![\"Bei](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Bei-Anruf-Audit-Die-Unterlagen-immer-a-jour.jpg\")
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D<\/strong><\/em>ie Behandlung von Erwachsenen, Kindern und Jugendlichen in psychiatrischen Kliniken bzw. Kliniken f\u00fcr forensische Psychiatrie ist Kernaufgabe des Konzerns Vitos GmbH. Mit 3363 station\u00e4ren und teilstation\u00e4ren Betten bzw. Pl\u00e4tzen ist Vitos Hessens gr\u00f6sster Anbieter f\u00fcr die ambulante, teil- und vollstation\u00e4re Behandlung psychisch kranker Menschen. 9400 Mitarbeitende behandeln und betreuen j\u00e4hrlich 33000 Patienten station\u00e4r\/teilstation\u00e4r und 170000 Patienten ambulant. Teil des Vitos-Konzerns ist die Vitos Haina gemeinn\u00fctzige GmbH. Sie umfasst zwei psychiatrische Kliniken, Wohnheime f\u00fcr Menschen mit seelischer Erkrankung und\/oder geistiger Behinderung sowie eine forensische Fachambulanz. Insgesamt sind rund 1200 Mitarbeitende besch\u00e4ftigt. Die Kliniken verf\u00fcgen \u00fcber ein Qualit\u00e4tsmanagement nach ISO 9001. \u00abDerzeit sind vier ISO-9001-Zertifikate aktuell und eines nach KTQ\u00bb, erl\u00e4utert Qualit\u00e4tsmanagementkoordinator J\u00f6rg Imbeck. Vorbereitet wird derzeit eine Anpassung auf die neuesten Standards, die eine Zusammenf\u00fchrung aller vorhandenen Zertifikate auf ein ISO-Zertifikat beinhaltet.<\/p>\n Software-gest\u00fctztes Dokumentenmanagement<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Wertvolle Dienste leisten in diesem Prozess d\u00fcrfte dabei das SoftwareSystem MS QDS der Management Software Quality Development Systems AG (siehe Kasten). Die Vitos Haina nutzt das Modul MS LDS f\u00fcr die Dokumentenlenkung. Alle Handb\u00fccher und andere f\u00fcr das Qualit\u00e4tsmanagement sowie f\u00fcr Zertifizierungen relevante Dokumente sind mittels dieser Software \u00fcber eine auf Windows basierende Benutzeroberfl\u00e4che greifbar. MS LDS verfolgt das Ziel, alle Dokumente jederzeit aktuell zu halten \u2013 immer abgestimmt auf die Prozesslandkarte des jeweiligen Kunden und mit der jeweiligen Qualit\u00e4tsnorm, sei es nun je nach Branche ISO 9001:2008, OHSAS oder auch ISO\/TS 16949, als Ordnungsprinzip. \u00dcber Men\u00fcb\u00e4ume lassen sich s\u00e4mtliche Dokumente holen, lesen und bei Bedarf anpassen. Und hier liegt ein besonderer Clou von MS LDS: Die Software \u00abmerkt\u00bb, welche weiteren Dokumente bei einer \u00c4nderung ebenfalls angepasst werden m\u00fcssen. So geht nichts vergessen, wenn etwa eine neue Norm verlangt wird. Und weiter l\u00e4sst sich f\u00fcr jedes Dokument die gesamte \u00c4nderungs-History nachverfolgen. So wird der Prozess auch f\u00fcr Auditoren quasi auf den ersten Blick nachvollziehbar.<\/p>\n Einfach nachvollziehbare Bedienung<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Das sind nur einige der Argumente, welche zum Entscheid f\u00fcr MS LDS gef\u00fchrt haben. \u00dcberzeugend ist auch die einfache und intuitive Bedienung, wie J\u00f6rg Imbeck betont. Und ebenfalls von grossem Nutzen ist die M\u00f6glichkeit, verschiedene Strukturen (etwa nach alter und neuer Normierung) parallel laufen zu lassen. Jedes Dokument ist dabei physisch nur einmal vorhanden und kann \u00fcber die Datenbankanwendung unterschiedlichen Ordnerstrukturen zugewiesen werden. Der Administrator kann genau verfolgen, welche Dokumente wie h\u00e4ufig und von wem aufgerufen werden. Dies l\u00e4sst R\u00fcckschl\u00fcsse auf etwaigen Schulungsbedarf zu<\/p>\n <\/p>\n Wie wurden die Aufgaben, welche nun MS LDS \u00fcbernimmt, fr\u00fcher bew\u00e4ltigt? \u00abVor MS LDS verwendeten wir MS Doku von der Martin Stumpe AG. Von da her gesehen handelte es sich eigentlich um ein Upgrade. Noch vor MS Doku arbeiteten wir quasi mit Hand und Fuss, d.h. mit Word- und Excel-Dokumenten. Zus\u00e4tzlich programmierte ich selbst eine HTML-L\u00f6sung, sodass zumindest zum Lesen eine Art webbasierte Oberfl\u00e4che bestand. Aber das reichte eines Tages dann halt nicht mehr\u00bb, erl\u00e4utert er.<\/p>\n Integration in Microsoft Office<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Deshalb musste eine professionelle L\u00f6sung her. Im Team wurden Anforderungen formuliert, welche eine Software zu erf\u00fcllen hat, sowie ein komplettes Pflichtenheft erstellt. Die Teammitglieder machten sich zun\u00e4chst individuell auf die Suche nach L\u00f6sungen, welche sich mit dem Anforderungsprofil decken. \u00abWir luden mehrere Hersteller ein, uns ihre L\u00f6sungen zu pr\u00e4sentieren\u00bb, erinnert sich J\u00f6rg Imbeck. \u00abWir sahen uns sicher zehn Software-L\u00f6sungen an. Am Schluss blieben zwei \u00fcbrig, darunter MS Doku.\u00bb Zu den Schl\u00fcsselanforderungen geh\u00f6rten u.a. die klare Trennung zwischen der reinen Leseseite und der Seite f\u00fcr die Bearbeiter. Die Leseseite besteht aus einer reinen Webseite, die \u00fcber einen Webserver im Intranet ver\u00f6ffentlicht werden kann. Damit ist der schnelle Zugang zum QM-Handbuch f\u00fcr jeden Mitarbeitenden ohne weitere Eingabe von Login-Daten gew\u00e4hrleistet. Zudem musste die Software gut in die Office-Welt mit Excel, Word und PowerPoint integrierbar sein. \u00abUnd sie muss auch zulassen, dass wir Teile der Leseseite selbst programmieren, d.h. customizen k\u00f6nnen\u00bb, f\u00fchrt Imbeck weiter aus. So l\u00e4sst sich vermeiden, dass man f\u00fcr jede \u00c4nderung auf Gedeih und Verderb auf den Anbieter angewiesen ist. Und nicht zuletzt: Zu viel kosten durfte das Ganze auch nicht. Und so fiel der Entscheid letztlich auf das Produkt der Martin Stumpe AG bzw. MS LDS von Management Software Quality Development Systems AG als Nachfolgel\u00f6sung<\/p>\n Eindeutig verkn\u00fcpfte Dokumente<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Die Implementierung einschliesslich Schulung der Mitarbeitenden verlief in der k\u00fcrzest m\u00f6glichen Zeit. \u00abDas lief reibungslos ab\u00bb, so J\u00f6rg Imbeck, insbesondere auch der Wechsel von MS Doku auf MS LDS. Jene Personen, welche direkt mit der Software arbeiten, sch\u00e4tzen ihre Stabilit\u00e4t und die leichte Handhabung. \u00abDie Anwender haben schnell gemerkt, dass das Programm eine Arbeitserleichterung bedeutet\u00bb, antwortet Imbeck auf die Frage nach der Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Und bereits denkt er an n\u00e4chste Schritte: \u00abWir testen derzeit die Module MS MDS f\u00fcr die Verwaltung von Kennzahlen sowie MS ADS f\u00fcr die bessere Steuerung von Audits.\u00bb Besonderen Wert legt J\u00f6rg Imbeck auf das Bestreben, m\u00f6glichst viele Standards automatisieren zu k\u00f6nnen. Eine Datenbank-basierte Software wie MS QDS, bei der Dokumente nicht \u00fcber Namen, sondern \u00fcber eine eindeutige ID verkn\u00fcpft werden k\u00f6nnen, bilde eine gute Grundlage dazu. Dies schon bei der Produktauswahl zu beachten, kann er anderen Unternehmen nur empfehlen. Ebenso ist es notwendig, f\u00fcr sich vorab genau zu definieren, welche Lenkungsmerkmale f\u00fcr die eigenen Dokumente in der Software erfasst werden sollen. Eine weitere Empfehlung basierend auf eigenen Erfahrungen: \u00abEin Software-Hersteller muss schnellen Service bieten und schnell auf Kundenw\u00fcnsche reagieren k\u00f6nnen.\u00bb Einen Punkt, den J\u00f6rg Imbeck bei MS QDS erf\u00fcllt sieht<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Die Behandlung von Erwachsenen, Kindern und Jugendlichen in psychiatrischen Kliniken bzw. Kliniken f\u00fcr forensische Psychiatrie ist Kernaufgabe des Konzerns Vitos GmbH. Mit 3363 station\u00e4ren und teilstation\u00e4ren Betten bzw. 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