WKS KV Bildung Bern le prouve : la gestion de la qualité peut aussi être un plaisir
Le changement d'ISO à venir, les changements de personnel et un système de gestion de la qualité obsolète constituaient le cocktail parfait pour que la WKS KV Bildung Bern remette sa gestion de la qualité sur de toutes nouvelles bases.
L'objectif était ambitieux : "Nos presque 500 utilisateurs doivent utiliser un système de gestion de la qualité qui s'intègre si parfaitement dans leur travail quotidien qu'ils ne le remarquent même pas", explique Andrea Hofmann, manager de la transformation et membre de la direction de la WKS KV Bildung Bern.
L'intégration plutôt que l'isolement grâce à Microsoft 365
Et c'est précisément l'un des points faibles les plus fréquents des solutions de gestion de la qualité dédiées. Il s'agit souvent d'applications isolées pour lesquelles les collaborateurs ne retrouvent même plus les données de connexion au bout d'un certain temps.
Pour Hofmann et son équipe, le fait que la nouvelle gestion de la qualité soit basée sur SharePoint Online était une évidence dès le départ : "Nous utilisons déjà la plateforme dans la communication et la collaboration quotidiennes et nous utilisons également Microsoft Teams". On ne voulait pas d'un outil supplémentaire avec de nombreuses fonctions qui sont déjà disponibles dans M365. La gestion de la qualité ne doit pas être un endroit isolé dans le paysage du système, mais s'intégrer dans la plateforme du poste de travail.
Une joie contagieuse dans le travail de gestion de la qualité
La WKS a également formé la nouvelle "équipe de gestion de la qualité" selon le même principe : pas de spécialistes isolés, mais une approche participative. Trois personnes ont endossé la casquette de la gestion de la qualité en plus de leurs tâches existantes et créent les nouveaux processus parce qu'elles le veulent par motivation intrinsèque. Le fait que deux des trois personnes fassent partie de la direction est certainement un facteur décisif. Le thème de la gestion de la qualité est ainsi ancré au plus haut niveau.
Cela crée une joie et une motivation contagieuses que l'on ne rencontre que très rarement dans le monde du travail. Et cela en plein milieu de l'implémentation : "En arrière-plan, nous sommes en train de travailler à plein régime - transférer les documents, établir la carte des processus, intégrer les diagrammes Visio - et bientôt, il s'agira d'obtenir les autorisations", explique Martina Körnli, collaboratrice du support de formation et responsable du système de gestion.
300+ systèmes de gestion de la qualité basés sur SharePoint mis en place
"La collaboration avec IOZ AG est tout simplement géniale", conclut Andrea Hofmann. "D'une part, nous nous entendons super bien culturellement, d'autre part, nous profitons de leur grande expérience". Implémenter des systèmes de gestion des processus et de la qualité avec Microsoft 365, c'est la spécialité d'IOZ AG. De nombreuses PME ne sont pas conscientes qu'elles ont déjà un système de gestion de la qualité à portée de main avec les licences M365 existantes.
L'auditrice était également satisfaite de ce qu'elle avait vu lors du pré-audit chez WKS. "Nous pouvons également couvrir directement les points en suspens de l'audit préliminaire avec des fonctions dans notre nouveau système de gestion de la qualité SharePoint", a déclaré Hofmann.
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