Mettere fine alle scartoffie

Le misure sorgono in un'azienda nelle aree più diverse e su ogni scala. Che si tratti di un piccolo compito che deve essere completato rapidamente o di un progetto esteso che deve essere suddiviso in diverse sottofasi - quali dipartimenti, team o singoli dipendenti dovrebbero essere incaricati di elaborarlo? Chi è responsabile dell'implementazione? E come si può controllare e monitorare con precisione il raggiungimento degli obiettivi nei tempi previsti? L'amministrazione centrale e il monitoraggio delle misure nelle aziende possono avere successo solo con una gestione delle misure funzionante - un compito che richiede un supporto elettronico.

Cercasi: Autorità centrale per la registrazione e il coordinamento

L'organizzazione delle misure è gestita nelle aziende in modi molto diversi, per esempio sotto forma di liste Excel o tramite scambio di e-mail. Spesso si verifica la situazione in cui ogni dipartimento o anche ogni singolo dipendente organizza i suoi compiti e anche la relativa comunicazione e l'inoltro delle informazioni in modo diverso. Questo ha una serie di svantaggi: di regola, ci vuole un grande sforzo per seguire lo stato attuale, i progressi o le responsabilità di una misura o anche per avere una visione d'insieme di tutte le misure in sospeso. Anche i ritardi possono difficilmente essere monitorati in questo modo. Inoltre, le misure sparse non possono essere valutate sistematicamente, il che rende difficile per i responsabili controllare il loro successo.

Per gestire le varie misure a livello aziendale in modo strutturato, è quindi necessaria un'istanza centrale che raccolga e tenga traccia dei vari compiti e delle attività associate da una vasta gamma di divisioni aziendali. Questo è possibile con un supporto software adeguato. Se un'azienda o un'organizzazione utilizza già un sistema di gestione integrato, ad esempio per l'implementazione della norma di gestione della qualità DIN EN ISO 9001 e altre norme, di solito è abbastanza facile costruire un sistema di gestione delle misure su questa struttura di base e utilizzare le informazioni già esistenti per questo scopo.

Gestione delle misure con ConSense

La ConSense GmbH di Aachen, fornitore di soluzioni software innovative per la gestione dei processi e della qualità, ha sviluppato a questo scopo un modulo per la gestione delle misure, che completa le versioni base dei vari prodotti software ConSense. Il modulo registra centralmente tutte le misure di tutte le divisioni aziendali e offre così una visione globale. Che si tratti di compiti imminenti da CIP, audit, reclami e altro - da qui, le misure e le possibili sottomisure sono gestite e controllate centralmente.

Attraverso il sistema, le misure possono essere assegnate ai rispettivi responsabili, ad esempio singoli dipendenti o unità organizzative. Le persone coinvolte ricevono automaticamente informazioni dettagliate sulle misure e le scadenze loro assegnate e vengono ricordate le date di scadenza. Se le scadenze vengono superate, il sistema suona un allarme e, se precedentemente definito, informa i superiori. I superiori possono usare il sistema in qualsiasi momento per conoscere il progresso dell'implementazione e lo stato attuale. Per una visione d'insieme, possono essere compilati diversi rapporti, ad esempio sulle misure aperte e in ritardo. ConSense ha aggiunto a questo modulo la possibilità di analisi e il rilascio di misure. L'analisi aiuta sempre quando l'obiettivo è chiaro, ma i passi concreti devono ancora essere elaborati. Con l'approvazione delle misure, è possibile garantire che lo sforzo e i costi rimangano gestibili.

Nel complesso, la registrazione, l'elaborazione e il controllo sistematici con la gestione delle misure ConSense facilitano l'esecuzione tempestiva e completa di un'ampia varietà di compiti.

Tutte le attività in vista con la scheda delle attività ConSense

Raccogliere ed elaborare tutte le misure in sospeso in una posizione centrale - questo può essere implementato facilmente e sistematicamente con la gestione delle misure ConSense. Ma il più delle volte, i compiti gestiti nella gestione delle misure coprono solo una piccola parte dei compiti che ogni singolo dipendente deve affrontare nel suo lavoro quotidiano. "Ecco perché ConSense fa un passo avanti con la ConSense Taskboard. La ConSense Taskboard si basa sul metodo Kanban per il controllo dei processi e sulla tavola Kanban da esso conosciuta, che visualizza visivamente i prossimi compiti in modo strutturato e ordinato per priorità, rendendo i progressi visivamente tracciabili", spiega il Dr. Alexander Künzer, amministratore delegato di ConSense GmbH.

La fonte principale per le attività visualizzate nel pannello delle attività è la gestione delle attività di ConSense. Inoltre, le attività da altre fonti possono essere aggiunte, ad esempio le e-mail contrassegnate come follow-up e le attività da MS Outlook, così come da ConSense Minutes, lo strumento per la documentazione facile e sistematica delle riunioni.

Tutti questi compiti sono riuniti nella lavagna dei compiti ConSense e visualizzati in forma di piastrelle chiare sulla lavagna personale. Qui sono poi disponibili per ulteriori elaborazioni. Tutti i compiti da completare sono ordinati in colonne secondo le categorie "Aperto", "In corso", "In attesa" o "Completato" e sono codificati a colori secondo il sistema a semaforo per l'urgenza. Così, la lavagna dei compiti ConSense visualizza tutti i compiti personali a colpo d'occhio e permette la prioritizzazione individuale, la pianificazione, l'attuazione e il controllo. L'utente può richiamare in qualsiasi momento in quale passo si trova il rispettivo compito. Con la ConSense Taskboard, tutte le informazioni e le scadenze importanti, così come il flusso delle elaborazioni, sono sempre presenti e possono essere facilmente integrate nella giornata lavorativa.

Attuazione affidabile assicurata

Un sistema di gestione delle misure supportato da un software porta struttura all'implementazione delle misure e aiuta a realizzarle in modo sistematico e uniforme. Con il modulo "Measures Management" si possono stabilire processi standardizzati per l'elaborazione delle misure, tra cui l'analisi, l'approvazione, il controllo e il test di efficacia, che vengono gestiti anche visivamente in modo uniforme in ogni reparto. La lavagna dei compiti aiuta anche l'organizzazione personale di ogni singolo dipendente. La nostra esperienza ha dimostrato che questo è un notevole sollievo nel lavoro quotidiano di aziende di tutte le dimensioni. Il feedback positivo dei nostri clienti ne è la conferma: Le aziende sono grate per uno standard uniforme che dà struttura alla gestione delle misure e garantisce un'attuazione affidabile", sottolinea il Dr. Alexander Künzer.