![\"Qui](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Wer-sind-die-Gaertner-in-Ihrem-Unternehmen.jpg\")
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Imaginez que les documents se comportent comme des plantes. La documentation du syst\u00e8me correspond alors \u00e0 un jardin dans lequel chaque plante a sa place : dans le lit, sur le si\u00e8ge, dans la bordure. Le jardin contient \u00e9galement des murs de sout\u00e8nement, des chemins et des points d'eau. Ils lui donnent une structure, le rendent praticable, lui donnent de la vie. Mais les plantes poussent - les arbres dans la hauteur, les buissons dans la largeur -, prolif\u00e8rent et d\u00e9bordent. Il devient de plus en plus fastidieux de passer par le jardin. Les fruits pourrissent sur les arbres. O\u00f9 est le jardinier ?<\/p>\n
Pas de soins sans jardinier<\/strong><\/p>\n <\/p>\n L'image du jardin envahi par la v\u00e9g\u00e9tation n'est pas une co\u00efncidence. Qui ne conna\u00eet pas le sentiment que ses propres documents, toute la documentation du syst\u00e8me s'\u00e9tale ? \u00c0 chaque analyse d'erreur, \u00e0 chaque audit et \u00e0 chaque examen dans l'entreprise, les documents existants sont g\u00e9n\u00e9ralement compl\u00e9t\u00e9s ou de nouveaux documents sont cr\u00e9\u00e9s. Ainsi, la documentation du syst\u00e8me s'enrichit d'ann\u00e9e en ann\u00e9e. Ce n'est pas un probl\u00e8me. Le stockage \u00e9lectronique est relativement bon march\u00e9. Les armoires de classement et les archives co\u00fbteuses pour les documents papier ne sont n\u00e9cessaires qu'\u00e0 petite \u00e9chelle. L'acc\u00e8s aux documents est facile via le r\u00e9seau et de n'importe o\u00f9. La gestion des documents est \u00e9galement devenue simple : cr\u00e9er, partager et publier sur l'intranet. La croissance de la documentation du syst\u00e8me est digeste si la vue d'ensemble de tous ces documents n'est pas perdue.<\/p>\n <\/p>\n Mais la main sur le c\u0153ur : est-ce le cas ? Dans l'enchev\u00eatrement croissant des informations, il devient de plus en plus difficile de disposer des bonnes connaissances au bon endroit et au bon moment. M\u00eame les moteurs de recherche dans le stockage des fichiers et dans les bases de donn\u00e9es ne sont pas toujours utiles. Trop, c'est trop. Sans soins, sans jardinier, \u00e7a ne marche pas.<\/p>\n Qui pose la cl\u00f4ture du jardin ?<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Il existe diff\u00e9rentes strat\u00e9gies pour traiter cette masse d'informations. Une premi\u00e8re commence par la documentation du syst\u00e8me dans son ensemble. Parce que l'espace de stockage est presque illimit\u00e9, parce que les documents sont accessibles et donc rapidement disponibles quel que soit le poste de travail, et parce que les moteurs de recherche facilitent en fin de compte la recherche de documents et rendent ainsi le chaos documentaire apparemment g\u00e9rable, peu d'attention est souvent accord\u00e9e \u00e0 la port\u00e9e de l'ensemble de la documentation du syst\u00e8me. Seulement : un jardin envahi par la v\u00e9g\u00e9tation et sans fronti\u00e8res devient un labyrinthe.<\/p>\n <\/p>\n Mais est-ce vrai ? L'avantage du monde num\u00e9rique est pr\u00e9cis\u00e9ment que nous sommes beaucoup moins li\u00e9s par les fronti\u00e8res que dans le monde physique. Le succ\u00e8s des bases de donn\u00e9es de connaissances sur Internet semble le prouver. Mais : on oublie facilement que la pertinence d'une contribution n'est pas apparente \u00e0 partir de la contribution elle-m\u00eame. Posez-vous les questions suivantes : est-ce important pour moi ? Ou est-ce que je vais passer du centi\u00e8me au milli\u00e8me ? Puis-je la n\u00e9gliger ? Vous le d\u00e9couvrirez : la connaissance est plus que l'information. Elle r\u00e9sulte de la mise en r\u00e9seau de l'information. La clart\u00e9 aide dans ce processus. Et cela est \u00e9galement cr\u00e9\u00e9 en limitant le syst\u00e8me.<\/p>\n <\/p>\n Pour cette raison, les limites sont \u00e9galement avantageuses dans la documentation num\u00e9ris\u00e9e du syst\u00e8me. Cela signifie que la documentation du syst\u00e8me doit avoir des limites dans son champ d'application : un manuel, par exemple, peut \u00eatre limit\u00e9 \u00e0 cinquante pages, les descriptions de processus \u00e0 une double page, les brochures \u00e0 une page. Cela ne doit pas \u00eatre fait avec ent\u00eatement, mais avec d\u00e9termination. Les limites conduisent in\u00e9vitablement \u00e0 la concision. Un texte deviendra in\u00e9vitablement plus dense avec le m\u00eame contenu et moins d'espace. Et il n'est pas rare que des textes plus concis, mais aussi des tableaux ou des illustrations, permettent de mieux comprendre.<\/p>\n <\/p>\n Bien entendu, la documentation du syst\u00e8me doit r\u00e9pondre aux besoins changeants d'une entreprise. Il devrait donc pouvoir \u00eatre adapt\u00e9, c'est-\u00e0-dire \u00e9largi, mais aussi r\u00e9duit. L'objectif est d'atteindre un optimum entre trop et trop peu d'informations. Toutefois, cet optimum ne peut \u00eatre atteint que si quelqu'un dans l'entreprise le d\u00e9fend. Elle a besoin de jardiniers qui installent des cl\u00f4tures de jardin (et les d\u00e9placent \u00e0 nouveau si n\u00e9cessaire). Id\u00e9alement, une \u00e9quipe de la gestion de la qualit\u00e9 et de l'informatique - id\u00e9alement soutenue par la direction - analyse les besoins et d\u00e9finit le cadre. Un syst\u00e8me compr\u00e9hensible et des principes de documentation concis contribuent \u00e0 rendre ce cadre compr\u00e9hensible pour la mise en \u0153uvre par les employ\u00e9s sur place.<\/p>\n Qui construit les chemins de jardin ?<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Une deuxi\u00e8me strat\u00e9gie commence par les structures du processus. Ce sont les chemins de jardin qui relient les parterres, les si\u00e8ges, les points d'eau et les remises \u00e0 outils. Plus ceux-ci sont simples, plus les travaux de jardinage peuvent \u00eatre r\u00e9alis\u00e9s rapidement. Des processus et des flux de travail simples guident les employ\u00e9s dans leur travail et leur \u00e9vitent de devoir r\u00e9diger des instructions d\u00e9taill\u00e9es pour les expliquer. Il est important de rappeler que les syst\u00e8mes sont toujours proches de la structure de communication de leurs inventeurs. Ceux qui sont autoris\u00e9s \u00e0 d\u00e9finir une structure s'y retrouveront facilement. Il correspond toujours \u00e0 sa propre logique. Malheur \u00e0 ceux qui pensent autrement. Les processus doivent donc toujours \u00eatre pens\u00e9s en fonction des personnes qui y travaillent, avec toutes leurs diff\u00e9rences et leurs particularit\u00e9s. Les concepteurs de processus feraient bien de concevoir et de remettre en question les processus avec les personnes concern\u00e9es.<\/p>\n Qui va au compost ?<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Une troisi\u00e8me strat\u00e9gie d'optimisation commence avec les documents individuels. Si les documents vivent comme des plantes, ils s'adaptent aux changements de processus. Il n'est pas n\u00e9cessaire de souligner le fait que de nouvelles choses sont ajout\u00e9es aux documents au cours du processus. De nouveaux points sont ajout\u00e9s \u00e0 la liste de contr\u00f4le pour les visites des clients. Une \u00e9tape d'inspection suppl\u00e9mentaire est int\u00e9gr\u00e9e dans une instruction de travail. Des crit\u00e8res sont d\u00e9finis pour la s\u00e9lection des fournisseurs \u00e0 \u00e9valuer. Il faut souligner davantage que les changements sont bri\u00e8vement document\u00e9s dans un document annexe. Il est ainsi plus facile de comprendre ult\u00e9rieurement comment la version actuelle d'un document a vu le jour. Cela pr\u00e9sente des avantages - comme nous le verrons. Ce qu'il faut vraiment souligner, cependant, c'est que le texte existant peut \u00e9galement \u00eatre abandonn\u00e9. L'int\u00e9gration ult\u00e9rieure du texte peut rendre n\u00e9cessaire la r\u00e9vision de passages ant\u00e9rieurs du texte. Cela prend du temps et il est souvent pr\u00e9f\u00e9rable de ne pas le faire. Parfois, cependant, des passages ne sont pas supprim\u00e9s par incertitude parce qu'il pourrait manquer quelque chose par la suite. Et qui sait toujours pourquoi quelque chose se trouve dans un document ? \u00c0 l'aide de l'annexe sur les changements, cela serait beaucoup plus facile \u00e0 comprendre, par exemple si le document a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9 il y a plusieurs ann\u00e9es. Il est \u00e9galement utile que l'objectif et la port\u00e9e d'un document soient bri\u00e8vement d\u00e9crits au d\u00e9but. Cela permet de v\u00e9rifier encore et encore ce qu'un document existant, par exemple une brochure, r\u00e9glemente (et ce qu'il ne r\u00e9glemente pas).<\/p>\n <\/p>\n Il appartient donc aux responsables du processus de tenir leurs documents \u00e0 jour et d'\u00e9viter tout gonflement inutile. Ils sont leurs propres jardiniers, taillant leurs plantes et transportant les d\u00e9chets verts qui en r\u00e9sultent vers le compost. Les m\u00e9ta-informations telles que l'objectif, le champ d'application et l'annexe sur les changements les aident \u00e0 le faire. Ils doivent \u00eatre standardis\u00e9s et conserv\u00e9s dans les documents importants tels que les manuels, les instructions de toute sorte ou les prospectus.<\/p>\n Les jardiniers intelligents coupent r\u00e9guli\u00e8rement<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Lorsque le jardin est d\u00e9j\u00e0 envahi par la v\u00e9g\u00e9tation, une coupe \u00e0 nu est souvent in\u00e9vitable. Les jardiniers intelligents travaillent cependant dans le jardin tous les jours, mais seulement bri\u00e8vement. Avec les bonnes coupes au bon moment, l'effort de maintenance peut \u00eatre r\u00e9duit au minimum n\u00e9cessaire. Qu'est-ce que cela signifie pour votre entreprise ? Donnez au syst\u00e8me de documentation et de gestion des documents de votre entreprise le poids n\u00e9cessaire. Cela permettra d'\u00e9viter beaucoup de temps mort et de co\u00fbts de suivi.<\/p>\n <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Stellen Sie sich vor, Dokumente verhielten sich wie Pflanzen. Eine Systemdokumentation entspricht dann einem Garten, in dem jede Pflanze ihren Platz hat: im Beet, auf dem Sitzplatz, in der Rabatte. Im Garten finden sich auch St\u00fctzmauern, Wege, Wasserstellen. Sie geben ihm eine Struktur, machen ihn begehbar, bringen das Leben zum Bl\u00fchen. Doch […]<\/p>\n","protected":false},"author":62,"featured_media":11999,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[4448],"tags":[4788],"class_list":["post-11953","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-allgemein","tag-04-2015"],"acf":[],"yoast_head":"\n