![\"La](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Der-kleinste-Baustein-der-Digitalisierung.jpg\")
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Si les entreprises veulent continuer \u00e0 fonctionner de mani\u00e8re \u00e9conomique et commerciale, il n'y a gu\u00e8re de moyen de contourner la num\u00e9risation. Les domaines d\u00e9finissables qui peuvent \u00eatre num\u00e9ris\u00e9s de mani\u00e8re relativement simple et qui pr\u00e9sentent en m\u00eame temps un avantage notable sont les services de traitement des documents - de la salle du courrier \u00e0 la gestion des contrats en passant par les achats et le service du personnel. Ici, les dossiers et les piles de papier d\u00e9terminent encore la routine quotidienne du travail. La lourdeur des recherches et la complexit\u00e9 des \u00e9changes entre les services bloquent en outre les ressources centrales avec des t\u00e2ches de routine et rendent le travail inutilement difficile. On peut presque toujours dire que plus les flux de travail sont bas\u00e9s sur des documents, plus le potentiel d'optimisation est grand gr\u00e2ce \u00e0 un syst\u00e8me de gestion de contenu d'entreprise (ECM) num\u00e9rique et efficace.<\/p>\n
L'ECM, une porte ouverte sur la num\u00e9risation <\/strong> <\/p>\n Si les services ont reconnu ces avantages - et pour les services administratifs en particulier, ils sont \u00e9vidents - ils sont g\u00e9n\u00e9ralement ouverts aux changements et ont un grand charisme au sein de l'entreprise. Ils peuvent ainsi faire tomber les pr\u00e9jug\u00e9s de mani\u00e8re cibl\u00e9e et ouvrir la voie \u00e0 la num\u00e9risation de mani\u00e8re exemplaire avec le projet pilote. L'exp\u00e9rience a montr\u00e9 que les trois domaines suivants sont les mieux adapt\u00e9s \u00e0 cette entr\u00e9e :<\/p>\n <\/p>\n 1. une meilleure qualit\u00e9 des contrats gr\u00e2ce \u00e0 la gestion num\u00e9rique des contrats<\/strong><\/em> De nombreuses entreprises g\u00e8rent encore leurs contrats dans des classeurs analogiques et conservent les donn\u00e9es de base dans SAP - qu'il s'agisse de contrats clients ou de contrats avec des fournisseurs et des prestataires de services externes. Cependant, comme il faut respecter les d\u00e9lais pour r\u00e9silier, prolonger ou ren\u00e9gocier les conditions en temps voulu, il est difficile pour les commis de garder une trace des contrats qui ont \u00e9t\u00e9 ex\u00e9cut\u00e9s pendant des ann\u00e9es. Si ces d\u00e9lais ne sont pas respect\u00e9s avec le plus grand soin et que les mesures appropri\u00e9es ne sont pas prises, cela peut entra\u00eener des retards dans le paiement des frais et des renouvellements non souhait\u00e9s. Avec un syst\u00e8me de gestion num\u00e9rique des contrats, en revanche, les employ\u00e9s peuvent examiner, \u00e9valuer, classer, cr\u00e9er et r\u00e9silier des contrats \u00e0 long terme en toute s\u00e9curit\u00e9. Dans la salle du courrier, le contrat est scann\u00e9, index\u00e9 et clairement attribu\u00e9 \u00e0 l'employ\u00e9 responsable. Une interface avec SAP permet d'acc\u00e9der \u00e0 toutes les donn\u00e9es de base n\u00e9cessaires. Le statut actuel du document indique si le contrat est en cours de traitement, s'il expirera bient\u00f4t ou s'il a d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 r\u00e9sili\u00e9. Le syst\u00e8me fournit \u00e9galement des flux de travail, des rappels de d\u00e9lais et des responsabilit\u00e9s d\u00e9finies qui rendent l'administration plus facile et plus s\u00fbre. Cela permet aux employ\u00e9s concern\u00e9s de se concentrer \u00e0 nouveau sur leurs t\u00e2ches principales : n\u00e9gocier de meilleures conditions contractuelles et les mettre en \u0153uvre dans un syst\u00e8me all\u00e9g\u00e9.<\/p>\n <\/p>\n 2. bo\u00eete aux lettres num\u00e9rique transparente<\/strong><\/em> De nombreuses entreprises ont d\u00e9j\u00e0 reconnu la n\u00e9cessit\u00e9 et les avantages d'une bo\u00eete de r\u00e9ception num\u00e9rique : Une r\u00e9cente \u00e9tude de Bitkom montre que presque une entreprise allemande sur deux veut supprimer le courrier papier. Afin de faire face au nombre croissant de courriers \u00e9lectroniques, un quart des moyennes entreprises allemandes ont d\u00e9j\u00e0 num\u00e9ris\u00e9 leur bo\u00eete de r\u00e9ception. Le courrier entrant est scann\u00e9 d\u00e8s sa r\u00e9ception, affect\u00e9 \u00e0 des sujets sp\u00e9cifiques \u00e0 l'aide d'une reconnaissance de texte OCR automatis\u00e9e, pourvu de m\u00e9tadonn\u00e9es et enfin stock\u00e9 dans une bo\u00eete de r\u00e9ception num\u00e9rique d'o\u00f9 les employ\u00e9s peuvent r\u00e9cup\u00e9rer et traiter les documents. Les courriers \u00e9lectroniques et les t\u00e9l\u00e9copies peuvent \u00e9galement \u00eatre conserv\u00e9s et trait\u00e9s dans un tel syst\u00e8me. L'enregistrement \u00e0 l'\u00e9preuve des audits de toutes les \u00e9tapes de traitement accro\u00eet la transparence et la capacit\u00e9 des commis \u00e0 fournir des informations. Les d\u00e9lais de traitement sont consid\u00e9rablement r\u00e9duits et les co\u00fbts inutiles \u00e9vit\u00e9s. Un tel \"carnet de courrier\" central permet en fin de compte de traiter en temps utile les documents et les demandes entrants.<\/p>\n <\/p>\n 3. rationaliser le travail du personnel gr\u00e2ce aux dossiers personnels \u00e9lectroniques<\/strong><\/em> Alors que de nombreuses entreprises g\u00e8rent d\u00e9j\u00e0 aujourd'hui leurs donn\u00e9es personnelles via le module SAP HCM, y enregistrent leurs donn\u00e9es et les archivent \u00e9galement, il manque encore des fonctions importantes pour num\u00e9riser utilement le service des ressources humaines et pour normaliser et concentrer l'inventaire des dossiers. Cela n\u00e9cessite, par exemple, une recherche crois\u00e9e en texte int\u00e9gral dans les fichiers num\u00e9riques et la possibilit\u00e9 de cr\u00e9er des rendez-vous et des resoumissions. Cela peut \u00eatre mis en \u0153uvre avec une solution de dossier personnel \u00e9lectronique qui est reli\u00e9e \u00e0 un syst\u00e8me SAP existant via une interface. Ce n'est que de cette mani\u00e8re que toutes les informations sur un employ\u00e9 sont centralis\u00e9es et peuvent \u00e9galement \u00eatre partag\u00e9es avec les directeurs et les cadres des succursales ou mises \u00e0 la disposition des employ\u00e9s pour inspection selon des autorisations de lecture ou d'\u00e9criture d\u00e9finies. En outre, des documents tels que les certificats d'emploi ou les contrats de travail peuvent \u00eatre automatiquement cr\u00e9\u00e9s et stock\u00e9s dans l'ECM, ce qui \u00e9limine la n\u00e9cessit\u00e9 d'un programme de traitement de texte. Afin de stocker en toute s\u00e9curit\u00e9 les documents num\u00e9riques qui ne peuvent pas ou ne peuvent pas \u00eatre attribu\u00e9s \u00e0 un employ\u00e9, un dossier employeur suppl\u00e9mentaire est \u00e9galement utile.<\/p>\n D\u00e9cision de mise en \u0153uvre la plus importante : Nuage vs. sur site<\/strong> Un bureau sans papier gr\u00e2ce \u00e0 l'ECM ?<\/strong> <\/p>\n <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Wollen Unternehmen weiterhin wirtschaft-lich und marktf\u00e4hig agieren, f\u00fchrt f\u00fcr sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Abgrenzbare Bereiche, die vergleichsweise unkompliziert digitalisiert werden k\u00f6nnen und gleichzeitig einen sp\u00fcrbaren Nutzen da-von tragen, sind die dokumentenverarbei-tenden Abteilungen \u2013 von der Poststelle \u00fcber die Vertragsverwaltung im Einkauf bis hin zur Personalabteilung. Akten und Papiersta-pel bestimmten […]<\/p>\n","protected":false},"author":62,"featured_media":11106,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[5],"tags":[4769],"class_list":["post-11082","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-business_excellence","tag-1-2-2017"],"acf":[],"yoast_head":"\n
\nN\u00e9anmoins, de nombreux services ont du mal \u00e0 se d\u00e9faire des dossiers familiers - de peur que des informations importantes ne soient alors perdues. Mais le contraire est vrai : la GCE permet de g\u00e9rer de mani\u00e8re structur\u00e9e des informations commerciales non structur\u00e9es sous forme de fichiers, de documents et de fichiers m\u00e9dias. \u00c0 cette fin, les fichiers et documents analogiques existants sont num\u00e9ris\u00e9s, dot\u00e9s de m\u00e9tadonn\u00e9es et ensuite mis \u00e0 disposition dans un lieu central afin qu'ils puissent \u00eatre facilement retrouv\u00e9s. Des fonctions suppl\u00e9mentaires et des flux de travail d\u00e9finis permettent \u00e9galement d'automatiser et de rationaliser les processus de routine, augmentant ainsi consid\u00e9rablement l'efficacit\u00e9 des services administratifs. En plus de la gestion num\u00e9rique, les documents peuvent \u00e9galement \u00eatre cr\u00e9\u00e9s automatiquement ou semi-automatiquement directement dans l'ECM : Au lieu de r\u00e9diger un contrat dans Word et de le charger \u00e0 son tour dans le syst\u00e8me, les employ\u00e9s peuvent s'\u00e9pargner ce d\u00e9tour en utilisant un outil int\u00e9gr\u00e9 de cr\u00e9ation de documents. Le classement et l'archivage sont \u00e9galement compl\u00e8tement \u00e9limin\u00e9s ; les employ\u00e9s conservent les donn\u00e9es une seule fois et \u00e0 un point central. Les documents sont \u00e9galement beaucoup plus faciles \u00e0 rechercher gr\u00e2ce \u00e0 la reconnaissance automatique de texte. En outre, un ECM correct offre une meilleure protection des donn\u00e9es qu'un classeur verrouillable, puisque les autorisations d'acc\u00e8s sont clairement r\u00e9glement\u00e9es : Par exemple, alors que les employ\u00e9s du d\u00e9partement des ressources humaines peuvent consulter tous les dossiers du personnel, les gestionnaires n'ont acc\u00e8s qu'\u00e0 certaines parties des dossiers de leurs employ\u00e9s. La gestion des documents num\u00e9ris\u00e9s favorise ainsi la mobilit\u00e9 des employ\u00e9s et la communication asynchrone qui devient de plus en plus courante dans le monde du travail dans une large mesure.<\/p>\n
\nUne fois qu'une entreprise a d\u00e9cid\u00e9 d'introduire un syst\u00e8me de gestion de documents num\u00e9riques, elle est souvent confront\u00e9e \u00e0 la d\u00e9cision d'utiliser ce service en ligne depuis le cloud ou d'installer la solution sur ses propres serveurs internes. Si les deux mod\u00e8les ont leurs avantages et leurs inconv\u00e9nients, il y a beaucoup \u00e0 dire sur le nuage, en particulier pour les nouveaux venus dans la num\u00e9risation. Elle permet une entr\u00e9e plus simple et plus \u00e9conomique : le service informatique ne doit pas mettre en place un nouveau syst\u00e8me sur les serveurs, mais la solution est disponible rapidement et facilement via une connexion Internet - une \u00e9conomie importante. En outre, la solution peut \u00e9galement \u00eatre utilis\u00e9e en dehors du bureau \u00e0 tout moment, ce qui permet d'adapter les mod\u00e8les de travail flexibles. Il a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 d\u00e9montr\u00e9 que plusieurs applications en nuage peuvent \u00eatre reli\u00e9es plus facilement pour former de nouvelles solutions que les applications sur site. Par exemple, une solution de reconnaissance de documents et un syst\u00e8me de flux de travail peuvent \u00eatre combin\u00e9s de mani\u00e8re rentable pour cr\u00e9er un flux de travail de facturation - ce qui est particuli\u00e8rement avantageux pour les entreprises de taille moyenne qui ne veulent pas investir dans une solution enti\u00e8rement nouvelle. Toutefois, lors du choix d'une solution appropri\u00e9e, les entreprises doivent toujours pr\u00eater attention \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es n\u00e9cessaire et v\u00e9rifier que le fournisseur de services en nuage s'engage \u00e0 respecter les directives allemandes strictes en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es.<\/p>\n
\nM\u00eame si le bureau sans papier est invoqu\u00e9 \u00e0 plusieurs reprises, il faudra probablement attendre longtemps avant qu'il ne soit r\u00e9ellement mis en place. La s\u00e9curit\u00e9 juridique des documents num\u00e9riques n'a pas encore \u00e9t\u00e9 clarifi\u00e9e de mani\u00e8re satisfaisante, ce qui, dans certains cas, n\u00e9cessite encore aujourd'hui une double tenue de registres. Afin de pouvoir pr\u00e9senter les preuves pertinentes au tribunal si n\u00e9cessaire, les documents les plus importants, qui sont certifi\u00e9s par un notaire, par exemple, doivent \u00e9galement \u00eatre conserv\u00e9s sous forme papier. Ainsi, \u00e0 moyen terme, un bureau totalement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 reste une chim\u00e8re, notamment en raison de l'utilisation habituelle du papier et de la peur de perdre le contr\u00f4le. Cependant, puisque le l\u00e9gislateur s'est maintenant pench\u00e9 sur cette question, il faut esp\u00e9rer que la compr\u00e9hension de l'importance de la num\u00e9risation pour les entreprises changera dans un avenir proche. Ind\u00e9pendamment de cela, l'ECM acc\u00e9l\u00e8re d\u00e9j\u00e0 les processus op\u00e9rationnels et les flux de travail de mani\u00e8re durable et d\u00e9termine de plus en plus la comp\u00e9titivit\u00e9 dans le cadre de la num\u00e9risation.
\ndes entreprises.<\/p>\n