{"id":11083,"date":"2017-01-09T10:58:57","date_gmt":"2017-01-09T09:58:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.m-q.ch\/?p=11083"},"modified":"2021-02-12T11:47:36","modified_gmt":"2021-02-12T10:47:36","slug":"introduire-la-gestion-de-la-compliance-dans-une-pme","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.m-q.ch\/fr\/compliance-mana-gement-in-einem-kmu-einfuehren\/","title":{"rendered":"Introduire la gestion de la conformit\u00e9 dans une PME"},"content":{"rendered":"<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-11108\" src=\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Compliance-Mana-gement-in-einem-KMU-einfuehren.jpg\" alt=\"Introduire la gestion de la conformit\u00e9 dans une PME\" width=\"880\" height=\"848\" srcset=\"\" sizes=\"auto, (max-width: 880px) 100vw, 880px\" data-srcset=\"\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>En raison de leur complexit\u00e9 per\u00e7ue et des d\u00e9penses redout\u00e9es, les syst\u00e8mes de gestion de la conformit\u00e9 n'ont pas encore trouv\u00e9 leur place dans de nombreuses PME. Et ce, malgr\u00e9 le fait que l'environnement a consid\u00e9rablement chang\u00e9 en raison d'une application accrue de la loi \u00e0 l'encontre des entreprises et des membres de la direction g\u00e9n\u00e9rale. Les violations de la loi peuvent entra\u00eener des risques de responsabilit\u00e9 importants pour les entreprises et leur direction et menacer la r\u00e9putation et l'existence d'une entreprise.<\/p>\n<p><strong>Assistance \u00e0 la mise en conformit\u00e9 \u00e9galement pour les PME<\/strong><br \/>\nLa norme internationale ISO 19600 \"Syst\u00e8mes de gestion de la conformit\u00e9 - Lignes directrices\", publi\u00e9e en d\u00e9cembre 2014, aide les PME \u00e0 mettre en \u0153uvre et \u00e0 maintenir un syst\u00e8me de gestion de la conformit\u00e9 (SGC) efficace et performant. La norme ISO 19600:2014 (d\u00e9sormais \u00e9galement publi\u00e9e en allemand par le DIN) est applicable \u00e0 tous les organismes et, conform\u00e9ment au principe d'ad\u00e9quation et de proportionnalit\u00e9, constitue une ligne directrice appropri\u00e9e, ind\u00e9pendamment de la taille, de la structure, du type et de la complexit\u00e9 de l'entreprise. Ainsi, un CMS conforme \u00e0 la norme ISO 19600:2014 peut \u00eatre adapt\u00e9 \u00e0 l'entreprise sans trop de bureaucratie suppl\u00e9mentaire. L'exp\u00e9rience pratique montre que seules quelques mesures et proc\u00e9dures organisationnelles et une quinzaine de pages de textes originaux (d\u00e9cision du conseil d'administration sur les valeurs et la gouvernance, politique de conformit\u00e9, instructions sur les risques fondamentaux, plan de formation, plan d'audit et de rapport) sont n\u00e9cessaires pour construire un CMS simple et solide qui, si les bonnes mesures sont prises, sera probablement sup\u00e9rieur \u00e0 de nombreux CMS d'une grande entreprise internationale en termes de coh\u00e9rence du syst\u00e8me et d'efficacit\u00e9.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 un CMS efficace selon la norme ISO 19600:2014, une entreprise peut s'assurer avec un degr\u00e9 \u00e9lev\u00e9 d'efficacit\u00e9 que les obligations contraignantes sont respect\u00e9es. Cela permet d'\u00e9liminer ou de r\u00e9duire au minimum les risques de non-conformit\u00e9 et d'accro\u00eetre la s\u00e9curit\u00e9 juridique.<\/p>\n<p><strong>Exemple d'application d'un CMS selon la norme ISO 19600:2014<\/strong><br \/>\n\u00c0 l'\u00e9cole d'ing\u00e9nieurs ZHAW de Win-terthur, un m\u00e9moire de master en gestion int\u00e9gr\u00e9e des risques (MAS IRM) a examin\u00e9 la structure, le d\u00e9veloppement, la mise en \u0153uvre, l'\u00e9valuation, la maintenance et l'am\u00e9lioration d'un CMS selon la norme ISO 19600:2014 en prenant l'exemple d'une entreprise internationale de moins de 20 employ\u00e9s.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Le syst\u00e8me de gestion de l'entreprise \u00e9tait d\u00e9j\u00e0 bas\u00e9 sur la norme ISO 9001:2015, de sorte que la structure des normes (High Level Structure) \u00e9tait uniforme et que l'int\u00e9gration de la nouvelle norme ISO dans le syst\u00e8me de gestion int\u00e9gr\u00e9 (IMS) \u00e9tait simplifi\u00e9e.<\/p>\n<p><strong>Approche de la mise en \u0153uvre de la norme ISO 19600:2014 <\/strong><br \/>\nLa norme ISO 19600:2014 se compose de 7 \u00e9l\u00e9ments principaux et est essentiellement structur\u00e9e en deux phases principales, la mise en place et le fonctionnement du CMS. Il est important de noter que tous les \u00e9l\u00e9ments de la norme ISO 19600:2014 doivent \u00eatre mis en \u0153uvre de mani\u00e8re coh\u00e9rente afin de cr\u00e9er un CMS efficace et performant. Le CMS devrait \u00e9galement \u00eatre fond\u00e9 sur les principes d'une gouvernance d'entreprise bonne et responsable (par exemple, que les d\u00e9cisions de gestion soient orient\u00e9es vers la cr\u00e9ation de valeur durable, qu'une communication d'entreprise transparente et ouverte soit encourag\u00e9e, que les int\u00e9r\u00eats des parties int\u00e9ress\u00e9es soient sauvegard\u00e9s, que les risques soient trait\u00e9s de mani\u00e8re appropri\u00e9e, etc.)<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Le <em><strong>Phase de d\u00e9veloppement<\/strong> <\/em>contient principalement l'\u00e9l\u00e9ment \"contexte de l'organisation\", dans lequel l'orientation strat\u00e9gique du CMS est d\u00e9termin\u00e9e. Des objectifs de conformit\u00e9 clairs ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9finis et align\u00e9s sur les autres objectifs de l'entreprise. Le champ d'application du CMS a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 d\u00e9termin\u00e9 et document\u00e9. Ensuite, le cadre organisationnel pourrait \u00eatre d\u00e9fini. \u00c0 cette fin, les facteurs d'influence internes et externes importants qui ont un impact sur les performances du CMS ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9termin\u00e9s. L'environnement ext\u00e9rieur a \u00e9t\u00e9 analys\u00e9 au moyen d'une analyse syst\u00e9matique de l'environnement. Les exigences des parties internes ou externes concern\u00e9es (personnes ou organisations) ont \u00e9galement \u00e9t\u00e9 prises en compte, ce qui a pu \u00eatre v\u00e9rifi\u00e9 au moyen d'une analyse des parties prenantes. La strat\u00e9gie de conformit\u00e9 et la politique de conformit\u00e9 ont \u00e9galement \u00e9t\u00e9 d\u00e9finies sur la base des informations obtenues lors de la phase de d\u00e9veloppement.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>\u00c0 l'adresse suivante : <em><strong>Transition entre la phase de d\u00e9ploiement et la phase op\u00e9rationnelle<\/strong><\/em> Des proc\u00e9dures ont \u00e9t\u00e9 \u00e9tablies pour identifier syst\u00e9matiquement tous les engagements juridiques et volontaires contraignants et pour examiner leur impact avec les activit\u00e9s, les produits et les services de l'entreprise. Cela a permis d'identifier les risques d\u00e9coulant d'une violation des obligations contraignantes. Comme la norme ISO 19600:2014 est une norme bas\u00e9e sur le risque, l'\u00e9valuation et la gestion des risques ont fait l'objet d'une attention particuli\u00e8re.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Comme la structure commune des normes ISO, l'approche fond\u00e9e sur le risque est devenue une interface globale et centrale dans le monde de l'ISO. Dans un syst\u00e8me de gestion int\u00e9gr\u00e9 o\u00f9 les risques de diff\u00e9rents domaines doivent \u00eatre \u00e9valu\u00e9s, il est donc logique d'appliquer une approche syst\u00e9matique selon la norme ISO 31000:2009 Gestion des risques. De cette mani\u00e8re, les risques li\u00e9s \u00e0 la conformit\u00e9 pourraient \u00eatre identifi\u00e9s, analys\u00e9s, \u00e9valu\u00e9s et g\u00e9r\u00e9s de mani\u00e8re optimale.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Dans le <em><strong>Phase de fonctionnement<\/strong> <\/em>traite de la mise en place, du d\u00e9veloppement, de la mise en \u0153uvre, de l'\u00e9valuation, du maintien et de l'am\u00e9lioration d'un CMS efficace et performant. Gr\u00e2ce au cycle de gestion du PDCA (Plan-Do-Check-Act), les processus de conformit\u00e9 sont continuellement am\u00e9lior\u00e9s. Premi\u00e8rement, le CMS a \u00e9t\u00e9 strat\u00e9giquement planifi\u00e9 dans l'\u00e9l\u00e9ment \"Planification\" afin de garantir que les objectifs du CMS soient atteints et que les effets impr\u00e9vus soient pr\u00e9venus, d\u00e9tect\u00e9s ou r\u00e9duits. \u00c0 cette fin, des concepts, des mesures et des actions ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9finis pour faire face aux risques de non-conformit\u00e9 identifi\u00e9s lors de la phase de mise en place. Des objectifs de conformit\u00e9 clairs, mesurables et v\u00e9rifiables ont \u00e9galement \u00e9t\u00e9 d\u00e9finis pour les fonctions et les domaines concern\u00e9s. Celles-ci d\u00e9coulent notamment de la politique de conformit\u00e9.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 l'\u00e9l\u00e9ment \"leadership et engagement\", il a \u00e9t\u00e9 possible de montrer comment les organes de gestion peuvent, par leurs actions, influencer de mani\u00e8re significative l'importance et la performance du CMS : La norme ISO 19600:2014 souligne l'importance centrale d'un bon leadership et d'une culture fond\u00e9e sur les valeurs pour l'efficacit\u00e9 d'un SGC. Cela refl\u00e8te les conclusions empiriques selon lesquelles une culture de l'\u00e9thique et de la conformit\u00e9 ne peut se d\u00e9velopper sans l'exemple de la direction g\u00e9n\u00e9rale (\"tone at the top\"), sans valeurs et sans bonne gouvernance, et - m\u00eame si un code de conduite et un \"programme de conformit\u00e9\" sont en place - une gestion efficace de la conformit\u00e9 n'est pas possible.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>La m\u00eame structure de gestion que le syst\u00e8me de gestion existant pourrait \u00eatre utilis\u00e9e pour les responsabilit\u00e9s et les obligations de conformit\u00e9. Une structure ind\u00e9pendante aurait d\u00e9pass\u00e9 les capacit\u00e9s de l'entreprise et aurait occup\u00e9 la direction et les employ\u00e9s avec des t\u00e2ches administratives au lieu de consacrer des ressources au CMS. Toutefois, on a veill\u00e9 \u00e0 ce que la fonction de contr\u00f4le soit ind\u00e9pendante et dispose d'une autorit\u00e9 suffisante et d'un acc\u00e8s direct \u00e0 l'organe de contr\u00f4le (principes de bonne gouvernance).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Dans l'\u00e9l\u00e9ment \"Support\", les ressources internes et externes n\u00e9cessaires \u00e0 un CMS efficace ont \u00e9t\u00e9 identifi\u00e9es afin qu'elles puissent \u00eatre mises \u00e0 disposition et utilis\u00e9es efficacement par l'entreprise. La formation, l'\u00e9ducation et le d\u00e9veloppement ont \u00e9galement \u00e9t\u00e9 pr\u00e9vus pour s'assurer que les employ\u00e9s ont les comp\u00e9tences n\u00e9cessaires et peuvent apporter la contribution requise par la norme pour un CMS efficace. Un concept de communication a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 \u00e9labor\u00e9 pour assurer une communication active sur la conformit\u00e9 interne et externe. Ensuite, les processus, les lignes directrices, les proc\u00e9dures et leurs mesures de contr\u00f4le et de pilotage, qui sont n\u00e9cessaires \u00e0 la r\u00e9alisation du CMS, pourraient \u00eatre mis en \u0153uvre dans l'\u00e9l\u00e9ment \"Op\u00e9ration\". Les processus externes et les tierces parties ont \u00e9galement \u00e9t\u00e9 pris en compte.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Afin de garantir l'efficacit\u00e9 du CMS, des proc\u00e9dures ont \u00e9t\u00e9 \u00e9tablies dans l'\u00e9l\u00e9ment \"\u00e9valuation des performances\" pour suivre, analyser et \u00e9valuer r\u00e9guli\u00e8rement le CMS lui-m\u00eame et ses performances. \u00c0 cette fin, des indicateurs mesurables ont \u00e9t\u00e9 identifi\u00e9s pour quantifier les performances de l'entreprise en mati\u00e8re de conformit\u00e9. Il s'agissait de l'efficacit\u00e9 de la formation, des mesures correctives \u00e9valu\u00e9es (indicateurs d'activit\u00e9), du nombre de violations de la conformit\u00e9 signal\u00e9es, de l'impact financier des violations de la conformit\u00e9 (indicateurs r\u00e9trospectifs), de l'impact des risques de conformit\u00e9 (indicateur prospectif).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Un syst\u00e8me de rapport a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 mis en place pour informer la direction sur l'efficacit\u00e9 et la pertinence du CMS. Les r\u00e9sultats de la surveillance continue pourraient \u00eatre int\u00e9gr\u00e9s aux rapports d\u00e9j\u00e0 disponibles dans l'entreprise. Pour les \u00e9v\u00e9nements qui doivent \u00eatre signal\u00e9s rapidement, tels que les violations de la conformit\u00e9, un syst\u00e8me de notification des exceptions a \u00e9t\u00e9 mis en place afin que celles-ci puissent \u00eatre signal\u00e9es aux services, fonctions et autorit\u00e9s n\u00e9cessaires.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Afin d'am\u00e9liorer le CMS et de d\u00e9couvrir les points faibles, l'\u00e9l\u00e9ment <em><strong>\"Am\u00e9lioration\".<\/strong><\/em> le traitement par l'entreprise des violations de la conformit\u00e9. De cette mani\u00e8re, il convient d'identifier les mesures visant \u00e0 \u00e9liminer les causes et \u00e0 pr\u00e9venir autant que possible une r\u00e9currence. Sanctionner les employ\u00e9s \u00e0 tous les niveaux en cas de violation d\u00e9lib\u00e9r\u00e9e ou n\u00e9gligente de la conformit\u00e9 est un \u00e9l\u00e9ment central d'un CMS qui fonctionne. De nombreuses entreprises h\u00e9sitent \u00e0 exiger des responsabilit\u00e9s et \u00e0 imposer des sanctions. Cependant, sans culture de la responsabilit\u00e9 et des sanctions, l'exigence de respect des valeurs et de respect des engagements contraignants reste lettre morte (\"conformit\u00e9 papier\"). Le diagramme montre comment le cycle de gestion de l'APDC est repr\u00e9sent\u00e9 dans la norme.<\/p>\n<p><strong>La norme ISO 19600:2014 est \u00e9galement adapt\u00e9e aux PME<\/strong><br \/>\nLes recherches men\u00e9es dans le cadre de la th\u00e8se de master susmentionn\u00e9e ont permis de conclure qu'un syst\u00e8me de gestion de contenu conforme \u00e0 la norme ISO 19600:2014 est \u00e9galement parfaitement adapt\u00e9 \u00e0 une PME de moins de 20 employ\u00e9s et cr\u00e9e les conditions n\u00e9cessaires pour r\u00e9pondre aux exigences actuelles et futures d'un syst\u00e8me de gestion de contenu efficace selon les r\u00e8gles de l'art (lege artis).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>L'int\u00e9gration du CMS selon la norme ISO 19600:2014 dans les syst\u00e8mes de gestion existants selon la norme ISO est simple et pratique gr\u00e2ce \u00e0 la structure uniforme de tous les syst\u00e8mes de gestion ISO, aux termes d\u00e9finis de mani\u00e8re uniforme et aux gains d'efficacit\u00e9 dus aux connaissances de base existantes en mati\u00e8re de gestion des cycles de gestion PDCA et \u00e0 l'audit plus simple r\u00e9alis\u00e9 par les auditeurs internes et externes. Il en r\u00e9sulte un outil de gestion solide et un syst\u00e8me de gestion plus efficace, car davantage d'aspects sont pris en compte et le syst\u00e8me de gestion est de plus en plus align\u00e9 sur les objectifs g\u00e9n\u00e9raux de l'entreprise. De cette mani\u00e8re, les processus de l'entreprise peuvent \u00eatre con\u00e7us, dirig\u00e9s et contr\u00f4l\u00e9s de mani\u00e8re plus efficace et plus efficiente. Cela a un effet positif sur la gestion des risques et donc sur le succ\u00e8s de l'entreprise, comme le fait toute bonne gestion professionnelle.<\/li>\n<li>Lors de l'int\u00e9gration du CMS, il est essentiel d'analyser et de maintenir de mani\u00e8re proactive les interfaces avec les autres syst\u00e8mes de gestion de l'organisme : gestion de la qualit\u00e9 (ISO 9001:2015), gestion des risques (ISO 31000:2009), gestion environnementale (ISO 14001:2015), gestion de la s\u00e9curit\u00e9 de l'information (ISO 27001:2013), gestion de la sant\u00e9 et de la s\u00e9curit\u00e9 au travail (ISO 45001:2016) et gestion de la continuit\u00e9 des activit\u00e9s (BCM, ISO 22301 : 2010). Ce n'est que si ce d\u00e9fi est relev\u00e9 qu'un syst\u00e8me de gestion int\u00e9gr\u00e9 (SGI) efficace et efficient peut \u00eatre cr\u00e9\u00e9, qui apporte un maximum d'avantages \u00e0 l'organisation.<\/li>\n<li>Les \u00e9l\u00e9ments de la norme ISO 19600:2014 suivent le cycle de gestion bien connu de l'ACDC. Dans cette s\u00e9quence logique, le CMS peut \u00eatre mis en \u0153uvre et am\u00e9lior\u00e9 de mani\u00e8re m\u00e9thodique et efficace. Cela conduit \u00e0 une solution de conformit\u00e9 durable et efficace.<\/li>\n<li>Les risques de conformit\u00e9 ou les activit\u00e9s qui peuvent conduire \u00e0 la non-conformit\u00e9 aux obligations de conformit\u00e9 peuvent \u00eatre identifi\u00e9s, analys\u00e9s, \u00e9valu\u00e9s et g\u00e9r\u00e9s de mani\u00e8re optimale gr\u00e2ce \u00e0 l'interaction avec la norme ISO 31000:2009 (approche fond\u00e9e sur le risque selon la norme ISO 31000:2009).<\/li>\n<li>En cas de violation des r\u00e8gles, une entreprise peut prouver qu'il n'y a pas de faute organisationnelle (droit p\u00e9nal des soci\u00e9t\u00e9s, article 102 du code p\u00e9nal) et ainsi \u00e9galement prot\u00e9ger la direction contre les risques de responsabilit\u00e9 et l'exon\u00e9rer en cas de violation individuelle. En outre, un CMS efficace favorise \u00e9galement la confiance des parties int\u00e9ress\u00e9es, en particulier des employ\u00e9s et des clients.<\/li>\n<\/ul>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>&nbsp; &nbsp; Wegen ihrer vermeintlichen Komplexit\u00e4t und dem bef\u00fcrchteten Aufwand haben Com-pliance-Managementsysteme bei vielen KMU noch nicht ihren festen Platz gefunden. 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