![\"Audit](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Bei-Anruf-Audit-Die-Unterlagen-immer-a-jour.jpg\")
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D<\/strong><\/em>e traitement des adultes, des enfants et des adolescents dans les cliniques psychiatriques ou les cliniques de psychiatrie l\u00e9gale est la t\u00e2che principale du groupe Vitos GmbH. Avec 3363 lits et places d'hospitalisation et de soins de jour, Vitos est le plus grand prestataire de soins ambulatoires, de soins de jour et d'hospitalisation compl\u00e8te pour les malades mentaux en Hesse. 9400 employ\u00e9s traitent et soignent 33000 patients hospitalis\u00e9s\/partiels hospitalis\u00e9s et 170000 patients externes chaque ann\u00e9e. Le groupe Vitos comprend la soci\u00e9t\u00e9 Vitos Haina gemeinn\u00fctzige GmbH. Il comprend deux cliniques psychiatriques, des foyers pour personnes atteintes de maladie mentale et\/ou de handicap mental ainsi qu'une clinique m\u00e9dico-l\u00e9gale ambulatoire. Au total, environ 1200 personnes sont employ\u00e9es. Les cliniques disposent d'un syst\u00e8me de gestion de la qualit\u00e9 conforme \u00e0 la norme ISO 9001 : \"Actuellement, quatre certificats ISO 9001 sont en vigueur et un autre est conforme \u00e0 la norme KTQ\", explique J\u00f6rg Imbeck, coordinateur de la gestion de la qualit\u00e9. Des pr\u00e9paratifs sont actuellement en cours pour s'adapter aux derni\u00e8res normes, ce qui impliquera la fusion de tous les certificats existants en un seul certificat ISO.<\/p>\n Gestion de documents assist\u00e9e par logiciel<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Le syst\u00e8me logiciel MS QDS de Management Software Quality Development Systems AG (voir encadr\u00e9) devrait fournir des services pr\u00e9cieux dans ce processus. Vitos Haina utilise le module MS LDS pour la gestion des documents. Tous les manuels et autres documents pertinents pour la gestion de la qualit\u00e9 ainsi que pour les certifications sont accessibles au moyen de ce logiciel via une interface utilisateur bas\u00e9e sur Windows. MS LDS poursuit l'objectif de maintenir tous les documents \u00e0 jour \u00e0 tout moment - toujours en coordination avec la carte des processus du client respectif et avec la norme de qualit\u00e9 respective, que ce soit ISO 9001:2008, OHSAS ou ISO\/TS 16949, selon l'industrie, comme principe d'organisation. Tous les documents peuvent \u00eatre r\u00e9cup\u00e9r\u00e9s, lus et, si n\u00e9cessaire, adapt\u00e9s via des arborescences de menus. Et voici une particularit\u00e9 de MS LDS : le logiciel \"se souvient\" des autres documents qui doivent \u00e9galement \u00eatre adapt\u00e9s en cas de changement. Cela signifie que rien n'est oubli\u00e9 si, par exemple, une nouvelle norme est n\u00e9cessaire. De plus, l'historique complet des modifications peut \u00eatre suivi pour chaque document. Cela rend le processus compr\u00e9hensible pour les auditeurs au premier coup d'\u0153il.<\/p>\n Un fonctionnement facile \u00e0 comprendre<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Ce ne sont l\u00e0 que quelques-uns des arguments qui ont conduit \u00e0 la d\u00e9cision en faveur de MS LDS. L'utilisation simple et intuitive est \u00e9galement convaincante, comme le souligne J\u00f6rg Imbeck. Un autre grand avantage est la possibilit\u00e9 de faire fonctionner diff\u00e9rentes structures en parall\u00e8le (par exemple, selon l'ancienne et la nouvelle normalisation). Chaque document n'existe physiquement qu'une seule fois et peut \u00eatre affect\u00e9 \u00e0 diff\u00e9rentes structures de dossiers via l'application de base de donn\u00e9es. L'administrateur peut suivre exactement quels documents sont consult\u00e9s, \u00e0 quelle fr\u00e9quence et par qui. Cela permet de tirer des conclusions sur les besoins \u00e9ventuels en mati\u00e8re de formation.<\/p>\n <\/p>\n Comment les t\u00e2ches que le MS LDS prend en charge aujourd'hui \u00e9taient-elles g\u00e9r\u00e9es dans le pass\u00e9 ? \"Avant le MS LDS, nous utilisions le MS Doku de Martin Stumpe AG. De ce point de vue, il s'agissait en fait d'une mise \u00e0 niveau. M\u00eame avant le MS Doku, nous travaillions plus ou moins \u00e0 la main, c'est-\u00e0-dire avec des documents Word et Excel. En outre, j'ai programm\u00e9 moi-m\u00eame une solution HTML, de sorte qu'il y ait au moins une sorte d'interface web pour la lecture. Mais un jour, cela n'a plus suffi\", explique-t-il.<\/p>\n Int\u00e9gration avec Microsoft Office<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Il fallait donc trouver une solution professionnelle. L'\u00e9quipe a formul\u00e9 les exigences auxquelles un logiciel doit r\u00e9pondre et a \u00e9tabli un cahier des charges complet. Les membres de l'\u00e9quipe ont commenc\u00e9 par rechercher individuellement des solutions correspondant au profil des besoins. \"Nous avons invit\u00e9 plusieurs fabricants \u00e0 nous pr\u00e9senter leurs solutions\", se souvient J\u00f6rg Imbeck. \"Nous avons certainement examin\u00e9 dix solutions logicielles. Finalement, il en restait deux, dont le MS Doku\". Parmi les principales exigences figurait une s\u00e9paration claire entre la page en lecture seule et la page destin\u00e9e aux \u00e9diteurs. La page en lecture seule consiste en une page web qui peut \u00eatre publi\u00e9e sur l'intranet via un serveur web. Cela permet \u00e0 chaque employ\u00e9 d'acc\u00e9der rapidement au manuel de gestion de la qualit\u00e9 sans avoir \u00e0 saisir d'autres donn\u00e9es de connexion. En outre, le logiciel devait bien s'int\u00e9grer au monde Office avec Excel, Word et PowerPoint. \"Et il doit aussi nous permettre de programmer, c'est-\u00e0-dire de personnaliser, des parties de la page de lecture nous-m\u00eames\", poursuit M. Imbeck. Cela \u00e9vite de devoir compter sur le vendeur pour chaque changement, pour le meilleur ou pour le pire. Et enfin et surtout : Le tout ne pouvait pas non plus co\u00fbter trop cher. La d\u00e9cision a donc finalement \u00e9t\u00e9 prise en faveur du produit de Martin Stumpe AG et de MS LDS de Management Software Quality Development Systems AG comme solution de remplacement.<\/p>\n Des documents clairement li\u00e9s<\/strong><\/p>\n <\/p>\n La mise en \u0153uvre, y compris la formation des employ\u00e9s, s'est d\u00e9roul\u00e9e dans les plus brefs d\u00e9lais. \"Cela s'est pass\u00e9 sans probl\u00e8me\", dit J\u00f6rg Imbeck, \"surtout le passage de la MS Doku \u00e0 la MS LDS. Les personnes qui travaillent directement avec le logiciel appr\u00e9cient sa stabilit\u00e9 et sa facilit\u00e9 d'utilisation. \"Les utilisateurs ont rapidement remarqu\u00e9 que le programme facilite leur travail\", r\u00e9pond M. Imbeck lorsqu'on l'interroge sur l'acceptation des employ\u00e9s. Et il r\u00e9fl\u00e9chit d\u00e9j\u00e0 aux prochaines \u00e9tapes : \"Nous testons actuellement les modules MS MDS pour la gestion des chiffres cl\u00e9s ainsi que MS ADS pour un meilleur contr\u00f4le des audits\". J\u00f6rg Imbeck attache une importance particuli\u00e8re \u00e0 la volont\u00e9 de pouvoir automatiser le plus grand nombre possible de normes. Un logiciel bas\u00e9 sur une base de donn\u00e9es, tel que MS QDS, dans lequel les documents peuvent \u00eatre reli\u00e9s non pas par leur nom mais par une identification unique, constitue une bonne base \u00e0 cet effet. Il ne peut que recommander aux autres entreprises d'en tenir compte lors de la s\u00e9lection d'un produit. Il est \u00e9galement n\u00e9cessaire de d\u00e9finir \u00e0 l'avance quelles caract\u00e9ristiques de contr\u00f4le doivent \u00eatre enregistr\u00e9es dans le logiciel pour ses propres documents. Une autre recommandation bas\u00e9e sur sa propre exp\u00e9rience : \"Un fabricant de logiciels doit offrir un service rapide et \u00eatre capable de r\u00e9agir rapidement aux demandes des clients\". Un point que J\u00f6rg Imbeck voit rempli par le MS QDS<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Die Behandlung von Erwachsenen, Kindern und Jugendlichen in psychiatrischen Kliniken bzw. Kliniken f\u00fcr forensische Psychiatrie ist Kernaufgabe des Konzerns Vitos GmbH. Mit 3363 station\u00e4ren und teilstation\u00e4ren Betten bzw. 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