![\"Ordnung](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Ordnung-im-Dokumentendschungel.jpg\")
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L<\/strong><\/em>CA Automation ist ein innovativer Spezialist im Bereich des Sondermaschinenbaus f\u00fcr Automation, Prozess- und Verfahrenstechnik. Das Unternehmen automatisiert seit bald 45 Jahren Prozesse bei internationalen Kunden der Automobil- und Transportindustrie, der Haustechnik und weiteren Branchen. Dar\u00fcber hinaus entwickelt LCA Fertigungskonzepte, spezifische Werkzeugmaschinen, Pr\u00fcfst\u00e4nde und bietet Dienstleistungen im Bereich Maschinenbau an. Das Unternehmen ist in den letzten Jahren sowohl organisch als auch durch mehrere \u00dcbernahmen stark gewachsen. Entsprechend un\u00fcbersichtlich entwickelte sich dabei die IT-Systemlandschaft. Ueli Imhof, Leiter Administration bei LCA, wurde schliesslich mit der Aufgabe betraut, die wichtigsten grossen Systeme zusammenzuf\u00fchren. Mit der Implementierung von Microsoft Dynamics AX brachte als Erstes ein neues ERPSystem (Enterprise Resource Planning) Ordnung in den Applikationswildwuchs. Es folgten die technischen Anwendungen f\u00fcr die elektronische und mechanische Konstruktion. Schliesslich machte sich Imhof im Jahr 2014 daran, das Dokumentenmanagement zu professionalisieren. Denn interne Dokumente waren jetzt zwar zum Teil im ERP verf\u00fcgbar, insgesamt aber war die Ablage der Dokumente noch unkoordiniert. Einerseits wurden externe Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine etc. nach wie vor nur in Papierform archiviert, was bedeutete, dass sie teilweise nicht oder nur erschwert zug\u00e4nglich waren. Andererseits f\u00fchrten verschiedene File-Systeme f\u00fcr Projektdaten, Betriebsinformationen etc. zu Wildwuchs und Unordnung, weil jeder Mitarbeitende Ordner nach eigenem Gutd\u00fcnken erstellen konnte. \u00abBerechtigungen waren mit den bestehenden Systemen schwer zu handhaben, was zur Folge hatte, dass teilweise gar keine Rechte vergeben wurden und sich entsprechend die Mitarbeitenden in ihrer Arbeitsweise nur unbefriedigend lenken liessen\u00bb, beschreibt Imhof die damalige Situation. Ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) musste Abhilfe schaffen, in dem alle Dokumente automatisch verschlagwortet, abgelegt und den zust\u00e4ndigen Mitarbeitenden entsprechend einem definierten Rollenkonzept zug\u00e4nglich gemacht werden. Dabei galt es zu ber\u00fccksichtigen, dass Projektmitarbeitende von LCA oft ausser Haus und in aller Welt unterwegs sind. Das neue System sollte also eine Web-L\u00f6sung sein, die auch mit mobilen Ger\u00e4ten zurechtkommt.<\/p>\n Staffelung in drei Teilprojekte <\/strong><\/p>\n <\/p>\n Die Wahl fiel schliesslich auf Infoshare des im St.Gallischen Oberriet beheimateten Schweizer Herstellers Kendox. Imhof folgte bei seinem Entscheid einer Empfehlung eines ihm bekannten Microsoft-Partners. \u00abKendox konnte bereits langj\u00e4hrige Erfahrungen bei der Implementierung seines DMS-Systems in Microsoft Dynamics AX nachweisen. Entsprechend bestand bereits eine Schnittstelle zu unserer ERP-Anwendung. Wir konnten also davon ausgehen, dass damit die Einf\u00fchrung der neuen, einheitlichen DMS-L\u00f6sung erleichtert wird\u00bb, sagt Imhof. \u00abUm das Schiff aber nicht zu \u00fcberladen, entschieden wir uns f\u00fcr eine Aufteilung in drei Teilprojekte.\u00bb<\/p>\n <\/p>\n Als Erstes stand der wichtigste Bestandteil des Systems auf dem Programm: die Einf\u00fchrung einer Projektakte, deren Anbindung an die ERP-Anwendung sowie die \u00dcberf\u00fchrung der bestehenden Dokumente aus dem Filesystem in die neue L\u00f6sung. Danach folgte im zweiten Teilprojekt die Einf\u00fchrung der Personalakte, die Einbindung von Eingangsrechnungen sowie die Organisation aller nicht projektbezogenen Dokumente aus dem ERP-System, also beispielsweise solche aus dem Verkauf, die noch keinem Projekt zugeordnet werden konnten. Im dritten Teilprojekt schliesslich galt es, den externen Zugriff f\u00fcr Kunden von LCA umzusetzen und sicherzustellen, dass insbesondere die Anlagendokumentation einfach zwischen LCA und Kunde ausgetauscht werden kann. Bei LCA bedeutet jeder Kundenauftrag f\u00fcr eine neue Anlage ein eigenes Projekt. Daher wurde also in einem ersten Schritt der Projektakte die gr\u00f6sste Aufmerksamkeit zuteil, wollte Imhof doch f\u00fcr das Unternehmen schnellstm\u00f6glich aus dem neuen System den maximalm\u00f6glichen Nutzen ziehen. Besonders wichtig war ihm, dass niemand mehr ERP-Dokumente in einem der alten File-Systeme ablegt. Aus diesem Grund wurde bei Produktivstart der Teilprojekte die M\u00f6glichkeit unterbunden, Dokumente auf dem File-System abzulegen bzw. zu speichern. Die alten Systeme wurden also quasi weggesperrt, sodass das alte Archiv einzig in Ausnahmef\u00e4llen verf\u00fcgbar war \u2013 notabene nur \u00fcber den Umweg durch die IT-Abteilung. \u00abDie Mitarbeitenden sollten dahingehend geleitet werden, dass sie sich m\u00f6glichst schnell mit dem neuen System anfreunden und es auch anwenden.\u00bb R\u00fcckblickend war diese Massnahme einer der entscheidenden Punkte bei der erfolgreichen Einf\u00fchrung der neuen L\u00f6sung.<\/p>\n Testumgebung und Basisinstallation<\/strong><\/p>\n <\/p>\n F\u00fcr die gestaffelte Einf\u00fchrung \u00fcber die drei Teilprojekte wurde eine Testumgebung installiert. Ziel war es dabei zun\u00e4chst, System-, Backup- und Datenbanktests durchzuf\u00fchren und eine allf\u00e4llig notwendige Wiederherstellung von Daten zu validieren. Parallel dazu wurde \u00abon the job\u00bb die Schulung der Administratoren auf der neuen L\u00f6sung vorgenommen. \u00abUnser Systemadministrator sollte nach der Ausbildung und den Tests f\u00e4hig sein, die Grundinstallation im Notfall wiederherzustellen\u00bb, erkl\u00e4rt Imhof die Vorgehensweise. Nach den erfolgreichen System- und Betriebstests sowie der Schulung wurde die Anwendung f\u00fcr die unterschiedlichen Dokumentenarten und -eigenschaften, Zugriffsberechtigungen, Integration in Microsoft Office und Outlook, den Connector zu Dynamics AX etc. konfiguriert. Anschliessend wurden die Keyuser in der fertig konfigurierten und vorbereiteten Testumgebung auf die Anwendung geschult. Erw\u00e4hnenswert dabei ist, dass in diesem Zeitraum der Umzug des Unternehmens anstand. Dank guter Organisation seitens der IT und in Abstimmung mit Kendox stellte dies aber keine ernsthafte Herausforderung im Rahmen des Projekts dar. Nach dem Standortwechsel galt es dann Ende Juni 2015 ernst: Die Anwendung wurde in Betrieb genommen, die Projektakten basierend auf vorhandenen Dynamics AX Stammdaten automatisch erstellt und die projektbezogenen Dokumente aus Dynamics AX importiert. Letzteres bedeutete allerdings, dass zuerst im bislang ge<\/p>\n <\/p>\n Das DMS-System bringt einerseits Qualit\u00e4tssteigerung, anderseits mehr Effizienz.<\/strong><\/em><\/p>\n <\/p>\n nutzten File-System unter Einsatz von viel Handarbeit aufger\u00e4umt werden musste, um anschliessend die geordneten Dokumente in die Projektakten \u00fcberf\u00fchren zu k\u00f6nnen. Das neue DMS f\u00fcr die Projektakten ging schliesslich am 1. Juli in den produktiven Betrieb \u00fcber.<\/p>\n Dienstleistung am Kunden <\/strong><\/p>\n <\/p>\n Als N\u00e4chstes folgte in einem \u00e4hnlichen Prozedere das Teilprojekt 2 f\u00fcr alle nicht projektbezogenen, im ERP-System vorgehaltenen Dokumente, die Personalakte sowie die Einbindung der Eingangsrechnungen. Dazu hielt man als erstes Analyse-Workshops ab und konfigurierte in der Testumgebung entsprechend die Personalakte, Eingangsrechnungen sowie die Verbindung zur ERP-Anwendung, f\u00fchrte einen Test-Load durch und schulte im Anschluss daran die Keyuser. Schliesslich wurden alle Elemente ins Produktivsystem ausgerollt und die Dokumente aus dem ERP-System sowie aus dem Laufwerk in die neue DMS-Umgebung importiert. Am 1. Oktober 2015 schliesslich ging das System f\u00fcr die zus\u00e4tzlichen Dokumente und Akten live.<\/p>\n <\/p>\n Analog startete man f\u00fcr das dritte Teilprojekt (Portalzugriff f\u00fcr Kunden sowie Bereitstellung der Anlagedokumentation) mit detaillierten Analyse-Workshops, wobei hier zus\u00e4tzlich das Berechtigungskonzept f\u00fcr den externen Zugriff der Kunden \u00fcber das Webportal spezifiziert wurde. Im August 2016 ging auch dieser Bereich innerhalb des neuen DMS-Systems in den Produktivbetrieb \u00fcber.<\/p>\n Deutlich verbesserte Qualit\u00e4t und Steigerung der Effizienz <\/strong><\/p>\n <\/p>\n \u00abDie Einf\u00fchrung der Projektakte war f\u00fcr uns als projektorientierte Organisation von gr\u00f6sster Bedeutung, umfasst doch ein Projekt s\u00e4mtliche Schritte, angefangen von der Entwicklung, dem Aufbau, der Wartung bis hin zur Dokumentation einer Anlage\u00bb, sagt Imhof r\u00fcckblickend. Da LCA zus\u00e4tzlich auch gesetzlich verpflichtet ist, f\u00fcr jede Anlage eine Anlagedokumentation zu erstellen und diese langfristig aufzubewahren, wird mit der DMS-Anwendung auch regulatorischen Aspekten Rechnung getragen. \u00abMit dem neuen System k\u00f6nnen wir eine revisionssichere Ablage der Dokumente nach Complianceund Security-Anforderungen garantieren\u00bb, sagt Imhof. Die Anlagedokumentation, welche bis zu 3000 Dokumente enthalten kann, ist nun selbst Teil der Projektakte und kann vom Kunden automatisiert in sein System \u00fcberf\u00fchrt werden. Alternativ kann der Kunde aber auch via Web-Portal auf die Dokumentation zugreifen, wenn gew\u00fcnscht auch schon vor Auslieferung der Anlage. Insbesondere die automatisierte Bereitstellung und \u00dcbernahme stellen sowohl f\u00fcr den Kunden als auch f\u00fcr LCA selbst eine enorme Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung dar. \u00abFr\u00fcher mussten wir in solchen F\u00e4llen diverse Vorabversionen erstellen, dem Kunden zur Pr\u00fcfung schicken und wieder m\u00fchsam zur\u00fcck\u00fcberf\u00fchren. Heute kann der Kunde direkt auf die Dokumentation zugreifen, beispielsweise Mehr- und Minderlisten einsehen, und wir k\u00f6nnen die Akte per Mausklick zum Import ins Kundensystem \u00fcbergeben.\u00bb Deshalb erbringe hier das DMS-System einerseits eine deutliche Qualit\u00e4tssteigerung, andererseits wirke es sich positiv auf die Effizienz der Arbeit aus: \u00abDie Dokumente sind viel schneller auffindbar als im alten System. Selbstverst\u00e4ndlich braucht es bei der Ablage auch hier Ordnung und Disziplin, aber bei der Suche von Rechnungen, Lieferscheinen, Zeitpl\u00e4nen etc. erh\u00e4lt man wie bei Google in Sekundenschnelle die gew\u00fcnschten Resultate.\u00bb Dabei seien die Dokumente f\u00fcr alle Nutzer von \u00fcberall und allen Endger\u00e4ten aus verf\u00fcgbar, was in der Praxis eine grosse Arbeitserleichterung darstelle.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" LCA Automation ist ein innovativer Spezialist im Bereich des Sondermaschinenbaus f\u00fcr Automation, Prozess- und Verfahrenstechnik. Das Unternehmen automatisiert seit bald 45 Jahren Prozesse bei internationalen Kunden der Automobil- und Transportindustrie, der Haustechnik und weiteren Branchen. Dar\u00fcber hinaus entwickelt LCA Fertigungskonzepte, spezifische Werkzeugmaschinen, Pr\u00fcfst\u00e4nde und bietet Dienstleistungen im Bereich Maschinenbau an. 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