![\"Die](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Die-passende-Software-finden.jpg\")
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Qualit\u00e4tsdienstleister \u2013 egal ob eigenst\u00e4ndig oder eingebettet in ein gr\u00f6sseres Unternehmen \u2013 f\u00fchren ein B\u00fcro, wie viele andere Unternehmen auch. In einigen wichtigen Punkten arbeiten sie aber deutlich anders als Handelsbetriebe, Handwerker oder Unternehmen anderer Branchen. Daraus entsteht eine Reihe von besonderen Bed\u00fcrfnissen, welche durch eine gute Projektmanagement-Software unbedingt erf\u00fcllt werden sollten.<\/p>\n
Zeit- und Leistungserfassung<\/strong>: Dienstleister verrichten Arbeit, die in Zeit gemessen wird. Die Zeiterfassung ist daher das Herzst\u00fcck im Wertsch\u00f6pfungsprozess und macht gleichzeitig jeden Mitarbeitenden zu einem Anwender der Projektmanagement-Software.<\/p>\n Aufwandrapportierung und Rechnungsstellung<\/strong>: Im Dienstleistungsunternehmen werden von allen internen und externen Mitarbeitern die Aufw\u00e4nde, Leistungen, Spesen und Fremdkosten auf die unterschiedlichen Projekte erfasst. Das muss schnell, einfach, sicher und ortsunabh\u00e4ngig geschehen. Am Ende des Monats m\u00fcssen die Kundenrechnungen (oder die internen Abrechnungen) und die dazugeh\u00f6rigen Leistungsrapporte quasi \u00abauf Knopfdruck\u00bb automatisiert erstellt, gedruckt oder sogar gleich an die Kunden gemailt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n Projektplanung und Controlling<\/strong>: F\u00fcr die Vor- und Nachkalkulation muss die Projektmanagement-Software Projekte logisch strukturieren und planen und bereits w\u00e4hrend ihrer Umsetzung zuverl\u00e4ssig \u00fcberwachen k\u00f6nnen. Sind wir auf Kurs? Oder liegen wir daneben und wenn ja, wie viel? Wo landen wir, wenn wir so weitermachen?<\/p>\n Dokumenten- und Informationsmanagement<\/strong>: Die Arbeit vieler Dienstleister produziert im Ergebnis Dokumente und Informationen aller Art. Diese sollten entweder in der Projektmanagement- Software oder \u2013 oft besser \u2013 direkt in einer dazu passenden, spezialisierten Dokumenten-Management-L\u00f6sung (einem sogenannten \u00abDMS\u00bb) versorgt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n Beziehungsmanagement<\/strong>: Dienstleister arbeiten f\u00fcr und mit Menschen. Eine passende Projektmanagement-Software muss daher der Komplexit\u00e4t in der Kundenbeziehung Rechnung tragen, indem sie die businessrelevanten Verbindungen f\u00fcr alle am Projekt Beteiligten sicht- und nutzbar macht.<\/p>\n Dezentrales und mobiles Arbeiten<\/strong>: Dienstleister sind Wissensarbeiter, welche nicht mehr nur in ihrem B\u00fcro, sondern beim Kunden, in Shared Offices, unterwegs, zu Hause oder sonst wo arbeiten. Eine gute Projektmanagement-Software f\u00fcr Dienstleister muss dies \u00fcberall und jederzeit erm\u00f6glichen, sicher und zuverl\u00e4ssig.<\/p>\n Grosser Digitalisierungsbedarf bei Qualit\u00e4tsdienstleistern <\/strong> Akzeptanz und Investitionssicherheit sind Schl\u00fcssel zum Erfolg <\/strong> <\/p>\n Priorisieren Sie die Akzeptanz und machen Sie Betroffene zu Beteiligten, indem Sie alle in den Auswahlprozess der Software in geeigne-ter Weise involvieren. Die daraus resultierende Kaufentscheidung sollte f\u00fcr alle nachvollziehbar und transparent sein. Planen und setzen Sie die anschliessende Einf\u00fchrung seri\u00f6s und mit realistischen Vorgaben um.<\/p>\n <\/p>\n Last, but not least bewerten Sie Ihre Projektmanagement-Software betriebswirtschaftlich als Investition, die sich rentieren muss. Mithilfe einer Investitions-Nutzen-Rechnung ermitteln Sie den Amortisationszeitpunkt. Der sollte in der Regel nicht l\u00e4nger als zwei bis drei Jahre nach Einf\u00fchrung der Software erreichbar sein.<\/p>\n Der Prozess einer effizienten und sicheren Softwareevaluation <\/strong> <\/p>\n Kein Einf\u00fchrungsprojekt sollte ohne klare, schriftlich formulierte Zielsetzungen gestartet werden. Denn erst die aufgeschriebenen Ziele bringen die notwendige Klarheit, Struktur und das gew\u00fcnschte Endergebnis in den Einf\u00fchrungsprozess und bilden die Grundlage daf\u00fcr, dass das Projekt ein Erfolg werden kann. Achten Sie weiter darauf, dass die Ziele konkret und verbindlich sind und dass sie vor allem individuell Ihrem eigenen Unternehmen entspringen.<\/p>\n <\/p>\n Eine Softwareauswahl ohne Anforderungskatalog ist wie Stochern im Nebel. Entweder man hat Gl\u00fcck und findet sein Ziel, in unserem Fall eine passende Projektmanagement-Software, oder man hat weniger Gl\u00fcck und verfehlt es, in unserem Fall eine m\u00e4ssig oder gar schlecht funktionierende Software. Die Wahrscheinlichkeit f\u00fcr Zweiteres ist dabei deutlich gr\u00f6sser, wie die Praxis immer wieder zeigt. Nat\u00fcrlich gibt es die \u00abeierlegende Wollmilchsau\u00bb nicht. Aber der Anforderungskatalog ist dennoch das beste, wenn nicht gar das einzige Mittel, um Ihre Bed\u00fcrfnisse mit den auf dem Markt verf\u00fcgbaren Softwarel\u00f6sungen zuverl\u00e4ssig abzugleichen und Ihrem Unternehmen am Schluss eine optimale Projektmanagement-Software zu garantieren.<\/p>\n <\/p>\n Aus allen Softwarel\u00f6sungen im Markt wird eine Longlist erstellt. Diese wird sodann auf eine Shortlist gek\u00fcrzt, welche nur noch Softwarel\u00f6sungen enthalten darf, die grunds\u00e4tzlich f\u00fcr den Einsatz bei einem Dienstleister in den Bereichen Qualit\u00e4tssicherung bzw. Qualit\u00e4tsmanagement, Risk Management, Prozess- und Projektmanagement tauglich sind. Erst jetzt werden die L\u00f6sungen der Shortlist in einem systematischen Verfahren in die Tiefe analysiert und beurteilt. Bei der Kaufentscheidung sollten Sie unbedingt nicht nur die Software, sondern auch den Anbieter auf Herz und Nieren pr\u00fcfen. Er wird sp\u00e4ter bei der Einf\u00fchrung und dem sicheren Betrieb der Software einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg beisteuern.<\/p>\n <\/p>\n Und dann ist es so weit. Der Auswahlprozess ist beendet, der Gewinner wurde gek\u00fcrt, und damit steht der Einf\u00fchrung Ihrer neuen Projektmanagement-Software nichts mehr im Weg. Halten Sie aber auch jetzt noch den \u00abProjektmodus\u00bb unbedingt aufrecht und sichern Sie die kritische Phase der Softwareeinf\u00fchrung durch gen\u00fcgend Zeit und Ressourcen ab.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Qualit\u00e4tsdienstleister \u2013 egal ob eigenst\u00e4ndig oder eingebettet in ein gr\u00f6sseres Unternehmen \u2013 f\u00fchren ein B\u00fcro, wie viele andere Unternehmen auch. 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\nViele Dienstleister arbeiten nach wie vor mit einem Sammelsurium an Werkzeugen. Nicht selten bestehen einige davon auch noch aus Papier, was zu einem hohen Anteil an Handarbeit f\u00fchrt. Gleichzeitig sind die vielen Tools schlecht integriert und kaum dazu in der Lage, ihre Informationen ohne weiteres Zutun des Anwenders miteinander auszutauschen. Auf diese Weise kann der zunehmende Wettbewerbs- und Digitalisierungsdruck bei Dienstleistern kaum bew\u00e4ltigt werden. Kommt hinzu, dass sich j\u00fcngere Mitarbeitende f\u00fcr solche Zust\u00e4nde kaum begeistern lassen und sich daher lieber Arbeitgeber suchen, welche auch IT-technisch auf der H\u00f6he der Zeit sind.<\/p>\n
\nSchon manches Softwareeinf\u00fchrungsprojekt brachte nicht die Ergebnisse, die sich die Verantwortlichen vorstellten, oder es erlitt sogar ganz Schiffbruch. Einer der h\u00e4ufigsten Gr\u00fcnde daf\u00fcr liegt in einer schlechten Akzeptanz der Software durch die Mitarbeitenden. Was m\u00fcssen Sie tun, damit Ihnen das nicht passiert?<\/p>\n
\nDie Softwareevaluation ist ein klassisches Projekt und muss auch als solches gef\u00fchrt werden. Gleichzeitig haben Sie als Dienstleister in der Regel wenig \u00dcbung darin, sodass die Methodik f\u00fcr den Erfolg des Projektes eine Match-entscheidende Rolle spielt. Alternativ k\u00f6nnen Sie sich einen erfahrenen Auswahlberater engagieren, oder Sie suchen sich einen Softwareanbieter, welcher Sie auch methodisch bei der Auswahl unterst\u00fctzt. Damit gewinnen Sie gr\u00f6ssere Sicherheit.<\/p>\n