![\"Mettre](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Schluss-mit-herumgeisternden-Dokumenten.jpg\")
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I<\/strong><\/em>u Heimst\u00e4tte B\u00e4rau, les personnes \u00e2g\u00e9es et les personnes handicap\u00e9es re\u00e7oivent des soins et de l'assistance, mais participent \u00e9galement \u00e0 des structures d'offres de travail et d'emploi les plus diverses dans les domaines de l'agriculture et de la sylviculture, de la gastronomie, du jardinage, des ateliers cr\u00e9atifs, de la blanchisserie, de l'entretien m\u00e9nager et des services techniques. Pour que l'organisation, qui compte environ 470 employ\u00e9s, soit en mesure d'assurer la qualit\u00e9 \u00e9lev\u00e9e des diverses offres, il faut un syst\u00e8me de gestion de la qualit\u00e9 qui fonctionne et qui tienne compte de la structure particuli\u00e8re de la Heimst\u00e4tte B\u00e4rau et de ses diverses entreprises affili\u00e9es. Comme d'autres organisations de soins et d'assistance, Heimst\u00e4tte B\u00e4rau est \u00e9galement confront\u00e9e au d\u00e9fi permanent de r\u00e9pondre aux exigences croissantes en mati\u00e8re de qualit\u00e9 et de concilier en m\u00eame temps le haut niveau de qualit\u00e9 avec les aspects commerciaux. D'une part, les exigences en mati\u00e8re de certificats de qualit\u00e9 augmentent en vertu de la loi et, d'autre part, les ressources financi\u00e8res se rar\u00e9fient. D'autre part, les conditions du march\u00e9 \u00e9voluent car, par exemple, les personnes handicap\u00e9es vivent aujourd'hui plus longtemps que par le pass\u00e9 et les organisations de soins sont donc confront\u00e9es \u00e0 des situations de soins et de prise en charge de plus en plus complexes et co\u00fbteuses. Il en r\u00e9sulte des structures organisationnelles en constante \u00e9volution et un besoin accru d'une vision transversale des processus d'entreprise. Les entreprises de soins et d'emploi ont donc plus que jamais besoin de syst\u00e8mes ouverts qui int\u00e8grent toutes les questions telles que la qualit\u00e9, la s\u00e9curit\u00e9 au travail, la protection de l'environnement et la gestion des risques.<\/p>\n Syst\u00e8me central et int\u00e9gr\u00e9<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Dans le cadre d'une r\u00e9organisation avec de nouvelles unit\u00e9s d'affaires et de nouvelles responsabilit\u00e9s, il a \u00e9t\u00e9 d\u00e9cid\u00e9 d'adapter la gestion de la qualit\u00e9 aux nouvelles circonstances dans le but de regrouper de mani\u00e8re centralis\u00e9e le syst\u00e8me, qui \u00e9tait auparavant r\u00e9parti entre diverses unit\u00e9s. Avec ce changement de contenu, un renouvellement technologique a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 d\u00e9cid\u00e9 : Afin de cr\u00e9er une plateforme ouverte qui pourrait \u00e9galement \u00eatre d\u00e9velopp\u00e9e pour les entreprises affili\u00e9es, la version 2013 du logiciel de collaboration Microsoft Sharepoint devait \u00eatre utilis\u00e9e avec les meilleurs moyens actuellement disponibles. \"Sharepoint est particuli\u00e8rement adapt\u00e9 \u00e0 cette fin, avec l'aide de la solution de visualisation Visio, car il est possible de cartographier facilement les cartes de processus et de publier les documents associ\u00e9s, tels que les instructions de travail ou les listes de contr\u00f4le\", explique Daniel Brunner, responsable du marketing et des services du syst\u00e8me de gestion de la qualit\u00e9 et chef de projet charg\u00e9 de l'introduction du nouveau syst\u00e8me. Outre le fait que la Heimst\u00e4tte \u00e9tait en plein processus de changement et devait r\u00e9nover son syst\u00e8me de gestion de la qualit\u00e9, elle devait \u00e9galement obtenir la recertification de son syst\u00e8me de gestion conform\u00e9ment aux normes ISO 9001 et OHSAS 18001, pour laquelle la nouvelle application devait \u00eatre pr\u00eate \u00e0 \u00eatre utilis\u00e9e \u00e0 la date de l'audit. M. Brunner, dont le poste \u00e9tait nouvellement cr\u00e9\u00e9, a red\u00e9fini la carte des processus, examin\u00e9 et adapt\u00e9 les structures et les hi\u00e9rarchies des processus ainsi que les diff\u00e9rents processus de gestion, de base et de soutien. Pour sa part, le partenaire Microsoft Gold Partner IOZ, bas\u00e9 \u00e0 Sursee, a \u00e9t\u00e9 responsable du d\u00e9veloppement et de la mise en \u0153uvre du nouveau concept du projet, qui r\u00e9pond aujourd'hui pleinement \u00e0 l'exigence d'une orientation coh\u00e9rente du syst\u00e8me vers les processus.<\/p>\n Syst\u00e8me central<\/strong><\/p>\n <\/p>\n \"Une certaine orientation vers les processus \u00e9tait d\u00e9j\u00e0 en place avant l'introduction du nouveau syst\u00e8me, mais les processus s'arr\u00eataient souvent aux fronti\u00e8res des d\u00e9partements\", explique M. Brunner. Cela a conduit \u00e0 la cr\u00e9ation de nouveaux processus pour certains services qui auraient pu \u00eatre facilement int\u00e9gr\u00e9s aux processus existants. \"Les processus op\u00e9rationnels avaient d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 d\u00e9finis au pr\u00e9alable dans les diff\u00e9rentes op\u00e9rations. Cependant, ceux-ci n'\u00e9taient pas syst\u00e9matiquement orient\u00e9s vers le client, mais \u00e9taient encore trop orient\u00e9s vers la structure de l'organisation de l'entreprise. En cons\u00e9quence, l'emploi, l'aide et les soins ne fonctionnaient pas n\u00e9cessairement selon les m\u00eames normes en permanence.\" La d\u00e9tention et l'entretien des informations sur les r\u00e9sidents se faisaient \u00e9galement \u00e0 diff\u00e9rents endroits en raison de la structure historique. Par exemple, le d\u00e9partement de l'emploi n'a parfois pas connaissance des informations n\u00e9cessaires provenant du d\u00e9partement r\u00e9sidentiel qui seraient pertinentes pour les soins agogiques. \"En raison du mode de pens\u00e9e d\u00e9partemental, l'\u00e9change d'informations entre les diff\u00e9rents domaines ne pouvait pas fonctionner dans la mesure n\u00e9cessaire\", explique M. Brunner. Cela s'explique par l'absence, \u00e0 diff\u00e9rents endroits, des liens n\u00e9cessaires au processus, qui auraient permis un flux d'informations standard entre les diff\u00e9rents domaines. Les employ\u00e9s devaient se battre pour obtenir les informations dont ils avaient besoin. \"L'\u00e9change d'informations et donc l'assurance des normes et de la qualit\u00e9 du service d\u00e9pendaient donc souvent exclusivement de la volont\u00e9 et de la compr\u00e9hension des employ\u00e9s.\"<\/p>\n Comprendre l'id\u00e9e fonctionnelle de Sharepoint<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Apr\u00e8s avoir obtenu un design de base comme structure de base, IOZ a construit le syst\u00e8me de gestion en Sharepoint. Tr\u00e8s rapidement, un prototype a \u00e9t\u00e9 disponible, permettant de travailler et de recueillir une premi\u00e8re exp\u00e9rience. Au cours d'un processus it\u00e9ratif en ateliers, le concept a finalement \u00e9t\u00e9 affin\u00e9, des ajustements appropri\u00e9s ont \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9s et mis en \u0153uvre. Le d\u00e9veloppement du syst\u00e8me a commenc\u00e9 au d\u00e9but de 2013 et a dur\u00e9 environ trois mois. \u00c0 partir du deuxi\u00e8me trimestre, M. Brunner a collabor\u00e9 avec les responsables des processus pour faire migrer les processus existants, en ajouter de nouveaux, les adapter si n\u00e9cessaire et les cartographier dans Visio. Dix-sept propri\u00e9taires de processus \u00e9taient responsables de la d\u00e9finition des processus. Selon la situation, ils ont impliqu\u00e9 d'autres experts internes, par exemple sur la base de leurs connaissances sp\u00e9cialis\u00e9es, mais aussi des clients des processus et des fournisseurs internes. \"Il est important que les personnes impliqu\u00e9es aient une connaissance des fonctionnalit\u00e9s de SharePoint ainsi qu'une compr\u00e9hension des possibilit\u00e9s d'application du logiciel en plus de la r\u00e9flexion sur les processus\", explique M. Brunner. C'est pourquoi il a r\u00e9alis\u00e9 des investissements cibl\u00e9s dans la formation et l'\u00e9ducation et a ainsi obtenu que la gamme fonctionnelle de Sharepoint soit adapt\u00e9e aux processus d'entreprise. Avec cette gestion fonctionnelle des processus d'entreprise, son objectif \u00e9tait que tous les processus aient un flux graphique. \"M\u00eame si nous sommes encore en phase de d\u00e9veloppement avec la cartographie du paysage des processus, il n'y a plus de documents qui tra\u00eenent dans diff\u00e9rentes versions sur les ordinateurs ou qui flottent sur l'intranet\", se r\u00e9jouit M. Brunner. Aujourd'hui, tous les processus sont stock\u00e9s dans une biblioth\u00e8que centrale, ainsi que quelque 900 documents de connexion. Un mod\u00e8le de m\u00e9tadonn\u00e9es garantit qu'ils apparaissent au bon endroit et peuvent \u00eatre trouv\u00e9s. Chaque document peut \u00eatre affect\u00e9 \u00e0 plusieurs processus avec un mot-cl\u00e9 propre, de sorte que les redondances et les doublons n'existent plus. En outre, toutes les informations relatives aux actualit\u00e9s et aux formations sont g\u00e9r\u00e9es de mani\u00e8re centralis\u00e9e sur la plateforme.<\/p>\n Impact sur l'informatique et le succ\u00e8s de l'entreprise<\/strong><\/p>\n <\/p>\n L'acceptation du nouveau syst\u00e8me est tr\u00e8s bonne un an apr\u00e8s le d\u00e9but de la productivit\u00e9, dit M. Brunner. \"Mais il est d\u00e9j\u00e0 arriv\u00e9 qu'au d\u00e9but, le nouveau paysage des processus demande \u00e0 beaucoup de s'y habituer.\" Toutefois, avec une conception graphique des interfaces attrayante et facile \u00e0 utiliser, cela pourrait \u00eatre bien contrebalanc\u00e9. Aujourd'hui, les documents individuels peuvent \u00eatre adapt\u00e9s par des r\u00e9dacteurs autoris\u00e9s \u00e0 le faire et publi\u00e9s via les propri\u00e9taires du processus. Gr\u00e2ce \u00e0 la coop\u00e9ration avec IOZ, Heimst\u00e4tte B\u00e4rau a entre-temps acquis un savoir-faire consid\u00e9rable, de sorte que le client ma\u00eetrise le syst\u00e8me de gestion int\u00e9gr\u00e9 avec la solution install\u00e9e, en grande partie ind\u00e9pendamment du fournisseur. Cependant, la solution a \u00e9galement un impact technologique sur d'autres applications, pour lesquelles des interfaces sont progressivement construites. \"Sharepoint fait d\u00e9sormais partie de notre syst\u00e8me informatique de base et a gagn\u00e9 en importance en cons\u00e9quence\", d\u00e9clare M. Brunner, qui pr\u00e9voit de construire l'ensemble de l'intranet sur cette technologie dans une \u00e9tape ult\u00e9rieure. Afin de ne plus utiliser de documents Office \u00e0 l'avenir, des flux de travail entiers doivent \u00eatre d\u00e9velopp\u00e9s dans Sharepoint ou achet\u00e9s, puis int\u00e9gr\u00e9s dans le syst\u00e8me existant par l'entreprise elle-m\u00eame ou avec l'aide d'IOZ. \"Gr\u00e2ce \u00e0 l'int\u00e9gration de Sharepoint, la recertification conform\u00e9ment \u00e0 la norme ISO est certainement devenue plus facile pour nous\", d\u00e9clare M. Brunner. \"Mais en particulier, le syst\u00e8me contribue de mani\u00e8re significative \u00e0 accro\u00eetre l'efficacit\u00e9 et la qualit\u00e9 de nos services et donc \u00e0 am\u00e9liorer notre comp\u00e9titivit\u00e9.\"<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" In der Heimst\u00e4tte B\u00e4rau erhalten betagte und behinderte Menschen Betreuung und Pflege, partizipieren aber auch in Strukturen von den unterschiedlichsten Arbeits- und Besch\u00e4ftigungsangeboten in den Bereichen Land- und Forstwirtschaft, Gastronomie, G\u00e4rtnerei, kreative Werkst\u00e4tten, W\u00e4scherei, Hausdienst und technischer Dienst. 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