{"id":2677,"date":"2018-07-31T15:44:15","date_gmt":"2018-07-31T13:44:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.m-q.ch\/?p=2677"},"modified":"2018-07-31T15:44:15","modified_gmt":"2018-07-31T13:44:15","slug":"ey-studie-digitalisierung-erobert-verwaltungsrat","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.m-q.ch\/de\/ey-studie-digitalisierung-erobert-verwaltungsrat\/","title":{"rendered":"EY Studie: Digitalisierung erobert Verwaltungsrat"},"content":{"rendered":"
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Eine Europ\u00e4ische Studie von EY und Brainloop zeigt: Die Kommunikation \u00fcber sichere Board-Portale ist inzwischen weit verbreitet. (Bild: zVg)<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n
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Die\u00a0 Studie \u201eBoardkommunikation und -digitalisierung\u201c<\/a> von EY (ehemals Ernst & Young) und Brainloop wurd an der HHL Leipzig Graduate School of Management und der Philipps-Universit\u00e4t Marburg erstellt. Befragt wurden Verwaltungsr\u00e4te und Gesch\u00e4ftsleitungen (respektive Aufsichtsr\u00e4te und Vorst\u00e4nde) von 2800 Unternehmen in BeNeLux, DACH, Frankreich, Skandinavien, UK und Irland.<\/p>\n

Drei Viertel nutzen Board-Portale
\n<\/strong>Die Zeiten analoger Sitzungsmappen und Aktenberge sind vorbei. Laut Studie nutzen 76 Prozent der Befragten bereits digitale Board-Portale, also eine kollaborative Software, um sensible Dokumente effizient sichten und sicher bearbeiten zu k\u00f6nnen. Interessant ist dabei die Verteilung nach L\u00e4ndern. In Skandinavien und den angels\u00e4chsischen L\u00e4ndern nutzen fast alle Studienteilnehmer Board-Portale (90 Prozent), im deutschsprachigen Raum immerhin 70 Prozent. Schlusslicht ist Frankreich mit 64 Prozent. Ist das Portal einmal eingef\u00fchrt, etabliert es sich nachhaltig im Unternehmen. 90 Prozent der Befragten sind zufrieden oder sogar sehr zufrieden. F\u00fcr die Auswahl der geeigneten Board-Portall\u00f6sung sehen die Befragten folgende Merkmale als besonders relevant an:<\/p>\n

\u2022 Ganz vorne steht die Verschl\u00fcsselung (83 Prozent)<\/em>
\n\u2022 Mehr als zwei Dritteln (67 Prozent) ist die revisionssichere Dokumentation s\u00e4mtlicher Aktivit\u00e4ten \u00fcber einen Audit-Trail wichtig<\/em>
\n\u2022 F\u00fcr 65 Prozent ist Datenschutz nach lokaler Rechtsprechung besonders relevant<\/em>
\n\u2022 Mehr als die H\u00e4lfte der Befragten (55 Prozent) will sichergehen, dass der IT-Administrator keinen Zugang zu den gespeicherten Informationen hat<\/em><\/p>\n

\u201eDie Nutzung von Board-Portalen ist ein guter Weg, um die Arbeit des Verwaltungsrats effizienter zu gestalten\u201c, erkl\u00e4rt Gabriel, Managing Director von Brainloop Schweiz. \u201eDazu geh\u00f6rt der mobile Zugriff auf wichtige Dokumente genauso wie das Kommentieren von Sitzungsunterlagen und Beschlussvorlagen. Sogar Beschl\u00fcsse k\u00f6nnen elektronisch durchgef\u00fchrt werden. Dass sich diese Prozesse nur in einem hochsicheren Datenraum abspielen k\u00f6nnen, versteht sich von selbst.\u201c Im Hinblick auf weitere Gremienprozesse, die durch die Digitalisierung erleichtert werden, besteht noch Luft nach oben: Trotz der weiten Verbreitung von Board-Portalen werden Abstimmungen bei Verwaltungsratssitzungen auch heute fast \u00fcberwiegend per Handzeichnen (77 Prozent) abgegeben. Digitale L\u00f6sungen kommen eher selten zum Einsatz, obwohl sich Abstimmungen damit aufzeichnen und auch sp\u00e4ter revisionssicher belegen lassen.<\/p>\n

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Sitzungstechnologien und Formalisierung
\n<\/strong>Bei fast allen Unternehmen (92 Prozent) finden Verwaltungssratssitzungen als Pr\u00e4senzsitzung statt. Bei einem Drittel (33 Prozent) werden oft Telefonkonferenzen eingesetzt und \u00fcber ein Viertel (26 Prozent) nutzt regelm\u00e4ssig dokumentenbasierte Kommunikation im Zusammenhang mit Sitzungen. Die Videokonferenz ist die am seltensten verwendete Methode zur Durchf\u00fchrung von Verwaltungsratssitzungen (12 Prozent). Zuk\u00fcnftig k\u00f6nnte sich das jedoch \u00e4ndern, da die Beschlussfassung insbesondere im Verwaltungsrat immer zeitnaher und effizienter stattfinden muss. Dann k\u00f6nnten virtuelle Sitzungen und elektronische Kommunikationsmittel weiter zunehmen.<\/p>\n

Damit dies m\u00f6glich ist, m\u00fcssen die Informationsprozesse festgelegt und in der Satzung und Gesch\u00e4ftsordnung entsprechend formalisiert werden. Die Mehrheit der Befragten h\u00e4lt den tats\u00e4chlichen Formalisierungsgrad der Informationsprozesse zwischen Unternehmen und Verwaltungsrat f\u00fcr hoch (46 Prozent) oder sehr hoch (16 Prozent). Allerdings gibt es auch einen Anteil von 37 Prozent, die ihre Informationsprozesse bestenfalls als teilweise formalisiert oder sogar weniger bewerten. Dieser hohe Wert \u00fcberrascht angesichts des impliziten Haftungsrisikos, das mit einer unzureichenden Formalisierung von Informationsprozessen verbunden ist.<\/p>\n

Die Entscheidung \u00fcber die Informationsversorgung des Verwaltungsrats wird \u00fcberwiegend gemeinsam von Verwaltungsrat und Gesch\u00e4ftsleitung definiert. Das geben 29 Prozent im One-Tier-System und 37 Prozent im Two-Tier-System an. Eine effiziente Informationsversorgung des Verwaltungsrats ist ein zentraler Faktor f\u00fcr eine professionelle Unternehmens\u00fcberwachung. Neben der Systemunterst\u00fctzung ist die personelle Unterst\u00fctzung des Gremiums in Form eines Verwaltungsratsb\u00fcros heute notwendiger denn je. Nur so kann neben der rechtzeitigen \u00dcbermittlung auch die Qualit\u00e4t der Informationen sichergestellt werden. Das best\u00e4tigt auch die Studie: Im Zuge der Sitzungsvorbereitung ist der Corporate Officer der h\u00e4ufigste Ansprechpartner (73 Prozent), noch vor dem Gesch\u00e4ftsleiter (59 Prozent) und dem Verwaltungsratsvorsitzenden (51 Prozent).<\/p>\n

Cyberattacken und unverschl\u00fcsselte E-Mails verbreitet
\n<\/strong>Etwa die H\u00e4lfte der Studienteilnehmer besch\u00e4ftigt sich regelm\u00e4ssig mit den Themen Cyberattacken und Datenlecks (55 Prozent) sowie Datenschutz und Datensouver\u00e4nit\u00e4t (48 Prozent). Befragt zu ihrem Kenntnisstand gaben 43 Prozent an, mit Cyberattacken bereits viel Erfahrung zu haben. Bei Datenschutz waren es 51 Prozent. Trotzdem nutzen Verwaltungsr\u00e4te f\u00fcr den Zugang zu Informationen oft noch unverschl\u00fcsselte E-Mails. Fast die H\u00e4lfte (49 Prozent) greift bei der Kommunikation mit mobilen Ger\u00e4ten h\u00e4ufig auf diese unsichere Form des Datenaustauschs zur\u00fcck und gef\u00e4hrdet damit die Sicherheit sensibler Dokumente. Positiv ist jedoch die steigende Nutzung von sicheren Board-Portalen zur Kommunikation (64 Prozent greifen \u00fcber Laptop zu und 80 Prozent \u00fcber mobile Ger\u00e4te).<\/p>\n

Wenn externe Berater auf Sitzungsunterlagen zugreifen, sieht die Situation \u00e4hnlich aus: Auch hier werden Daten von einem F\u00fcnftel der Unternehmen noch unverschl\u00fcsselt weitergegeben (21 Prozent) und sind damit leichte Beute f\u00fcr Hacker. Immerhin 55 Prozent nutzen jedoch verschl\u00fcsselte E-Mails oder Board-Portale mit spezifischen Zugangsrechten. \u201eVerwaltungsr\u00e4te sind f\u00fcr Hacker eine lohnende Zielscheibe, da sie t\u00e4glich mit sensiblen Unterlagen arbeiten. Wenn der Datenaustausch mit externen Beratern und Kollegen nicht stringent gesichert ist, sind sie ein leichtes Opfer f\u00fcr Industriespionage\u201c, sagt Gabriel \u201eMit der zunehmenden Nutzung sicherer Board-Portale sind wir auf dem richtigen Weg. Damit lassen sich Vertraulichkeit und Bedienkomfort in Einklang bringen, so dass es auch bei der mobilen Nutzung keine Notwendigkeit mehr f\u00fcr unverschl\u00fcsselte Kommunikation gibt.\u201c<\/p>\n

Die Studie steht auf der Brainloop Website zum Download bereit: <\/em>https:\/\/biz.brainloop.com\/de-ch\/board-studie<\/em><\/a><\/p>\n

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