{"id":2970,"date":"2018-12-12T09:01:39","date_gmt":"2018-12-12T08:01:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.m-q.ch\/?p=2970"},"modified":"2018-12-11T09:14:07","modified_gmt":"2018-12-11T08:14:07","slug":"wie-man-in-fuenf-schritten-projektballast-abwirft","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.m-q.ch\/de\/wie-man-in-fuenf-schritten-projektballast-abwirft\/","title":{"rendered":"Wie man in f\u00fcnf Schritten Projektballast abwirft"},"content":{"rendered":"
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Autor Uwe Eilers definiert eine Checkliste f\u00fcr ein effizienteres Projektmanagement – mit weniger Projektballast. (Bild: zVg Sciforma GmbH)<\/figcaption><\/figure>\n

Die meisten Projektleiter wissen oder ahnen zumindest, dass es im Projektalltag viele T\u00e4tigkeiten gibt, die notwendig sind, aber keinen Mehrwert generieren. Wir nennen das \u201eProjektballast\u201c. Manche Studien sprechen davon, dass 90 Prozent aller B\u00fcroarbeit ohne Mehrwert bleibt. Effizienzsteigerungen in diesen Bereichen f\u00fchren in der Regel zu positiven Effekten und haben eine enorme Wirkung auf die Gesamtperformance.<\/p>\n

Schritt 1: F\u00fchren Sie sich die Bedeutung der Arbeiten ohne Mehrwert vor Augen<\/strong><\/h2>\n

Projektballast ist nicht die Ausnahme, er ist die Regel. Aufgaben ohne Mehrwert verbrauchen viel mehr Ressourcen im Projekt als die Arbeiten mit Mehrwert: Ein Verh\u00e4ltnis von 90 zu 10 ist durchaus realistisch. Wenn das Projektmanagement also die Produktivit\u00e4t im Projekt insgesamt verbessern will, ist der Projektballast der ideale Angriffspunkt. Ein einfaches Rechenbeispiel: Verdoppelt man die Effizienz der mehrwerthaltigen Projektarbeit, hat man den Arbeitsaufwand im gesamten Projekt um 5 Prozent reduziert. Gelingt es aber, die Effizienz der mehrwertfreien Arbeiten zu verdoppeln, verringert man dadurch den Arbeitsaufwand im Projekt um satte 45 Prozent. Die simple Erkenntnis: Projektballast reduzieren spart die meisten Ressourcen.<\/p>\n

Schritt 2: Schaffen Sie eine zentrale Datenbasis<\/strong><\/h2>\n

In einigen Unternehmen gibt es kein formelles und zentralisiertes Repository f\u00fcr projektbezogene Informationen. Die Folge: Projektleiter und Teammitglieder verbringen bis zu 40 Prozent ihrer Zeit damit, nach Informationen zu suchen, um sie dann manuell zu erfassen und zu Reports zu verdichten. Wenn Projektvorlagen, Messgr\u00f6\u00dfen und Finanzdaten dagegen zentralisiert werden, ist der direkte Zugriff eine Frage von wenigen Klicks. Ein zentralisiertes Repository fungiert als \u201eSingle Source of Truth\u201c, ob es um die Projektplanung, Projektdaten und -dokumente geht oder um Best Practices, Vorlagen und Berichte. Solch eine Zentralisierung macht allen das Leben leichter.<\/p>\n

Schritt 3: Standardisieren Sie Berichte und Prozesse<\/strong><\/h2>\n

Sind die Daten erst einmal zentralisiert, ist es relativ einfach, bedarfsgerechte Standardberichte und Dashboards zu generieren und mit den entsprechenden Stakeholdern zu teilen. Der Zugriff sollte nat\u00fcrlich \u00fcber ein geeignetes Rechtekonzept gesteuert sein. Die Berichte greifen in Echtzeit auf die Daten aus dem zentralen Repository zu und haben ein standardisiertes Format, damit sie sich leicht weiterverarbeiten lassen und als sinnvolle Grundlage f\u00fcr die Entscheidungsfindung dienen.<\/p>\n

Schritt 4: Automatisieren Sie Workflows und Aufgaben<\/strong><\/h2>\n

Viele Projektmanagement-Tools beinhalten zumindest grundlegende Werkzeuge zur Projektverfolgung. So werden l\u00e4stige Aufgaben ohne Mehrwert relativ leicht automatisiert und somit der Projektballast reduziert. Die Effizienz steigt sehr deutlich, wenn ehemals manuelle Aufgaben entfallen: wie etwa die Stundenzettel zu administrieren, Kommunikationsvorg\u00e4nge bei der Aufgabenzuweisung abzuwickeln, die Fortschritte und Genehmigungen zu verfolgen und dazugeh\u00f6rige Warnungen und Benachrichtigungen anzusto\u00dfen. Mit einer geeigneten Software k\u00f6nnen Sie all das leicht automatisieren.<\/p>\n

Schritt 5: Steigern Sie die Datenqualit\u00e4t f\u00fcr eine bessere Entscheidungsfindung <\/strong><\/h2>\n

Solange Sie und Ihre Mitarbeiter Informationen manuell aus unterschiedlichsten Anwendungen zusammentragen m\u00fcssen, ist das nicht nur sehr zeitaufwendig \u2013 dabei steigt auch die Wahrscheinlichkeit stark an, dass Sie es mit redundanten, nicht verf\u00fcgbaren oder veralteten Daten zu tun bekommen. Dies entzieht Ihnen die Basis f\u00fcr eine belastbare Entscheidungsfindung und ein solides Management. F\u00fcr viele Unternehmen sind die Datensichtbarkeit und die Datenintegrit\u00e4t in ihren Projekten darum entscheidende Herausforderungen. Etliche Unternehmen, die schlie\u00dflich eine Projektmanagement-Software anschaffen, tun dies schon deswegen, damit sie nicht immer wieder vor der Situation stehen, verloren gegangene Daten neu eingeben zu m\u00fcssen. So oder so: Es lohnt, die Effizienzsteigerung der Projektarbeit in Angriff zu nehmen \u2013 gerade wenn es um die Vielzahl an Aufgaben geht, die keinen Mehrwert bringen. Projektballast abzuwerfen, ist immer sinnvoll.<\/p>\n

Autor:<\/strong>
\n<\/span><\/em>Uwe Eilers ist Director Sales bei Sciforma GmbH in Taunusstein, Deutschland. <\/span>www.sciforma.de<\/a>.\u00a0<\/span><\/em>Noch mehr Informationen zum Thema Effizienzsteigerung im Projektmanagement liefert ein E-Book von Sciforma mit dem Titel \u201eBefreien Sie sich von Projektballast \u2013 Aufgaben ohne Mehrwert vermeiden\u201c. Es kann hier kostenfrei heruntergeladen werden: https:\/\/www.sciforma.com\/de\/info-center\/aktuelles<\/a> <\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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