I collegamenti danneggiati dei cavi di un asciugacapelli o le cappe aspiranti della cucina di un ristorante molto sporche di grasso possono trasformarsi rapidamente in un pericolo da non sottovalutare per gli ospiti o i dipendenti. Nel peggiore dei casi, basta una piccola scintilla per provocare un incendio. Ma anche piccoli inconvenienti o difficoltà possono avere rapidamente un effetto negativo. Per gli hotel, data la loro dipendenza dai clienti, è quindi importante presentare ogni giorno i propri servizi e locali nella migliore luce possibile. "Le strutture e le attrezzature tecniche, meccaniche e sanitarie devono essere sempre in condizioni ottimali e sicure per soddisfare gli ospiti e non mettere in pericolo nessuno durante il loro soggiorno", spiega Carsten Müller. È l'amministratore delegato di Echt! Smart Work GmbH di Bürstadt, in Germania, ed è un esperto di processi di collaudo e manutenzione intelligenti. La sua azienda si propone come partner di servizi per il monitoraggio e la documentazione intelligente dei lavori di collaudo e manutenzione. "Molte aziende programmano importanti lavori di manutenzione e assistenza durante tutto l'anno. Solo così possono rispettare gli standard desiderati e quindi garantire la redditività dell'azienda", spiega ancora.

Fuoco con molte fonti di fuoco

Spesso piuttosto dimenticati dagli ospiti, nel settore ricettivo ci sono anche alcuni punti pericolosi di cui i gestori devono occuparsi con urgenza nella loro routine quotidiana. Inoltre, a seconda del Paese, ci sono doveri e responsabilità prescritti dallo Stato per gli albergatori. Per questo motivo, le grandi catene ricettive spesso dispongono di un servizio di manutenzione interno, che si sposta da un albergo all'altro in tutto il Paese o addirittura in Europa e controlla tutti i sistemi tecnici in determinati cicli per verificarne il corretto funzionamento e la sicurezza. Solo pochissime hanno un proprio reparto nell'edificio che si occupa esclusivamente di problemi tecnici o meccanici. Per gli impianti tecnici come i rilevatori antincendio, i sistemi di allarme, gli impianti di riscaldamento o gli ascensori, alcuni si affidano anche a corrispondenti aziende esterne specializzate nella manutenzione di queste macchine. Molti stipulano qui contratti di manutenzione. "Tuttavia, soprattutto gli hotel più piccoli o le aziende a conduzione familiare non possono affidarsi a un servizio di questo tipo per la maggior parte dei compiti e devono eseguire da soli molti controlli generali, in modo che la manutenzione non vada a scapito del budget", spiega Müller.

La digitalizzazione come soluzione semplice

Grazie alla costante digitalizzazione della strategia di manutenzione preventiva, gli operatori in franchising hanno la possibilità di monitorare sempre e ovunque con precisione quali attività i tecnici responsabili stanno già svolgendo e dove potrebbero verificarsi problemi in futuro. Ciò contribuisce, tra l'altro, alla pianificazione del budget per le singole sedi. Con la soluzione software, le piccole imprese beneficiano soprattutto della tracciabilità trasparente e della semplicità di tali protocolli. "In molti casi quotidiani, l'uso di un software digitale può essere utile come supporto", chiarisce l'esperto. "Soprattutto quando i tecnici della manutenzione o i dipendenti lo utilizzano in combinazione con speciali codici QR. Attaccati agli oggetti da manutenere, come asciugacapelli, rubinetti dell'acqua, estintori o cofani di aspirazione, rendono il lavoro più efficace. Scansionando i codici nel software, i responsabili possono accedere immediatamente al protocollo appropriato sul proprio cellulare o tablet e salvarlo digitalmente una volta completato". In questo modo gli hotel e gli operatori risparmiano molto tempo e carta, mentre si riducono i faldoni che prendono polvere sugli scaffali.

Supporto nella vita frenetica di tutti i giorni

Grazie al supporto del software, il personale dell'hotel può controllare le condizioni delle apparecchiature tecniche o sanitarie anche nel corso di altre attività, come la pulizia delle camere, senza grandi sforzi. Müller spiega: "In caso di problemi improvvisi, c'è anche la possibilità di segnalarli immediatamente in formato digitale ai supervisori con una priorità corrispondente, in modo che possano mettersi al lavoro per risolverli il più rapidamente possibile". Grazie a scadenze chiaramente definite e a schede di controllo semplici, la manutenzione delle sale non richiede quasi più tempo. Solo i dispositivi e gli impianti tecnici più grandi, come gli ascensori o gli impianti di riscaldamento, richiedono l'intervento di aziende esterne come ispettori, ma anche questi lavoratori esterni possono utilizzare il software nel loro lavoro. Una scarsa manutenzione porta altrimenti a standard inadeguati che non convincono molti clienti e quindi riducono anche il profitto dell'hotel. "Se i televisori non funzionano correttamente, la doccia eroga solo acqua fredda o il riscaldamento entra in sciopero in pieno inverno, molti ospiti lasciano anche recensioni negative, che si ripercuotono sullo status della struttura per ulteriori prenotazioni", spiega Müller. Un regolare lavoro di manutenzione si rivela quindi un fattore decisivo per l'ospitalità di un hotel. 

Monitoraggio intelligente degli interventi di manutenzione

L'azienda Echt! Smart Work GmbH si propone come partner di servizi per il monitoraggio e la documentazione intelligente dei lavori di ispezione e manutenzione. Fornendo a ogni oggetto da ispezionare un codice QR scansionabile, è possibile richiamare le attività direttamente tramite telefono cellulare o tablet, tra le altre cose. In questo contesto, il software dell'azienda consente di programmare gli appuntamenti per la manutenzione, di compilare le schede di ispezione sul dispositivo mobile o persino di documentare direttamente con foto. Con un sistema di archiviazione centrale online, il software coordina tutte le singole attività di ispezione.

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