ewz punta su un sistema di gestione integrato per una maggiore efficienza

ewz è una delle maggiori società di fornitura di energia in Svizzera. Nelle proprie centrali elettriche in Svizzera e all'estero, ewz produce elettricità naturale al 100% da energia idroelettrica, eolica e solare. Inoltre, ewz offre forniture elettriche personalizzate per le aziende autorizzate dal mercato e soluzioni di telecomunicazione su misura. Nella città di Zurigo e in alcune parti dei Grigioni, ewz è responsabile della fornitura di energia elettrica. A Zurigo, l'azienda gestisce anche una rete nazionale in fibra ottica e diverse reti termiche. In tutta la Svizzera, ewz realizza sistemi di fornitura di energia sostenibile per cantieri e progetti di grandi dimensioni, nonché reti energetiche per comuni e quartieri. Con circa 1.300 dipendenti, ewz ha generato un fatturato di 1,4 miliardi di franchi svizzeri nel 2024.

Con il continuo sviluppo di compiti e attività, anche l'organizzazione interna di ewz è cresciuta costantemente nel corso degli anni. In pratica, questo ha portato a una crescente complessità dei processi e dei sistemi: Diverse aree hanno sviluppato i propri processi e strumenti informatici, spesso indipendentemente l'uno dall'altro. Il risultato è stato quello di avere strutture isolate con caratteristiche di processo talvolta ridondanti o contraddittorie. «Avevamo più di 700 strumenti di cui nessuno riusciva a tenere traccia", dice Regula Ramseier, specialista in gestione della qualità e ICS.

Con l'introduzione trasversale della gestione del rischio e del sistema di controllo interno (SCI) nella città di Zurigo, è emersa chiaramente la necessità di ripensare l'impostazione precedente, verso un sistema di gestione integrato che non solo colleghi processi e sistemi, rischi e controlli, ma che li renda anche operativi. "Volevamo abbandonare la raccolta manuale dei dati in Excel per passare a flussi di lavoro reali e tracciabili", spiega Ramseier.

Era importante avere una soluzione semplice e comprensibile che combinasse organizzazione, tecnologia e conformità in una piattaforma centrale.

Attuazione: cambiamento graduale attraverso un sistema di gestione integrato

Nel 2011, ewz ha trovato nel Gruppo BOC un partner le cui soluzioni modulari hanno soddisfatto i requisiti e posto le basi tecniche per cambiamenti di ampia portata. In diverse fasi, ewz ha implementato le piattaforme di gestione ADONIS (gestione dei processi), ADOIT (Architettura d'impresa) e ADOGRC (Governance, rischio e conformità).

È stato formato un team centrale di gestione dei processi per stabilire standard vincolanti per tutte le aree. I processi sono stati documentati fino a un massimo del terzo livello e le istruzioni obsolete sono state abolite.

Nel contesto ICS, la nuova configurazione crea strutture chiare per rischi, controlli e responsabilità, supportate da flussi di lavoro automatizzati. Se un controllo viene memorizzato nel processo, il sistema richiede automaticamente la conferma della sua esecuzione.

Oggi, dipendenti e clienti beneficiano di una maggiore efficienza e trasparenza. "Ci siamo improvvisamente resi conto che avevamo tre referenti per i nostri clienti, e ognuno di loro lavorava in modo completamente diverso", dice Daniela Maag-Biri, responsabile della gestione dei processi, descrivendo le sfide precedenti.

L'introduzione dei nuovi sistemi ha portato a successi impressionanti: ewz ha ridotto le 700 applicazioni iniziali a circa 150, e sono stati creati circa 300 processi chiaramente definiti da oltre 500 processi individuali.

Questa trasformazione è stata molto più di un progetto tecnico e ha comportato un cambiamento culturale. In un'azienda che opera in tutta la Svizzera, è fondamentale non solo introdurre nuovi strumenti, ma anche creare fiducia e comprensione. "Pazienza, pazienza, pazienza - e molto ascolto", così Regula Ramseier descrive il cuore del cambiamento.

Oggi la gestione dei processi avvicina le diverse culture: "Grazie ai processi, ora parliamo la stessa lingua", afferma Regula Ramseier.

Un sistema vivente invece di un perfetto immobilismo

È importante rimanere pragmatici e iniziare in piccolo, invece di voler perfezionare tutto fin dall'inizio. "Continuiamo a chiederci: perché ne abbiamo davvero bisogno? Si tratta solo di documentazione o vogliamo davvero analizzare e migliorare continuamente?", afferma Daniela Maag-Biri, spiegando l'approccio. Un approccio graduale e il coinvolgimento precoce di tutti i soggetti coinvolti, in particolare dei reparti IT e compliance, sono la chiave del successo.

Il sistema di gestione integrata dell'ewz non è un progetto concluso, ma un organismo vivente. Si continua a lavorare per ridurre e unire i processi e migliorare le interfacce tra gli strumenti. In futuro, il potenziale dei sistemi integrati sarà ulteriormente sfruttato, in particolare per quanto riguarda i processi automatizzati e gli indicatori di prestazione chiave (KPI) basati sui dati. "Questo ci permetterà di lavorare in modo ancora più efficace sugli obiettivi strategici di ewz con la gestione della qualità", spiega Regula Ramseier.

Partner dell'intervista:
Regula Ramseier, specialista di gestione della qualità e ICS presso ewz, Daniela Maag-Biri, responsabile della gestione dei processi presso ewz.

Autori e interviste:
Luzia Anna Rikli lavora nel settore Marketing & Business Development presso BOC Information Technologies Consulting GmbH a Winterthur.