{"id":691,"date":"2016-11-02T14:38:15","date_gmt":"2016-11-02T13:38:15","guid":{"rendered":"http:\/\/dev.m-q.ch\/?p=691"},"modified":"2016-12-19T14:42:33","modified_gmt":"2016-12-19T13:42:33","slug":"der-weg-zur-effektiven-systemdokumentation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.m-q.ch\/de\/der-weg-zur-effektiven-systemdokumentation\/","title":{"rendered":"Der Weg zur effektiven Systemdokumentation"},"content":{"rendered":"
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Dokumente k\u00f6nnen wie Pflanzen wuchern. Fehlt ein G\u00e4rtner, nimmt das Gr\u00fcn \u00fcberhand.<\/figcaption><\/figure>\n

Keine Pflege ohne G\u00e4rtner<\/strong><\/p>\n

Das Bild des wuchernden Gartens kommt nicht von ungef\u00e4hr. Wer kennt nicht das Gef\u00fchl, dass einem die eigenen Dokumente \u00fcber den Kopf wachsen und die ganze Systemdokumentation wuchert? Bei jeder Fehleranalyse, jedem Audit und jedem Review im Unternehmen werden in der Regel bestehende Dokumente erg\u00e4nzt oder neue Dokumente erstellt. Damit w\u00e4chst die Systemdokumentation Jahr f\u00fcr Jahr. Das ist nicht weiter schlimm. Elektronischer Speicherplatz ist verh\u00e4ltnism\u00e4ssig g\u00fcnstig. Teure Ordnerschr\u00e4nke und Archive f\u00fcr Papierdokumente braucht es nur noch im kleinen Rahmen. Der Zugang zu den Dokumenten ist \u00fcber das Netzwerk einfach und von \u00fcberall her m\u00f6glich. Auch das Bewirtschaften der Dokumente ist simpel geworden: erstellen, freigeben und ins Intranet stellen. Das Anwachsen der Systemdokumentation ist verdaubar, wenn dabei der \u00dcberblick nicht verloren geht.<\/p>\n

Hand aufs Herz: Blicken Sie noch durch? Im wachsenden Wust an Informationen wird es zunehmend schwierig, das richtige Wissen rechtzeitig am richtigen Ort verf\u00fcgbar zu haben. Da helfen oft auch Suchmaschinen in der Dateiablage und in Datenbanken nicht weiter. Zu viel ist zu viel. Ohne Pflege, ohne G\u00e4rtner geht es nicht.<\/p>\n

Wer setzt den Gartenzaun?<\/strong><\/p>\n

Um dem Wust an Informationen Herr zu werden, gibt es verschiedene Strategien. Eine erste Strategie setzt bei der Systemdokumentation als Ganzes an. Weil ja Speicherplatz fast grenzenlos vorhanden ist, weil Dokumente unabh\u00e4ngig vom Arbeitsplatz zug\u00e4nglich und damit schnell verf\u00fcgbar sind, und weil Suchmaschinen letztlich das Wiederfinden von Dokumenten erleichtern und damit das Dokumentenchaos scheinbar beherrschbar machen, wird dem Umfang der ganzen Systemdokumentation h\u00e4ufig wenig Augenmerk geschenkt. Nur: Ein \u00fcberwuchernder Garten ohne Grenzen wird zum Labyrinth.<\/p>\n

Aber stimmt das? Der Vorteil der digitalen Welt liegt ja gerade darin, dass wir weit weniger als in der physischen Welt an Grenzen gebunden sind. Der Erfolg von Wissensdatenbanken im Internet scheint das zu belegen. Aber: Es wird leicht \u00fcbersehen, dass die Relevanz eines Beitrags nicht aus dem Beitrag selber ersichtlich wird. Stellen Sie sich folgende Fragen: Ist das wichtig f\u00fcr mich? Oder komme ich vom Hundertsten ins Tausendste? Sie stellen fest: Wissen ist mehr als Information. Sie entsteht aus dem Vernetzen von Informationen. Dabei hilft \u00dcbersichtlichkeit. Und sie entsteht durch Begrenzung des Systems.<\/p>\n

Aus diesem Grund sind in einer digitalisierten Systemdokumentation Grenzen wichtig. Konkret bedeutet das, dass eine Systemdokumentation in ihrem Umfang Grenzen haben sollte: Ein Handbuch beispielsweise kann auf den Umfang von f\u00fcnfzig Seiten, Prozessbeschreibungen auf eine Doppelseite, Merkbl\u00e4tter auf eine Seite begrenzt werden. Das sollte dezidiert f\u00fcr die Systemdokumentation erfolgen. Grenzen f\u00fchren unweigerlich zu Pr\u00e4gnanz. Ein Text wird bei gleichem Inhalt und weniger Platz zwangsl\u00e4ufig dichter. Und nicht selten f\u00fchren pr\u00e4gnantere Texte mit Tabellen oder Abbildungen zu einem besseren Verst\u00e4ndnis.<\/p>\n

Nat\u00fcrlich muss eine Systemdokumentation den wechselnden Bed\u00fcrfnissen eines Unternehmens entsprechen. Sie sollte deshalb angepasst, das heisst, vergr\u00f6ssert, aber eben auch verkleinert werden k\u00f6nnen. Angestrebt wird ein Optimum zwischen zu wenig und zu viel Information. Dieses Optimum l\u00e4sst sich allerdings nur erreichen, wenn jemand im Unternehmen daf\u00fcr einsteht. Es braucht also die G\u00e4rtner, die Gartenz\u00e4une setzen und bei Bedarf versetzen. Ideal ist, wenn ein Team aus Qualit\u00e4tsmanagement und Informatik \u2013 am besten unterst\u00fctzt durch die Gesch\u00e4ftsleitung \u2013 die Bed\u00fcrfnisse analysiert und daraus den Rahmen definiert. Eine nachvollziehbare Systematik und pr\u00e4gnante Dokumentationsgrunds\u00e4tze helfen, den Rahmen f\u00fcr die Umsetzung durch die Mitarbeitenden vor Ort verst\u00e4ndlich zu machen.<\/p>\n

Wer baut die Gartenwege?<\/strong><\/p>\n

Eine zweite Strategie setzt bei den Prozessstrukturen an. Es gilt die Gartenwege, die Beete, Sitzpl\u00e4tze, Wasserstellen und Ger\u00e4teschuppen miteinander zu verbinden. Je geradliniger sie angelegt sind, desto schneller lassen sich die Gartenarbeiten erledigen. Geradlinige Prozesse und Arbeitsabl\u00e4ufe f\u00fchren Mitarbeitende durch ihre Arbeit und verhindern, dass ausf\u00fchrliche Anleitungen zus\u00e4tzlich zur Anleitung geschrieben werden m\u00fcssen. Dabei ist zu ber\u00fccksichtigen, dass Systeme immer nahe an der Kommunikationsstruktur ihrer Erfinder liegen. Wer eine Struktur festlegen darf, wird sich leicht darin zurechtfinden. Sie entspricht immer seiner eigenen Logik. Wehe dem, der anders denkt. Abl\u00e4ufe sollten deshalb immer von den Menschen her gedacht werden, die darin arbeiten, mit all ihren Unterschieden und Eigenheiten. Prozessdesigner tun gut daran, die Prozesse mit den Betroffenen zu gestalten und zu hinterfragen.<\/p>\n

Wer geht zum Kompost?<\/strong><\/p>\n

Eine dritte Optimierungsstrategie setzt bei den einzelnen Dokumenten an. Wenn Dokumente wie Pflanzen leben, passen sie sich an Ver\u00e4nderungen in Prozessen an. Dabei kommt Neues in Dokumenten hinzu: zum Beispiel bei der Checkliste f\u00fcr Kundenbesuche oder in eine Arbeitsanweisung wird ein zus\u00e4tzlicher Pr\u00fcfungsschritt integriert. Die \u00c4nderungen in einem Dokumentenanhang sollten kurz dokumentiert werden. Damit kann zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt besser nachvollzogen werden, wie es zu der vorliegenden Version eines Dokumentes gekommen ist. Die nachtr\u00e4gliche Integration von Text kann die \u00dcberarbeitung von fr\u00fcheren Textpassagen notwendig machen. Das braucht Zeit. Es kann auch Bestehendes wegfallen. Manchmal werden Passagen aber aus Unsicherheit nicht gestrichen, weil danach etwas fehlen k\u00f6nnte. Und wer weiss, warum etwas in einem Dokument steht? Mithilfe des \u00c4nderungsanhanges w\u00e4re dies viel einfacher nachvollziehbar, zum Bespiel wenn die Erstellung des Dokumentes schon einige Jahre zur\u00fcckliegt. Es sollten Zweck und Anwendungsbereich eines Dokumentes zu Beginn kurz beschrieben werden. Damit l\u00e4sst sich immer wieder pr\u00fcfen, was ein vorliegendes Dokument, zum Beispiel ein Merkblatt, regelt und was nicht.<\/p>\n

Es liegt somit an den Prozessverantwortlichen, ihre Dokumente \u00e0 jour zu halten und ein unn\u00f6tiges Aufbl\u00e4hen zu vermeiden. Sie sind ihre eigenen G\u00e4rtner, die ihre Pflanzen stutzen und den anfallenden Gr\u00fcnabfall zum Kompost tragen. Meta-Informationen wie Zweck, Anwendungsbereich und \u00c4nderungsanhang helfen ihnen dabei. Sie sollten in wichtigen Dokumenten wie Handb\u00fcchern, Anweisungen jeglicher Art oder Merkbl\u00e4ttern standardm\u00e4ssig vorhanden sein und gepflegt werden.<\/p>\n

Kluge G\u00e4rtner schneiden regelm\u00e4ssig<\/strong><\/p>\n

Wenn der Garten bereits wuchert, l\u00e4sst sich ein Kahlschnitt oft nicht vermeiden. Kluge G\u00e4rtner aber arbeiten t\u00e4glich, daf\u00fcr nur kurz im Garten. Mit den richtigen Schnitten zur rechten Zeit l\u00e4sst sich der Pflegeaufwand auf ein notwendiges Minimum reduzieren. Was heisst das f\u00fcr Ihr Unternehmen? Geben Sie der Systemdokumentation und dem Dokumentenmanagement Ihres Unternehmens das n\u00f6tige Gewicht. Dadurch lassen sich viele Leerl\u00e4ufe und Folgekosten vermeiden.<\/p>\n

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