{"id":17145,"date":"2022-11-09T10:48:08","date_gmt":"2022-11-09T09:48:08","guid":{"rendered":"https:\/\/www.m-q.ch\/?p=17145"},"modified":"2022-11-30T09:07:39","modified_gmt":"2022-11-30T08:07:39","slug":"versteckte-einsparpotenziale-im-unternehmen-heben","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.m-q.ch\/de\/versteckte-einsparpotenziale-im-unternehmen-heben\/","title":{"rendered":"Versteckte Einsparpotenziale im Unternehmen heben"},"content":{"rendered":"
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In den Beschaffungsprozessen f\u00fcr C-Teile liegen Sparpotenziale versteckt. (Bild: simple system)<\/figcaption><\/figure>\n

Alle Kosten, die mit den betrieblichen Abl\u00e4ufen verbunden sind und ihnen zugerechnet werden k\u00f6nnen, lassen sich als Prozesskosten verbuchen. Soweit die Theorie der Betriebswirtschaftslehre. Doch in der Praxis bleiben die Prozesskosten in Unternehmen h\u00e4ufig unbeachtet. Vor allem bei der Beschaffung von C-Teilen lohnt sich aber eine Analyse der Prozesskosten, denn diese \u00fcbersteigen in vielen F\u00e4llen den Warenwert der tagesnotwendigen Artikel und Waren deutlich. Ein Vergleich der Prozesskosten beim klassischen Beschaffungsprozess im Vergleich zu dem mithilfe einer Beschaffungsplattform zeigt den drastischen Kontrast.<\/p>\n

Kostenfalle klassischer Beschaffungsprozess<\/strong><\/h3>\n

C-Teile haben meist nur einen geringen Warenwert, sind jedoch essenziell f\u00fcr betriebliche Abl\u00e4ufe. Ihre Beschaffung f\u00fchrt h\u00e4ufig zu extrem hohen Prozesskosten. Denn in vielen Unternehmen l\u00e4uft der Beschaffungsprozess noch auf althergebrachte Weise mit zahlreichen manuellen T\u00e4tigkeiten ab. Ein Beispiel aus der Betriebspraxis verdeutlicht den Aufwand:<\/p>\n

Ein Dreher braucht dringend Vierkantschrauben. Fix recherchiert er im Katalog (gedruckt oder online). Doch bevor er bestellt, muss er eine Bedarfsanforderung (BANF) in SAP erstellen. Das kostet den Dreher circa 15 Minuten Arbeitszeit. Leider sind die Vierkantschrauben \u2013 aufgrund aktueller Lieferprobleme \u2013 teurer als sonst. Daher muss der Vorgesetzte des Drehers den Kauf pr\u00fcfen und genehmigen. Daf\u00fcr fallen mindestens f\u00fcnf Minuten Arbeitszeit an. Nun pr\u00fcft das Controlling, ob alle Daten (beispielsweise die Kontierung) korrekt sind, bevor es den Bedarf in SAP ausl\u00f6st, was auch wiederum f\u00fcnf Minuten in Anspruch nimmt. Die BANF wird nun in eine Bestellung umgewandelt und vom Einkauf auf Preis und Liefertermin gepr\u00fcft. Zus\u00e4tzlich fragt der Einkauf beim Lieferanten bez\u00fcglich Verf\u00fcgbarkeit und Liefertermin an. Der Zeitbedarf f\u00fcr diese Schritte liegt bei mindestens 30 bis 45 Minuten, manchmal l\u00e4nger, wenn der Angefragte nicht direkt verf\u00fcgbar ist oder zeitnah antwortet.<\/p>\n

Nun m\u00fcsste der Lieferant eine Auftragsbest\u00e4tigung schicken. Tut er dies nicht, mahnt der Einkauf diese bei ihm an, damit sind weitere f\u00fcnf bis zehn Minuten auf der Uhr. Einige Tage sp\u00e4ter trifft die Ware ein. Der Wareneingang pr\u00fcft, ob die richtigen Schrauben in der bestellten Menge geliefert wurden. Der Eingang der Ware wird in SAP verbucht und der Dreher best\u00e4tigt, dass seine Schrauben angekommen sind. Diese Vorg\u00e4nge brauchen ungef\u00e4hr 15 Minuten Arbeitszeit. Zuletzt pr\u00fcft die Finanzbuchhaltung die Rechnung und verbucht sie. F\u00fcr die Freigabe m\u00fcssen m\u00f6glicherweise Unstimmigkeiten bez\u00fcglich des Preises und weiterer Faktoren gekl\u00e4rt werden, was mindestens 10 bis 15 Minuten Aufwand bedeutet.<\/p>\n

Summa summarum bel\u00e4uft sich also die Bearbeitungszeit f\u00fcr alle Prozessschritte auf insgesamt circa 105 Minuten \u2013 erschreckende 1 h 45 min pro Bestellung! Multipliziert man das mit dem internen Stundensatz, kommen irre Summen an Prozesskosten zusammen. Diese exemplarischen Kosten sind \u2013 je nach Ware und Aufwand \u2013 nach oben hin offen.<\/p>\n

Beschaffungsplattform als betriebliches Sparwunder <\/strong><\/h3>\n

Kalkuliert man die Kosten, die Betriebe mit einer Beschaffungsplattform haben, im direkten Vergleich, entsteht das folgende Bild: Der anfordernde Dreher findet die passenden Vierkantschrauben rasch mittels Suchbegriff im Onlinekatalog der Beschaffungsplattform und legt sie in den Warenkorb. Dieser wird samt den Kontierungsdaten direkt in das ERP \u00fcberstellt. Dort wird automatisiert eine BANF erzeugt. Der gesamte Vorgang dauert nicht einmal f\u00fcnf Minuten. Die Vierkantschrauben sind \u2013 aufgrund derzeitiger Lieferprobleme \u2013 teurer als sonst. Daher muss der Vorgesetzte den Kauf pr\u00fcfen und genehmigen, was sicherlich f\u00fcnf Minuten dauert. Da die Kontierungsdaten aber automatisiert im System \u00fcbergeben wurden, muss das Controlling diese nicht mehr pr\u00fcfen. Die BANF wird vom System automatisch in eine Bestellung umgewandelt \u2013 alle wichtigen Daten daf\u00fcr sind bereits aus dem Online-Katalog \u00fcbertragen worden. Der Einkauf pr\u00fcft nur noch den Liefertermin der Auftragsbest\u00e4tigung, was ihn lediglich f\u00fcnf Minuten Arbeitszeit kostet. Einige Tage sp\u00e4ter trifft die Ware ein. Die Wareneingangspr\u00fcfung erfolgt in SAP. Der Dreher erh\u00e4lt Bescheid, dass seine Schrauben angekommen sind. Die Arbeitszeit hierf\u00fcr sch\u00e4tzen wir auf 15 Minuten. Die Rechnung wird im ERP automatisiert gepr\u00fcft. Dies ist m\u00f6glich, da Preise und Konditionen aus dem Onlinekatalog direkt ins System \u00fcbertragen wurden. Damit ist die Finanzbuchhaltung von der Pr\u00fcfung entlastet.<\/p>\n

Die Summe der Bearbeitungszeit f\u00fcr alle diese Bestellschritte bel\u00e4uft sich dank des automatisierten Prozesses auf circa 30 Minuten. Das bedeutet, dass Unternehmen, die mit einer Beschaffungsplattform arbeiten, rund 70 Prozent an Zeit und Prozesskosten einsparen k\u00f6nnen.<\/p>\n

Erkennen und Aussch\u00f6pfen des Kostenoptimierungspotenzials<\/strong><\/h3>\n

Die Beispielrechnung macht deutlich, dass es sich lohnt, die internen Beschaffungsprozesse genau in Augenschein zu nehmen und sie neu zu bewerten. Nicht nur in Bezug auf geringere Kosten kann es sich durchaus lohnen, eine Beschaffungsplattform zu nutzen.<\/p>\n

Um die Beschaffung agil zu gestalten und in den bestellenden Abteilungen so schlank und kosteneffizient wie m\u00f6glich zu halten, nutzen Unternehmen heute eProcurement-Plattformen. Mit einer sinnvoll implementierten L\u00f6sung kann \u00fcber den gesamten Einkaufsprozess gespart werden:<\/p>\n