![\"Schluss](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Schluss-mit-herumgeisternden-Dokumenten.jpg\")
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I<\/strong><\/em>n der Heimst\u00e4tte B\u00e4rau erhalten betagte und behinderte Menschen Betreuung und Pflege, partizipieren aber auch in Strukturen von den unterschiedlichsten Arbeits- und Besch\u00e4ftigungsangeboten in den Bereichen Land- und Forstwirtschaft, Gastronomie, G\u00e4rtnerei, kreative Werkst\u00e4tten, W\u00e4scherei, Hausdienst und technischer Dienst. Damit die Organisation mit ihren rund 470 Mitarbeitenden die hohe Qualit\u00e4t der vielf\u00e4ltigen Angebote erbringen kann, bedarf es eines funktionierenden Qualit\u00e4tsmanagements, das der besonderen Struktur der Heimst\u00e4tte B\u00e4rau mit ihren unterschiedlichen angegliederten Betrieben Rechnung tr\u00e4gt. Wie andere Pflege- und Betreuungsorganisationen steht auch die Heimst\u00e4tte B\u00e4rau vor der permanenten Herausforderung, die steigenden Anspr\u00fcche an die Qualit\u00e4t zu erf\u00fcllen und dabei gleichzeitig das hohe Qualit\u00e4tsniveau mit betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten in Einklang zu bringen. Denn zum einen steigen von Gesetzes wegen die Anspr\u00fcche an die Qualit\u00e4tsnachweise bei gleichzeitiger Verknappung der finanziellen Mittel. Zum anderen ver\u00e4ndern sich die Marktgegebenheiten, weil zum Beispiel Menschen mit Behinderungen heute l\u00e4nger leben als fr\u00fcher und deshalb Betreuungsorganisationen mit immer komplexeren, aufwendigeren Betreuungsund Pflegesituationen konfrontiert sind. Dies f\u00fchrt zu sich st\u00e4ndig entwickelnden Organisationsstrukturen und einem vermehrten Bedarf an einer bereichs\u00fcbergreifenden Sicht auf die Unternehmensprozesse. Betreuungs- und Besch\u00e4ftigungsbetriebe haben deshalb mehr denn je Bedarf an offenen und alle Themen wie Qualit\u00e4ts-, Arbeitssicherheits-, Umweltschutz- und Risikomanagement integrierenden Systemen.<\/p>\n Zentrales, integriertes System<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Im Zuge einer Reorganisation mit neuen Gesch\u00e4ftseinheiten und Zust\u00e4ndigkeiten wurde entschieden, das Qualit\u00e4tsmanagement den neuen Gegebenheiten anzupassen mit dem Ziel, das zuvor auf verschiedene Stellen verteilte System zentral zu b\u00fcndeln. Mit dieser inhaltlichen Ver\u00e4nderung wurde auch eine technologische Erneuerung beschlossen: Zur Schaffung einer offenen und auch f\u00fcr die angegliederten Betriebe weiterentwickelbaren Plattform sollte die Version 2013 der Kollaborations-Software Microsoft Sharepoint mit den aktuell besten verf\u00fcgbaren Mitteln zum Einsatz kommen. \u00abSharepoint ist unter Beizug der Visualisierungsl\u00f6sung Visio daf\u00fcr besonders geeignet, weil sich auf einfache Weise Prozesslandkarten abbilden und zugeh\u00f6rige Dokumente, wie Arbeitsanweisungen oder Checklisten, publizieren lassen\u00bb, sagt Daniel Brunner, Leiter Marketing- und Qualit\u00e4tsmanagementsystem-Dienste und verantwortlicher Projektleiter f\u00fcr die Einf\u00fchrung des neuen Systems. \u00dcber die Tatsache hinaus, dass sich die Heimst\u00e4tte in einem Ver\u00e4nderungsprozess befand und es einer Renovation des Qualit\u00e4tsmanagements bedurfte, stand zus\u00e4tzlich die Rezertifizierung des Managementsystems nach ISO 9001 und OHSAS 18001 an, auf dessen Audit-Termin hin die neue Anwendung einsatzbereit sein musste. Brunner, dessen Stelle neu geschaffen wurde, hat die Prozesslandkarte neu definiert, die Prozessstrukturen und -hierarchien und die einzelnen F\u00fchrungs-, Kern- und Supportprozesse unter die Lupe genommen und angepasst. Der Surseer Microsoft-Gold-Partner IOZ seinerseits war in dem Projekt zust\u00e4ndig f\u00fcr Aufbau und Implementation des neuen Konzepts, das die Forderung einer konsequenten Prozessorientierung des Systems heute vollumf\u00e4nglich erf\u00fcllt.<\/p>\n Zentrales System<\/strong><\/p>\n <\/p>\n \u00abEine gewisse Prozessorientierung war bereits vor der Einf\u00fchrung des neuen Systems vorhanden, allerdings h\u00f6rten die Abl\u00e4ufe oft an den Grenzen der Ressorts auf\u00bb, sagt Brunner. Das habe dazu gef\u00fchrt, dass f\u00fcr gewisse Dienstleistungen neue Prozesse kreiert wurden, die gut in bestehende Abl\u00e4ufe h\u00e4ttenintegriert werden k\u00f6nnen. \u00abEs waren bereits zuvor in den einzelnen Betrieben Gesch\u00e4ftsprozesse definiert. Diese waren aber nicht konsequent auf den Klienten ausgerichtet, sondern orientierten sich noch zu sehr an der Struktur der Unternehmensorganisation. In der Folge wurde in den Bereichen Besch\u00e4ftigung, Betreuung und Pflege nicht unbedingt mit immer denselben Standards gearbeitet.\u00bb Auch die Haltung und Pflege der Informationen \u00fcber Bewohner erfolgte aufgrund der historisch gewachsenen Struktur an unterschiedlichen Orten. So hatte beispielsweise das Ressort Besch\u00e4ftigung teilweise fehlende Kenntnisse \u00fcber allf\u00e4llig notwendige Informationen aus dem Wohnbereich, die f\u00fcr die agogische Betreuung relevant w\u00e4ren. \u00abAufgrund des Ressortdenkens konnte der Informationsaustausch zwischen den einzelnen Bereichen nicht im notwendigen Masse funktionieren\u00bb, sagt Brunner. Denn es fehlten an unterschiedlichen Orten die notwendigen Prozessverbindungen, die den standardm\u00e4ssigen Fluss der Informationen zwischen den verschiedenen Bereichen erm\u00f6glicht h\u00e4tten. Mitarbeitende mussten sich darum bem\u00fchen, an die notwendigen Informationen zu gelangen. \u00abDer Informationsaustausch und damit die Sicherstellung von Standards und Dienstleistungsqualit\u00e4t war somit oft ausschliesslich vom Willen und Verst\u00e4ndnis der Mitarbeitenden abh\u00e4ngig.\u00bb<\/p>\n Funktionsidee von Sharepoint verstehen<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Nachdem ein Basisentwurf als Grundstruktur vorlag, baute IOZ das Managementsystem in Sharepoint auf. Sehr schnell lag ein Prototyp vor, den man zum Arbeiten und Sammeln erster Erfahrungen nutzen konnte. In einem iterativen Prozess in Workshops wurden schliesslich das Konzept verfeinert, entsprechende Anpassungen vorgenommen und implementiert. Der Aufbau des Systems begann Anfang 2013 und dauerte rund drei Monate. Ab dem zweiten Quartal hat Brunner gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen bestehende Prozesse migriert, neu aufgenommen, wo n\u00f6tig angepasst und in Visio abgebildet. F\u00fcr die Definition der Prozesse waren 17 Prozess eigner verantwortlich, die je nach Situation weitere interne Experten beispielsweise aufgrund ihres Fachwissens, aber auch Prozesskunden und interne Lieferanten miteinbezogen. \u00abWichtig ist, dass bei den involvierten Personen \u00fcber das Prozessdenken hinaus die Kenntnis \u00fcber die Funktionalit\u00e4ten von Sharepoint, aber auch das Verst\u00e4ndnis f\u00fcr die Anwendungsm\u00f6glichkeiten der Software vorhanden sind\u00bb, meint Brunner. Aus diesem Grund hat er gezielt in Schulung und Ausbildung investiert und so erreicht, dass das Funktionsangebot von Sharepoint mit den Gesch\u00e4ftsprozessen in Einklang gebracht werden konnte. Bei diesem fachlichen Business Process Management war es sein Ziel, dass alle Prozesse einen grafischen Ablauf bekommen. \u00abAuch wenn wir mit der Abbildung der Prozesslandschaft noch immer in einem Entwicklungsprozess stehen, ist jetzt auf jeden Fall Schluss mit Dokumenten, die in unterschiedlichen Versionen auf Rechnern rumliegen oder im Intranet herumgeistern\u00bb, freut sich Brunner. Heute sind alle Prozesse mit den rund 900 Anschlussdokumenten in einer zentralen Bibliothek abgelegt. Ein Metadatenmodell sorgt daf\u00fcr, dass diese am richtigen Ort erscheinen und auffindbar sind. Jedes Dokument kann mit einer sauberen Verschlagwortung versehen mehreren Prozessen zugeordnet werden, sodass keine Redundanzen und Doppelspurigkeiten mehr auftreten. Dar\u00fcber hinaus werden alle Neuigkeiten und Schulungsinformationen zentral auf der Plattform verwaltet.<\/p>\n Auswirkungen auf Unternehmens-IT und -erfolg<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Die Akzeptanz f\u00fcr das neue System sei ein Jahr nach Produktivit\u00e4tsstart sehr gut, sagt Brunner. \u00abAber es war schon so, dass zu Beginn f\u00fcr viele die neue Prozesslandschaft gew\u00f6hnungsbed\u00fcrftig war.\u00bb Mit einer ansprechenden und einfach bedienbaren grafischen Gestaltung der Oberfl\u00e4chen konnte dem aber gut entgegengewirkt werden. Die einzelnen Dokumente k\u00f6nnen heute von Editoren, die dazu berechtigt sind, angepasst und \u00fcber die Prozesseigner freigegeben werden. Durch die Zusammenarbeit mit IOZ baute sich bei der Heimst\u00e4tte B\u00e4rau mittlerweile ein ansehnliches Know-how auf, sodass der Kunde weitgehend unabh\u00e4ngig vom Lieferanten mit der installierten L\u00f6sung das integrierte Managementsystem im Griff hat. Die L\u00f6sung hat aber auch technologische Auswirkungen auf andere Anwendungen, zu denen nach und nach Schnittstellen gebaut werden. \u00abSharepoint wird Teil unseres ITKernsystems und hat entsprechend an Bedeutung gewonnen\u00bb, sagt Brunner, der in einem weiteren Schritt das gesamte Intranet auf dieser Technologie aufbauen will. Um in Zukunft vom Gebrauch der OfficeDokumente wegzukommen, sollen ganze Workflows in Sharepoint entwickelt oder zugekauft werden, die dann entweder selbst oder unter Beizug der Hilfe von IOZ ins bestehende System integriert werden. \u00abDank der Integration von Sharepoint ist die Rezertifizierung gem\u00e4ss ISO-Norm f\u00fcr uns sicher einfacher geworden\u00bb, sagt Brunner. \u00abBesonders aber tr\u00e4gt das System massgeblich dazu bei, dass wir Effizienz und Qualit\u00e4t unserer Dienstleistungen steigern und damit unsere Wettbewerbsf\u00e4higkeit verbessern k\u00f6nnen.\u00bb<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" In der Heimst\u00e4tte B\u00e4rau erhalten betagte und behinderte Menschen Betreuung und Pflege, partizipieren aber auch in Strukturen von den unterschiedlichsten Arbeits- und Besch\u00e4ftigungsangeboten in den Bereichen Land- und Forstwirtschaft, Gastronomie, G\u00e4rtnerei, kreative Werkst\u00e4tten, W\u00e4scherei, Hausdienst und technischer Dienst. 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