Revisione in conformità con la legge: Rendere un audit remoto un successo

È stato a lungo dato per scontato che per un Audit almeno gran parte dei compiti di ispezione conformi alla legge possono essere eseguiti a distanza. Naturalmente, la presenza personale dei revisori è richiesta anche per alcuni controlli nel corso della certificazione. Tuttavia, il modulo di audit ibrido fa risparmiare tempo e denaro - per tutte le persone coinvolte. Questo è un grande vantaggio che nessuno vorrebbe perdere. Affinché un audit di questo tipo porti a una certificazione conforme alla legge, tuttavia, i parametri del quadro devono essere giusti.

Soprattutto le grandi aziende e i gruppi hanno capito rapidamente il potenziale degli audit che si svolgono almeno in parte tramite video - dopo tutto, sono regolarmente controllati da diversi esperti. Anche un audit ibrido può aumentare significativamente l'efficienza se uno o due revisori sono sul posto presso il cliente e altri dipendenti seguono l'audit virtualmente e controllano i documenti nel frattempo. Le aziende dovrebbero essere consapevoli del fatto che un audit classico non dovrebbe avvenire uno a uno via video, e dovrebbero osservare alcune condizioni di base per un'implementazione di successo.

Impressione professionale tramite video

La base per un audit remoto è prima di tutto un computer o un notebook con accesso a Internet e l'uso di una piattaforma video (ad esempio WebEx o Microsoft Teams). Anche se un audit riguarda i fatti concreti, questi, insieme ad altre impressioni, forniscono un quadro generale di un'azienda. Per questo, una buona macchina fotografica, condizioni di luce adeguate e la qualità del suono sono importanti. Le persone coinvolte dovrebbero pensare in anticipo all'inquadratura dell'immagine, allo sfondo e a una cuffia di alta qualità. Dopo tutto, questi fattori hanno un impatto decisivo sull'impressione che l'altra persona riceve dal video. Sia l'infrastruttura tecnica che la competenza nel funzionamento degli strumenti utilizzati sono prerequisiti per il lavoro virtuale e gli audit remoti: Tutte le persone coinvolte devono essere adatte a gestire la tecnologia per non essere distratte dal compito effettivo.

Tempo per l'interazione umana

Durante un appuntamento personale, i revisori conoscono prima l'area di ricezione di un'azienda e i primi dipendenti - in modo abbastanza automatico. È qui che si forma un'impressione personale delle persone, dell'edificio, dell'infrastruttura e della cultura aziendale. Questo arrivo manca in un audit remoto. Tuttavia, il lavoro di relazione interpersonale non dovrebbe essere dimenticato e invece il tempo dovrebbe essere deliberatamente pianificato per una breve introduzione e per conoscersi prima di passare al livello tecnico e fattuale. Si è dimostrato utile nominare un moderatore all'inizio. In questo modo, si possono pianificare diverse piccole pause e strutturare la riunione per tutti i partecipanti.

Fare le domande giuste è un compito centrale degli auditor. Spesso è possibile riconoscere nell'area non verbale dove vale la pena fare domande. Qui gioca un ruolo importante il comportamento inconscio, che spesso non può essere riconosciuto in video a causa della prospettiva. Tanto più importante è una buona coordinazione tra tutti i partecipanti in anticipo: cosa volete l'uno dall'altro affinché l'audit sia un successo? Si devono visitare anche i siti aziendali o si devono includere nella discussione altri dipendenti? Con la giusta preparazione, i requisiti possono essere chiariti e organizzati per tempo.

Documentazione e collaborazione digitale

Per un audit remoto, i file, i processi, le procedure e la documentazione da certificare devono essere disponibili digitalmente. Le aziende hanno anche bisogno di uno strumento collaborativo per rendere questi dati disponibili e modificarli allo stesso tempo. Per un risparmio in tempo reale, le applicazioni hanno bisogno di funzionalità che supportino l'audit in modo efficiente. Il prerequisito per un audit remoto è l'uso di un software di gestione che supporti i processi. Un contributo significativo è dato dalle soluzioni software che le aziende da certificare usano continuamente per la gestione della qualità. Durante un audit remoto, tutte le persone coinvolte possono trovare qui i documenti rilevanti per l'audit.

Ha senso per le aziende utilizzare un'applicazione che soddisfi i requisiti di un sistema di gestione integrato e allo stesso tempo supporti le aree di documentazione QM e lo sviluppo e l'espansione di un sistema di gestione della qualità (QMS). In anticipo, le organizzazioni possono concedere un accesso temporaneo agli auditor per un primo orientamento. Questo fa risparmiare tempo nelle discussioni successive e permette un lavoro sia sincrono che asincrono. Con una funzione di auditing, il manuale può essere controllato rispetto a un catalogo di criteri e i risultati possono essere documentati. In caso di deviazione, una misura correttiva viene immediatamente definita e memorizzata nel sistema - questo vale anche per i commenti degli auditor. Le soluzioni moderne, come orgavision, si occupano anche dell'assegnazione documentata dei compiti a valle alle persone giuste. Con il software giusto, le aziende possono prepararsi alla certificazione adottando e importando cataloghi di requisiti esistenti. Anche il collegamento digitale dei documenti rilevanti ha dimostrato il suo valore. Un QMS segna anche dei punti quando si tratta di tracciabilità: gli auditor possono facilmente vedere come l'organizzazione si è sviluppata dall'ultimo audit, poiché mostra non solo la documentazione attuale ma anche chi ha lavorato su cosa e quando. Con l'aiuto della gestione dei commenti e degli eventi, il requisito della DIN EN ISO 9001 e di altri standard di gestione per documentare il processo di miglioramento continuo (CIP) può essere facilmente implementato.

Autore:
Johannes Woithon è l'amministratore delegato di orgavision GmbH, con sede a Berlino. www.orgavision.de