlust wichtiger Informationen und wertvoller Mitarbeiterkompetenzen f\u00fchren. Darum beschloss Halbach fr\u00fchzeitig, sich mit den Themen \u00abInformationstransparenz und -verteilung\u00bb grundlegend auseinanderzusetzen. Dabei wurde schnell klar, dass das Qualit\u00e4tsmanagement einen hohen Stellenwert einnimmt und das Management mit der betrieblichen Realit\u00e4t und den Mitarbeitenden verbunden bleiben sollte. \u00abWir wollten, dass das Qualit\u00e4tsmanagement pr\u00e4sent ist und sich in den K\u00f6pfen aller fest verankert\u00bb, erinnert sich Stefan Schindler, Leiter integrierte Management-Systeme bei Diagramm Halbach und dort verantwortlich f\u00fcr das Qualit\u00e4tsmanagement. Darum startete das Unternehmen ein Revitalisierungsprojekt f\u00fcr seine Informationsverteilungsprozesse.<\/p>\n Qualit\u00e4tsmanagement mit Softwareunterst\u00fctzung <\/strong><\/p>\n Schnell wurde deutlich, dass sich die Informationsverteilung in ihrer bisherigen Form schwer modernisieren und verbessern liess. Zudem sollte die Informationsbeschaffung f\u00fcr alle Mitarbeitenden so leicht wie m\u00f6glich sein. Diese Partizipierung funktioniert jedoch nur, wenn alle relevanten Unternehmensinformationen zentral abgelegt sind und an diesem Ort auch dauerhaft gepflegt werden. Diese Aufgabe manuell zu stemmen, w\u00e4re viel zu aufwendig und mit menschlichen Fehlern verbunden. Darum entschied sich Diagramm Halbach f\u00fcr die Einf\u00fchrung einer Software. Diese musste nicht nur den gew\u00fcnschten Funktionsumfang abbilden, sondern vor allem auch nutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sein, um eine breite Akzeptanz bei den Anwendern zu erreichen: \u00abWir brauchten zum Beispiel auch eine Dokumentenlenkung mit Volltextsuche. Gleichzeitig sollte die L\u00f6sung ansprechend sein und mit einer einfachen Anwendung \u00fcberzeugen. Unsere Wahl fiel darum auf orgavision. Uns war klar, dass unsere Mitarbeiter die Software dank ihrer Usability und der modernen Benutzeroberfl\u00e4che gern nutzen\u00bb, sagt Stefan Schindler. Heute hat Halbach schnell wachsende Inhalte, die nicht nur \u2013 wie fr\u00fcher \u2013 von den wenigen Verantwortlichen f\u00fcr die Dokumentation eingestellt werden.<\/p>\n Nachvollziehbare Versionierung<\/strong><\/p>\n In der neuen normgerechten Dokumentenlenkung ist zudem geregelt, wer im Unternehmen aktuelle Versionen oder Dokumente, zum Beispiel von ver\u00e4nderten Verfahrensanweisungen und Vereinbarungen, pr\u00fcft, freigibt oder nur zur Kenntnis nehmen muss. Eine nachvollziehbare Versionierung mit allen durchgef\u00fchrten \u00c4nderungen sorgt nicht nur daf\u00fcr, dass die Mitarbeitenden ausschliesslich mit der einen aktuellen Version arbeiten, sondern ist wichtiger Bestandteil f\u00fcr eine normgerechte Zertifizierung beispielsweise im Zuge eines Audits. Die Auditoren erkennen in der Software eine solide Pr\u00fcfgrundlage, die alle Informationen und Dokumente \u00fcbersichtlich und in neuester Fassung bereith\u00e4lt. So lassen sich Audits auch zertifizierungskonform vorbereiten, indem bereits bestehende Anforderungskataloge \u00fcbernommen und importiert werden. Besonders die digitale Verkn\u00fcpfung von relevanten Dokumenten erleichtert die Auditierung. Die Audits f\u00fchrt Halbach direkt in orgavision durch. \u00abMit einem Klick gelangt man zu den geforderten Materialien\u00bb, sagt Schindler. \u00abAuch Erkenntnisse zu Abweichungen oder Feststellungen aus dem Audit hinterlegen wir gleich an Ort und Stelle.\u00bb Nach Abschluss des Audits wird zudem ein kompletter Auditbericht in der Software erstellt.<\/p>\n Kommunikation und Kultur<\/strong><\/p>\n Die eingef\u00fchrte Software wird als Kommunikations- Tool genutzt, um eine nachhaltige Informationsverteilung zu gew\u00e4hrleisten. So ist auch bei Abwesenheit jeder auf dem aktuellen Stand und das Management weiss, wo noch Kenntnisnahmen offen sind und Lesebest\u00e4tigungen fehlen. So entstehen Interaktion und ein einheitlicher Wissensstand. Es erleichtert die internen organisatorischen Arbeitsl\u00e4ufe enorm und vermeidet Wissensverlust sowie undurchsichtige Informationssilos. Zum anderen wird die Software f\u00fcr das Auftragstracking genutzt, um Unterschiede zwischen Planung und Ausf\u00fchrung bei Produktionsauftr\u00e4gen feststellen zu k\u00f6nnen. Die Informationen fliessen in die Berichte ein und sind bei der Aufarbeitung von Fehlleistungen hilfreich. Zus\u00e4tzlich wird das Tool auch f\u00fcr die Schichtpl\u00e4ne, die Ablage von Protokollen, f\u00fcr Produktionsberichte oder f\u00fcr das Abarbeiten von Strategiethemen genutzt. Positiv sind auch die Effekte auf die Unternehmenskultur. Die Arbeit wird f\u00fcr alle einfacher. Man kann sich wieder auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren und vergeudet keine Zeit mit der Suche nach dem richtigen Dokument. \u00abUns ist nicht nur ein Meilenstein im Qualit\u00e4tsmanagement gelungen\u00bb, sagt Schindler. \u00abSondern es wurde auch ein digitales Zuhause geschaffen, welches den Raum f\u00fcr eine einfache, effiziente Zusammenarbeit bietet. Das hat auch das Qualit\u00e4tsbewusstsein der Mitarbeiter insgesamt positiv beeinflusst.\u00bb<\/p>\n Softwareunterst\u00fctzung schafft Effizienzgewinn<\/strong><\/p>\n Seit der Software-Einf\u00fchrung sp\u00fcrt das Traditionsunternehmen einen deutlichen Effizienzgewinn. \u00abAm meisten Zeit haben wir durch den Einsatz von orgavision gespart, weil wir die Infos zur Dokumentenlenkung jetzt wesentlich schlanker halten k\u00f6nnen\u00bb, sagt Stefan Schindler. Auf \u00c4nderungsprozesse wird nun effektiver reagiert und die entsprechenden Dokumente pr\u00e4zise gesteuert verteilt: \u00abWir sind nun schneller darin, unsere Verpflichtungen aus Kunden- oder Normanforderungen zu erf\u00fcllen und alle Beteiligten zu informieren.\u00bb Musterinhalte f\u00fcr die orgavision Software, die es erm\u00f6glichen, wichtige Themen \u2013 wie zum Beispiel Arbeitsschutz oder Energiemanagement \u2013 im System abzubilden, nutzt Halbach ebenso. \u00abDas Musterhandbuch muss nat\u00fcrlich individualisiert werden, ist aber eine grosse Hilfe, da die der Norm entsprechenden Kapitel bereits spezifische Inhalte haben\u00bb, erkl\u00e4rt Schindler. Grunds\u00e4tzlich geplant ist bei Halbach, orgavision zuk\u00fcnftig auch f\u00fcr das On-boarding einzusetzen. Denn besonders wenn Mitarbeitende wechseln, besteht die Gefahr, dass gesammelte Erfahrungen und Wissen unwiederbringlich verloren gehen: \u00abWir sind mit der Zusammenarbeit und der Software sehr zufrieden. Deshalb schauen wir aktiv nach weiteren Unternehmensthemen, die sich damit abbilden lassen.\u00bb<\/p>\n Fazit: Zukunftssichere Qualit\u00e4tsmanagementprozesse<\/strong><\/p>\n \u00abHeute nutzen unsere Mitarbeiter das bereits angelegte vorhandene Wissen\u00bb, sagt Stefan Schindler. Diagramm Halbach hat es dank der Weitsicht der Unternehmensleitung und mit Unterst\u00fctzung einer praxisbew\u00e4hrten IT-L\u00f6sung geschafft, ihre Qualit\u00e4tsmanagementprozesse zukunftssicher aufzustellen. Informationen bleiben erhalten, das Abarbeiten von in der Software erfassten Aufgaben wird nachhaltig unterst\u00fctzt. Von der dadurch m\u00f6glichen Effizienz profitieren letztlich alle Mitarbeitenden bei ihrer t\u00e4glichen Arbeit ebenso wie Kunden und Lieferanten. \u25a0<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Von einem Spezialhersteller technischer Registrierpapiere (\u00abDiagrammpapiere\u00bb) hat sich die Diagramm Halbach GmbH & Co. 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