ewz mise sur un système de gestion intégré pour plus d'efficacité

ewz fait partie des plus grandes entreprises d'approvisionnement en énergie de Suisse. Dans ses propres centrales électriques en Suisse et à l'étranger, ewz produit de l'électricité 100 % naturelle à partir d'énergie hydraulique, éolienne et solaire. De plus, ewz propose des fournitures d'électricité individuelles pour les entreprises ayant droit au marché ainsi que des solutions de télécommunication sur mesure. Dans la ville de Zurich et dans certaines parties des Grisons, ewz est responsable de l'approvisionnement en électricité. À Zurich, l'entreprise exploite en outre un réseau de fibre optique couvrant l'ensemble du territoire ainsi que plusieurs réseaux thermiques. Dans toute la Suisse, ewz réalise des installations d'approvisionnement en énergie durables pour des sites et des grands projets ainsi que des réseaux énergétiques pour des communes et des quartiers. Avec environ 1 300 collaborateurs, ewz a réalisé un chiffre d'affaires de 1,4 milliard de francs en 2024.

Avec le développement continu des tâches et des activités, l'organisation interne d'ewz n'a cessé de croître pendant de nombreuses années. Dans la pratique, cela s'est traduit par une complexité croissante des processus et des systèmes : Différents secteurs ont développé leurs propres processus et outils informatiques, souvent indépendamment les uns des autres. Il en a résulté des structures isolées avec des expressions de processus parfois redondantes ou contradictoires. «Nous avions plus de 700 outils dont personne ne pouvait avoir une vue d'ensemble", explique Regula Ramseier, spécialiste de la gestion de la qualité et du SCI.

Avec l'introduction de la gestion des risques et du système de contrôle interne (SCI) dans la ville de Zurich, il est apparu clairement que l'ancienne configuration devait être repensée pour devenir un système de gestion intégré qui relie non seulement les processus et les systèmes, mais aussi les risques et les contrôles, et qui les rend opérationnels. "Nous voulions passer de la collecte manuelle des faits dans Excel à de véritables flux de travail qui soient compréhensibles", explique Ramseier.

Il était important de disposer d'une solution simple et compréhensible, qui réunisse l'organisation, la technologie et la conformité sur une plateforme centrale.

Mise en œuvre : changement progressif grâce à un système de gestion intégré

En 2011, ewz a trouvé en BOC Group un partenaire dont les solutions modulaires répondaient aux exigences et posaient les bases techniques de changements profonds. En plusieurs phases, ewz a introduit les plateformes de gestion ADONIS (gestion des processus), ADOIT (architecture d'entreprise) et ADOGRC (Governance, Risk & Compliance).

Une équipe centrale de gestion des processus a été formée pour définir des normes contraignantes pour tous les secteurs. Les processus ont été documentés au maximum jusqu'au troisième niveau, les instructions obsolètes ont été supprimées.

Dans le contexte du SCI, le nouveau setup crée des structures claires pour les risques, les contrôles et les responsabilités - soutenues par des workflows automatisés. Si un contrôle est enregistré dans le processus, le système demande automatiquement une confirmation de son exécution.

Aujourd'hui, les collaborateurs et les clients bénéficient d'une efficacité et d'une transparence nettement accrues. "Tout à coup, nous nous sommes aperçus que nous avions trois interlocuteurs pour notre clientèle et que chacun d'entre eux travaillait de manière totalement différente", c'est ainsi que Daniela Maag-Biri, responsable de la gestion des processus, décrit les anciens défis.

L'introduction des nouveaux systèmes a donné des résultats impressionnants : de 700 applications à l'origine, ewz les a réduites à environ 150, et de plus de 500 processus individuels, environ 300 procédures clairement définies ont été créées.

Bien plus qu'un projet technique, cette transformation a impliqué un changement culturel. Dans une entreprise active dans toute la Suisse, il est crucial non seulement d'introduire de nouveaux outils, mais aussi d'instaurer la confiance et la compréhension. "Patience, patience, patience - et beaucoup d'écoute", c'est ainsi que Regula Ramseier décrit l'essence du changement.

Aujourd'hui, la gestion des processus rapproche les différentes cultures : "Grâce aux processus, nous parlons aujourd'hui la même langue", suit Regula Ramseier.

Un système vivant plutôt qu'une immobilité parfaite

Selon lui, il est important de rester pragmatique et de commencer à petite échelle plutôt que de vouloir tout perfectionner dès le début. "Nous nous demandons toujours pourquoi nous en avons vraiment besoin ? S'agit-il uniquement de documentation ou voulons-nous vraiment analyser et améliorer continuellement ?", explique Daniela Maag-Biri à propos de la procédure. Selon elle, une approche progressive et l'implication précoce de toutes les parties prenantes, en particulier les services informatiques et de conformité, sont essentielles au succès.

Le système de gestion intégrée chez ewz n'est pas un projet achevé, mais un organisme vivant. Le travail de réduction et de regroupement des processus se poursuit et les interfaces entre les outils sont améliorées. A l'avenir, le potentiel des systèmes intégrés doit être davantage exploité, notamment en ce qui concerne les processus automatisés et les indicateurs de performance clés (KPI) pilotés par les données. "Cela nous permettra de travailler encore plus efficacement avec la gestion de la qualité pour atteindre les objectifs stratégiques d'ewz", explique Regula Ramseier.

Personnes interviewées :
Regula Ramseier, spécialiste de la gestion de la qualité et du SCI chez ewz, Daniela Maag-Biri, responsable de la gestion des processus chez ewz.

Auteur et interviews :
Luzia Anna Rikli travaille au service Marketing & Business Development de BOC Information Technologies Consulting GmbH à Winterthur.