![\"Ordre](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Ordnung-im-Dokumentendschungel.jpg\")
<\/p>\n<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
L<\/strong><\/em>CA Automation est un sp\u00e9cialiste innovant dans le domaine de la construction de machines sp\u00e9ciales pour l'automatisation, les proc\u00e9d\u00e9s et l'ing\u00e9nierie des proc\u00e9d\u00e9s. Depuis pr\u00e8s de 45 ans, l'entreprise automatise des processus pour des clients internationaux dans les secteurs de l'automobile et des transports, des services de construction et d'autres secteurs. En outre, LCA d\u00e9veloppe des concepts de fabrication, des machines-outils sp\u00e9cifiques, des bancs d'essai et offre des services dans le domaine de l'ing\u00e9nierie m\u00e9canique. L'entreprise a connu une forte croissance ces derni\u00e8res ann\u00e9es, \u00e0 la fois organique et par le biais de plusieurs acquisitions. Le paysage des syst\u00e8mes informatiques s'est d\u00e9velopp\u00e9 d'une mani\u00e8re tout aussi confuse. Ueli Imhof, chef de l'administration de la LCA, s'est finalement vu confier la t\u00e2che de consolider les grands syst\u00e8mes les plus importants. Avec la mise en place de Microsoft Dynamics AX, un nouveau syst\u00e8me ERP (Enterprise Resource Planning) a mis de l'ordre dans la prolif\u00e9ration des applications. Il a \u00e9t\u00e9 suivi par des applications techniques pour la conception \u00e9lectronique et m\u00e9canique. Enfin, en 2014, Imhof a entrepris de professionnaliser sa gestion documentaire. Bien que certains des documents internes soient d\u00e9sormais disponibles dans l'ERP, le stockage global des documents n'est toujours pas coordonn\u00e9. D'une part, les documents externes tels que les factures, les bons de livraison, etc. n'\u00e9taient encore archiv\u00e9s que sous forme papier, ce qui signifie qu'ils n'\u00e9taient parfois pas accessibles ou seulement difficilement accessibles. D'autre part, les diff\u00e9rents syst\u00e8mes de fichiers pour les donn\u00e9es de projets, les informations d'exploitation, etc. ont entra\u00een\u00e9 une croissance et un d\u00e9sordre incontr\u00f4l\u00e9s, car chaque employ\u00e9 pouvait cr\u00e9er des dossiers comme bon lui semblait. \"Les autorisations \u00e9taient difficiles \u00e0 g\u00e9rer avec les syst\u00e8mes existants, ce qui signifie que dans certains cas, aucun droit n'\u00e9tait attribu\u00e9 et que les m\u00e9thodes de travail des employ\u00e9s ne pouvaient donc \u00eatre contr\u00f4l\u00e9es que de mani\u00e8re insatisfaisante\", explique M. Imhof, d\u00e9crivant la situation \u00e0 l'\u00e9poque. Un nouveau syst\u00e8me de gestion des documents (DMS) \u00e9tait n\u00e9cessaire pour rem\u00e9dier \u00e0 la situation, dans lequel tous les documents sont automatiquement index\u00e9s, stock\u00e9s et rendus accessibles aux employ\u00e9s responsables selon un concept de r\u00f4le d\u00e9fini. Il a fallu tenir compte du fait que le personnel des projets ACV est souvent en d\u00e9placement et en d\u00e9placement dans le monde entier. Le nouveau syst\u00e8me devait donc \u00eatre une solution web pouvant \u00e9galement \u00eatre utilis\u00e9e avec des appareils mobiles.<\/p>\n \u00c9chelonn\u00e9 en trois sous-projets <\/strong><\/p>\n <\/p>\n Le choix s'est finalement port\u00e9 sur Infoshare du fabricant suisse Kendox, bas\u00e9 \u00e0 Oberriet \u00e0 Saint-Gall. Pour prendre sa d\u00e9cision, M. Imhof a suivi la recommandation d'un partenaire de Microsoft qu'il connaissait. \"Kendox a d\u00e9j\u00e0 pu d\u00e9montrer de nombreuses ann\u00e9es d'exp\u00e9rience dans la mise en \u0153uvre de son syst\u00e8me de GED dans Microsoft Dynamics AX. En cons\u00e9quence, une interface avec notre application ERP existait d\u00e9j\u00e0. Nous pouvons donc supposer que cela facilitera l'introduction de la nouvelle solution DMS uniforme\", d\u00e9clare M. Imhof. \"Cependant, afin de ne pas surcharger le navire, nous avons d\u00e9cid\u00e9 de le diviser en trois sous-projets\".<\/p>\n <\/p>\n Le premier point \u00e0 l'ordre du jour \u00e9tait la composante la plus importante du syst\u00e8me : l'introduction d'un dossier de projet, sa connexion \u00e0 l'application ERP et le transfert des documents existants du syst\u00e8me de fichiers vers la nouvelle solution. Dans le deuxi\u00e8me sous-projet, on a ensuite introduit le dossier du personnel, int\u00e9gr\u00e9 les factures entrantes et organis\u00e9 tous les documents non li\u00e9s au projet provenant du syst\u00e8me ERP, par exemple ceux des ventes qui ne pouvaient pas encore \u00eatre affect\u00e9s \u00e0 un projet. Enfin, le troisi\u00e8me sous-projet consistait \u00e0 mettre en place un acc\u00e8s externe pour les clients de l'ACV et \u00e0 faire en sorte que la documentation de l'usine, en particulier, puisse \u00eatre facilement \u00e9chang\u00e9e entre l'ACV et le client. Dans le cadre de l'ACV, chaque commande d'un client pour une nouvelle usine signifie un projet distinct. La premi\u00e8re \u00e9tape a donc consist\u00e9 \u00e0 accorder la plus grande attention au dossier du projet, car M. Imhof voulait tirer le plus grand profit possible du nouveau syst\u00e8me pour l'entreprise, et ce le plus rapidement possible. Il \u00e9tait particuli\u00e8rement important pour lui que personne ne stocke plus de documents ERP dans l'un des anciens syst\u00e8mes de fichiers. C'est pourquoi, lorsque les sous-projets ont \u00e9t\u00e9 mis en service, la possibilit\u00e9 de stocker les documents dans le syst\u00e8me de fichiers a \u00e9t\u00e9 supprim\u00e9e. Les anciens syst\u00e8mes ont \u00e9t\u00e9 effectivement verrouill\u00e9s, de sorte que les anciennes archives n'\u00e9taient disponibles que dans des cas exceptionnels - et alors seulement par l'interm\u00e9diaire du service informatique. \"L'objectif \u00e9tait de guider les employ\u00e9s afin qu'ils s'approprient le plus rapidement possible le nouveau syst\u00e8me et qu'ils l'utilisent \u00e9galement. R\u00e9trospectivement, cette mesure a \u00e9t\u00e9 l'un des points d\u00e9cisifs dans l'introduction r\u00e9ussie de la nouvelle solution.<\/p>\n Environnement de test et installation de base<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Un environnement de test a \u00e9t\u00e9 install\u00e9 pour l'introduction \u00e9chelonn\u00e9e des trois sous-projets. L'objectif initial \u00e9tait d'effectuer des tests de syst\u00e8me, de sauvegarde et de base de donn\u00e9es et de valider toute r\u00e9cup\u00e9ration de donn\u00e9es n\u00e9cessaire. En parall\u00e8le, les administrateurs ont \u00e9t\u00e9 form\u00e9s \u00e0 la nouvelle solution \"sur le tas\". \"Apr\u00e8s la formation et les tests, notre administrateur syst\u00e8me devrait \u00eatre en mesure de r\u00e9tablir l'installation de base en cas d'urgence\", explique M. Imhof en expliquant la proc\u00e9dure. Apr\u00e8s la r\u00e9ussite des tests syst\u00e8me et op\u00e9rationnels et de la formation, l'application a \u00e9t\u00e9 configur\u00e9e pour les diff\u00e9rents types et propri\u00e9t\u00e9s de documents, les autorisations d'acc\u00e8s, l'int\u00e9gration avec Microsoft Office et Outlook, le connecteur \u00e0 Dynamics AX, etc. Par la suite, les principaux utilisateurs ont \u00e9t\u00e9 form\u00e9s \u00e0 l'application dans l'environnement de test enti\u00e8rement configur\u00e9 et pr\u00e9par\u00e9. Il convient de mentionner que la relocalisation de la soci\u00e9t\u00e9 \u00e9tait pr\u00e9vue pendant cette p\u00e9riode. Gr\u00e2ce \u00e0 une bonne organisation de la part de l'informatique et en coordination avec Kendox, cela n'a pas pos\u00e9 de probl\u00e8me s\u00e9rieux dans le cadre du projet. Apr\u00e8s le d\u00e9m\u00e9nagement, les choses sont devenues s\u00e9rieuses fin juin 2015 : l'application a \u00e9t\u00e9 mise en service, les fichiers de projet ont \u00e9t\u00e9 automatiquement cr\u00e9\u00e9s sur la base des donn\u00e9es de base existantes de Dynamics AX et les documents relatifs au projet ont \u00e9t\u00e9 import\u00e9s de Dynamics AX. Ce dernier, cependant, signifie que, tout d'abord, les<\/p>\n <\/p>\n Le syst\u00e8me DMS apporte une augmentation de la qualit\u00e9 d'une part et une plus grande efficacit\u00e9 d'autre part.<\/strong><\/em><\/p>\n <\/p>\n Le nouveau DMS pour les dossiers de projets est finalement entr\u00e9 en service le 1er juillet. Le nouveau DMS pour les dossiers de projets est finalement entr\u00e9 en service le 1er juillet.<\/p>\n service client\u00e8le <\/strong><\/p>\n <\/p>\n Ensuite, une proc\u00e9dure similaire a \u00e9t\u00e9 suivie pour le sous-projet 2 pour tous les documents non li\u00e9s au projet et stock\u00e9s dans le syst\u00e8me ERP, le dossier du personnel et l'int\u00e9gration des factures entrantes. La premi\u00e8re \u00e9tape a consist\u00e9 \u00e0 organiser des ateliers d'analyse et \u00e0 configurer le dossier du personnel, les factures entrantes et la connexion \u00e0 l'application ERP dans l'environnement de test, \u00e0 effectuer une charge de test et \u00e0 former ensuite les principaux utilisateurs. Enfin, tous les \u00e9l\u00e9ments ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9ploy\u00e9s dans le syst\u00e8me de production et les documents ont \u00e9t\u00e9 import\u00e9s du syst\u00e8me ERP et du disque dur dans le nouvel environnement DMS. Enfin, le 1er octobre 2015, le syst\u00e8me a \u00e9t\u00e9 mis en service pour les documents et dossiers suppl\u00e9mentaires.<\/p>\n <\/p>\n De m\u00eame, le troisi\u00e8me sous-projet (acc\u00e8s au portail pour les clients et fourniture de documentation sur les actifs) a d\u00e9but\u00e9 par des ateliers d'analyse d\u00e9taill\u00e9e, au cours desquels le concept d'autorisation pour l'acc\u00e8s des clients externes via le portail web a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 pr\u00e9cis\u00e9. En ao\u00fbt 2016, cette zone du nouveau syst\u00e8me DMS a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 mise en service.<\/p>\n Une qualit\u00e9 et une efficacit\u00e9 nettement am\u00e9lior\u00e9es <\/strong><\/p>\n <\/p>\n \"L'introduction du dossier de projet \u00e9tait de la plus haute importance pour nous en tant qu'organisation orient\u00e9e vers les projets, car un projet comprend toutes les \u00e9tapes, \u00e0 commencer par le d\u00e9veloppement, la construction et l'entretien jusqu'\u00e0 la documentation d'une installation\", dit Imhof avec le recul. \u00c9tant donn\u00e9 que l'ACV est \u00e9galement tenue par la loi de cr\u00e9er une documentation pour chaque usine et de la conserver \u00e0 long terme, l'application DMS tient \u00e9galement compte des aspects r\u00e9glementaires. \"Avec le nouveau syst\u00e8me, nous pouvons garantir un stockage des documents \u00e0 l'\u00e9preuve des audits, conform\u00e9ment aux exigences de conformit\u00e9 et de s\u00e9curit\u00e9\", d\u00e9clare M. Imhof. La documentation relative \u00e0 l'investissement, qui peut contenir jusqu'\u00e0 3000 documents, fait d\u00e9sormais elle-m\u00eame partie du dossier du projet et peut \u00eatre automatiquement transf\u00e9r\u00e9e par le client dans son syst\u00e8me. Le client peut \u00e9galement acc\u00e9der \u00e0 la documentation via un portail web, s'il le souhaite avant m\u00eame la livraison de l'installation. En particulier, la mise \u00e0 disposition et le transfert automatis\u00e9s repr\u00e9sentent une r\u00e9duction \u00e9norme de la charge de travail et une augmentation de l'efficacit\u00e9, tant pour le client que pour l'ACV elle-m\u00eame. \"Dans le pass\u00e9, nous devions cr\u00e9er diverses versions pr\u00e9liminaires dans de tels cas, les envoyer au client pour v\u00e9rification, puis les retransf\u00e9rer laborieusement. Aujourd'hui, le client peut acc\u00e9der directement \u00e0 la documentation, par exemple, consulter les listes de dessus et de dessous, et nous pouvons transf\u00e9rer le fichier pour l'importer dans le syst\u00e8me du client en un clic de souris\". C'est pourquoi le syst\u00e8me DMS apporte une nette am\u00e9lioration de la qualit\u00e9 d'une part, et d'autre part, il a un effet positif sur l'efficacit\u00e9 du travail : \"Les documents peuvent \u00eatre trouv\u00e9s beaucoup plus rapidement que dans l'ancien syst\u00e8me. Bien s\u00fbr, le classement exige aussi de l'ordre et de la discipline, mais lorsque vous recherchez des factures, des bons de livraison, des horaires, etc., vous obtenez les r\u00e9sultats souhait\u00e9s en quelques secondes, tout comme Google\". Dans le m\u00eame temps, les documents sont accessibles \u00e0 tous les utilisateurs, o\u00f9 qu'ils se trouvent et \u00e0 partir de tous les appareils terminaux, ce qui facilite consid\u00e9rablement le travail dans la pratique.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" LCA Automation ist ein innovativer Spezialist im Bereich des Sondermaschinenbaus f\u00fcr Automation, Prozess- und Verfahrenstechnik. Das Unternehmen automatisiert seit bald 45 Jahren Prozesse bei internationalen Kunden der Automobil- und Transportindustrie, der Haustechnik und weiteren Branchen. Dar\u00fcber hinaus entwickelt LCA Fertigungskonzepte, spezifische Werkzeugmaschinen, Pr\u00fcfst\u00e4nde und bietet Dienstleistungen im Bereich Maschinenbau an. Das Unternehmen ist […]<\/p>\n","protected":false},"author":66,"featured_media":12049,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[4448],"tags":[4789],"class_list":["post-12046","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-allgemein","tag-10-2016"],"acf":[],"yoast_head":"\n