![\"Der](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Der-kleinste-Baustein-der-Digitalisierung.jpg\")
<\/p>\n<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
Wollen Unternehmen weiterhin wirtschaft-lich und marktf\u00e4hig agieren, f\u00fchrt f\u00fcr sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Abgrenzbare Bereiche, die vergleichsweise unkompliziert digitalisiert werden k\u00f6nnen und gleichzeitig einen sp\u00fcrbaren Nutzen da-von tragen, sind die dokumentenverarbei-tenden Abteilungen \u2013 von der Poststelle \u00fcber die Vertragsverwaltung im Einkauf bis hin zur Personalabteilung. Akten und Papiersta-pel bestimmten hier noch den Arbeitsalltag. Die umst\u00e4ndliche Suche und der komplizier-te Austausch zwischen Abteilungen blockie-ren zus\u00e4tzlich zentrale Ressourcen mit Routi-neaufgaben und erschweren die Arbeit unn\u00f6-tig. Fast immer l\u00e4sst sich sagen: Je dokumen-tenbasierter die Arbeitsabl\u00e4ufe, umso gr\u00f6sser ist das Optimierungspotenzial durch ein effi-zientes, digitales Enterprise-Content-Mana\u00ad gement-System (ECM).<\/p>\n
Das ECM als T\u00fcr\u00f6ffner der Digitalisierung <\/strong> <\/p>\n Haben die Abteilungen diese Vorteile erkannt \u2013 und gerade f\u00fcr verwaltende Abteilungen liegen sie auf der Hand \u2013, tragen sie Ver\u00e4nderungen meist aufgeschlossen mit und haben eine grosse Strahlkraft im Unternehmen. Sie k\u00f6nnen dadurch Vorurteile gezielt abbauen und mit dem Pilotprojekt beispielhaft den Weg in die Digitalisierung ebnen. Folgende drei Bereiche eignen sich erfahrungsgem\u00e4ss f\u00fcr diesen Einstieg am besten:<\/p>\n <\/p>\n 1. Bessere Vertragsqualit\u00e4t durch digitales Vertragsmanagement<\/strong><\/em> Viele Unternehmen verwalten ihre Vertr\u00e4ge noch immer in analogen Aktenordnern und halten die Stammdaten in SAP \u2013 seien es Kundenvertr\u00e4ge oder Abschl\u00fcsse mit Zulieferern und externen Dienstleistern. Da jedoch Fristen zu beachten sind, um rechtzeitig zu k\u00fcndigen, zu verl\u00e4ngern oder Konditionen neu auszuhandeln, ist es bei jahrelang laufenden Vertr\u00e4gen f\u00fcr die Sachbearbeiter schwierig, den \u00dcberblick zu behalten. Werden diese Termine nicht mit gr\u00f6sster Sorgfalt wahrgenommen und folgen keine entsprechenden Handlungsschritte, kann dies zu Verzugskosten und ungewollten Verl\u00e4ngerungen f\u00fchren. Mit einem digitalen Vertragsmanagement-System k\u00f6nnen Mitarbeiter Vertr\u00e4ge hingegen langfristig pr\u00fcfen, auswerten, sicher ablegen, erstellen und beenden. In der Poststelle wird daf\u00fcr der Vertrag gescannt, indiziert und eindeutig dem verantwortlichen Mitarbeiter zugeteilt. Eine Schnittstelle zu SAP erm\u00f6glicht den Zugriff auf alle notwendigen Stammdaten. \u00dcber den aktuellen Dokumentenstatus l\u00e4sst sich einsehen, ob der Vertrag in Bearbeitung ist, bald abl\u00e4uft oder bereits gek\u00fcndigt wurde. Das System stellt zus\u00e4tzlich Workflows, Fristenerinnerungen und festgelegte Zust\u00e4ndigkeiten zur Verf\u00fcgung, die die Administration erleichtern und sicherer machen. So k\u00f6nnen sich die betroffenen Mitarbeiter wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: bessere Vertragskonditionen zu verhandeln und diese in einem schlanken System umzusetzen.<\/p>\n <\/p>\n 2. Transparenter, digitaler Postkorb<\/strong><\/em> Die Notwendigkeit und den Nutzen eines digitalen Posteingangs haben viele Unternehmen bereits erkannt: Eine aktuelle Bitkom- Research-Studie zeigt, dass fast jedes zweite deutsche Unternehmen Papierpost g\u00e4nzlich abschaffen will. Um der steigenden Anzahl an E-Mails gerecht zu werden, hat bereits ein BUSINESS EXCELLENCE 15 Viertel der mittelst\u00e4ndischen Unternehmen in Deutschland seinen Posteingang digitalisiert. Die eingehende Post wird daf\u00fcr bei Erhalt gescannt, dabei durch eine automatisierte OCR-Texterkennung festgelegten Themen zugeordnet, mit Meta-Daten versehen und schliesslich in einem digitalen Postkorb abgelegt, von wo aus die Mitarbeiter die Dokumente ziehen und weiterverarbeiten k\u00f6nnen. Auch E-Mails und Faxe lassen sich in einem solchen System pflegen und verarbeiten. Durch eine revisionssichere Protokollierung aller Bearbeitungsschritte erh\u00f6hen sich die Transparenz und die Auskunftsf\u00e4higkeit der Sachbearbeiter. Bearbeitungszeiten werden deutlich reduziert und unn\u00f6tige Kosten vermieden. Ein solches zentrales \u00abPostbuch\u00bb unterst\u00fctzt damit letztlich auch die termingerechte Abarbeitung der eingehenden Unterlagen und Anfragen.<\/p>\n <\/p>\n 3. Personalarbeit verschlanken mit elektronischen Personalakten<\/strong><\/em> W\u00e4hrend viele Unternehmen heute bereits ihre Personaldaten \u00fcber das SAP-Modul HCM managen, dort ihre Daten erfassen und auch archivieren, fehlt es doch an wichtigen Funktionen, um die Personalabteilung sinnvoll zu digitalisieren sowie den Aktenbestand zu vereinheitlichen und zu konzentrieren. Dazu sind beispielsweise eine akten\u00fcbergreifende Volltextsuche in digitalen Akten und die M\u00f6glichkeit, Termine und Wiedervorlagen anzulegen, erforderlich. Dies l\u00e4sst sich mit einer elektronischen Personalakten-L\u00f6sung umsetzen, die \u00fcber eine Schnittstelle mit einem vorhandenen SAP-System verkn\u00fcpft wird. Nur so sind alle Informationen zu einem Mitarbeiter zentral verf\u00fcgbar und k\u00f6nnen auch entsprechend festgelegter Lese- oder Schreib-Berechtigungen mit Filialleitern und F\u00fchrungskr\u00e4ften geteilt oder Mitarbeitern zur Einsicht bereitgestellt werden. Dar\u00fcber hinaus lassen sich Dokumente wie Arbeitsbescheinigungen oder Anstellungsvertr\u00e4ge automatisiert im ECM erstellen und speichern, der Umweg \u00fcber ein Textverarbeitungsprogramm entf\u00e4llt. Um auch solche digitalen Dokumente, die keinem Mitarbeiter zugeordnet werden k\u00f6nnen oder d\u00fcrfen, sicher zu speichern, lohnt sich ausserdem eine zus\u00e4tzliche Arbeitgeberakte.<\/p>\n Wichtigste Entscheidung bei der Umsetzung: Cloud vs. On-Premise<\/strong> Papierloses B\u00fcro dank ECM?<\/strong> <\/p>\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Wollen Unternehmen weiterhin wirtschaft-lich und marktf\u00e4hig agieren, f\u00fchrt f\u00fcr sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Abgrenzbare Bereiche, die vergleichsweise unkompliziert digitalisiert werden k\u00f6nnen und gleichzeitig einen sp\u00fcrbaren Nutzen da-von tragen, sind die dokumentenverarbei-tenden Abteilungen \u2013 von der Poststelle \u00fcber die Vertragsverwaltung im Einkauf bis hin zur Personalabteilung. Akten und Papiersta-pel bestimmten […]<\/p>\n","protected":false},"author":62,"featured_media":11106,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[5],"tags":[4769],"class_list":["post-11082","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-business_excellence","tag-1-2-2017"],"acf":[],"yoast_head":"\n
\nTrotzdem f\u00e4llt es vielen Abteilungen schwer, die gewohnten Aktenordner loszulassen \u2013 aus Angst, wichtige Informationen k\u00f6nnten dann verloren gehen. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Ein ECM erm\u00f6glicht es, unstrukturierte Gesch\u00e4ftsinformationen in Form von Akten, Dokumenten und Mediadateien strukturiert zu verwalten. Dazu werden bestehende analoge Akten und Dokumente digitalisiert, mit Metadaten versehen und dann an zentraler Stelle gut auffindbar zur Verf\u00fcgung gestellt. Zusatzfunktionen und definierte Workflows automatisieren und verschlanken zudem Routineprozesse und steigern die Effizienz von verwaltenden Abteilungen dadurch enorm. \u00dcber die digitale Verwaltung hinaus k\u00f6nnen Dokumente auch automatisch oder halbautomatisch direkt im ECM erstellt werden: Statt einen Vertrag in Word zu verfassen und diesen dann wiederum in das System zu laden, k\u00f6nnen sich Mitarbeiter diesen Umweg durch ein integriertes Dokumentenerstellungs-Tool sparen. Auch Aktenablagen und Archivierungen entfallen g\u00e4nzlich, Mitarbeiter pflegen Daten stattdessen einmalig und an einem zentralen Punkt ein. Dokumente sind mit einer automatisierten Texterkennung auch bedeutend leichter durchsuchbar. Zudem bietet das richtige ECM einen besseren Datenschutz als ein abschliessbarer Aktenschrank, da Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt sind: W\u00e4hrend Mitarbeiter der HR-Abteilung beispielsweise alle Personalakten einsehen k\u00f6nnen, erhalten F\u00fchrungskr\u00e4fte nur Zugriff auf bestimmte Aktenbereiche ihrer Mitarbeiter. Die digitalisierte Dokumentenverwaltung f\u00f6rdert so in einem erheblichen Masse die Mobilit\u00e4t von Mitarbeitern und die in der Arbeitswelt immer h\u00e4ufiger werdende asynchrone Kommunikation.<\/p>\n
\nHat sich ein Unternehmen f\u00fcr die Einf\u00fchrung eines digitalen Dokumentenmanagement-systems entschieden, so steht es h\u00e4ufig vor der Entscheidung, ob es diesen Dienst online aus der Cloud nutzen oder die L\u00f6sung auf den eigenen Servern im Haus installieren will. W\u00e4hrend beide Modelle ihre Vor- und Nach-teile haben, spricht vor allem f\u00fcr Digitalisie-rungs-Anf\u00e4nger vieles f\u00fcr die Cloud. Sie er-m\u00f6glicht einen einfacheren, kosteng\u00fcnstige-ren Einstieg: Die IT-Abteilung muss kein neu-es System auf den Servern implementieren, sondern die L\u00f6sung steht schnell und un-kompliziert \u00fcber eine Internetverbindung bereit \u2013 eine grosse Kostenersparnis. Zudem kann die L\u00f6sung auch ausserhalb des B\u00fcros jederzeit genutzt werden und kommt so fle-xiblen Arbeitsmodellen entgegen. Es hat sich auch gezeigt, dass mehrere Cloud-Anwen-dungen sich leichter zu neuen L\u00f6sungen ver-kn\u00fcpfen lassen als On-Premise-Anwendun-gen. Beispielsweise kann aus einer L\u00f6sung zur Dokumentenerkennung und einem Work-flowsystem kosteneffizient ein Rechnungs-eingangsworkflow kreiert werden \u2013 wovon vor allem mittelst\u00e4ndische Unternehmen profitieren, die nicht in eine g\u00e4nzlich neue L\u00f6sung investieren wollen. Bei der Auswahl einer entsprechenden L\u00f6sung sollten Unter-nehmen jedoch stets auf die notwendige Da-tensicherheit achten und pr\u00fcfen, dass der Cloud-Provider den strengen deutschen Da-tenschutzrichtlinien verpflichtet ist.<\/p>\n
\nAuch wenn das papierlose B\u00fcro immer wie-der beschworen wird, dauert es wohl noch lange, bis es sich tats\u00e4chlich durchsetzt. Die Rechtssicherheit von digitalen Dokumenten ist bisher noch nicht befriedigend gekl\u00e4rt, was heutzutage teils noch eine doppelte Ak-tenf\u00fchrung verlangt. Um vor Gericht notfalls die entsprechenden Beweise vorlegen zu k\u00f6nnen, sollten die wichtigsten Dokumente, die beispielsweise notariell beglaubigt sind, zus\u00e4tzlich auch in Papierform aufbewahrt werden. So bleibt ein g\u00e4nzlich papierloses B\u00fcro\u00ad mittelfristig nicht zuletzt auch auf-grund des gewohnten Umgangs mit Papier und der Angst, die Kontrolle zu verlieren, eine\u00ad Wunschvorstellung. Da der Gesetzgeber sich dieser Problematik aber inzwischen an-genommen hat, ist zu hoffen, dass sich das Verst\u00e4ndnis dessen, welche Bedeutung die Digitalisierung f\u00fcr Unternehmen hat, in na-her Zukunft \u00e4ndern wird. Unabh\u00e4ngig davon beschleunigt ein ECM bereits heute die ope-rativen Prozesse und Arbeitsabl\u00e4ufe nachhal-tig und bestimmt als ein Teil der Digitalisie-rung immer mehr die Wettbewerbsf\u00e4higkeit
\nvon Unternehmen.<\/p>\n