Gestione dei processi: un fattore abilitante, non fine a se stesso

Chiunque voglia isolare e sigillare gli involucri degli edifici in modo efficiente dal punto di vista energetico oggi non può fare a meno dei prodotti e delle soluzioni Swisspor. Il Gruppo Swisspor, con sette sedi e circa 550 dipendenti solo in Svizzera, si definisce il principale sviluppatore, produttore e fornitore svizzero di prodotti e sistemi per involucri edilizi ad alta efficienza energetica.

Creare una comprensione della gestione dei processi

Tutti concordano sul fatto che una gestione dei processi ben sviluppata è essenziale per la produzione industriale. Tuttavia, quando Patrice Urban è entrato in azienda nel 2022, si è reso conto che Sebbene i processi fossero definiti, erano poco chiari, mal documentati o obsoleti. «Spesso erano registrati in immagini Visio che erano già troppo vecchie quando erano state create», ricorda oggi. Anche le conoscenze sulla gestione dei processi erano largamente insufficienti. Era quindi ovvio ottimizzare i processi e sfruttare il potenziale di miglioramento sulla base dell'eccellenza operativa. Soprattutto nel periodo post-coronavirus, l'azienda si è resa conto che «doveva prepararsi per il futuro, e per farlo è necessario avere i processi sotto controllo».

Inizialmente, l'atmosfera in azienda era scettica, racconta Patrice Urban. Molti consideravano la gestione dei processi «un grande sforzo senza alcun ritorno». Per questo motivo si è posto il compito di creare comprensione e accettazione, principalmente attraverso dimostrazioni pratiche piuttosto che spiegazioni teoriche.

Vantaggi strategici della soluzione

Un momento fondamentale è stato quello della scelta dello strumento più adatto. Dopo aver confrontato vari sistemi, Swisspor ha deciso di scegliere ADONIS del Gruppo BOC. Patrice Urban sottolinea: «ADONIS è chiaramente una delle applicazioni di riferimento». Per lui, il fattore decisivo è stato il fatto che lo strumento rende i processi «facili da sperimentare», attraverso un'interfaccia intuitiva, simile a una homepage, che i dipendenti possono navigare senza conoscenze specifiche. L'obiettivo era quello di rendere i processi visibili, accessibili e comprensibili per creare responsabilità.

Un risultato fondamentale di questo lavoro è stato quello di rendere visibili responsabilità prima poco chiare. Nella gestione dei prodotti, ad esempio, è emerso che «non esisteva una persona realmente responsabile della catena dei processi». La situazione era simile nell'area dei dati anagrafici. C'era un manager, ma «correva sempre da un pilastro all'altro». Solo grazie alla visualizzazione in ADONIS è stato possibile chiarire le responsabilità e definire i ruoli, rendendo l'organizzazione nel suo complesso più trasparente. Secondo Patrice Urban, la gestione dei processi non è un fine in sé, ma un mezzo per creare chiarezza, efficienza e una migliore collaborazione. È l'unico modo per creare una cultura dei processi vivace, e questo è impossibile senza lo strumento giusto.

La soluzione di gestione dei processi è stata anche in grado di sfruttare i suoi vantaggi strategici per i grandi progetti. Ad esempio, Swisspor sta lavorando a un progetto ERP a livello di gruppo. In questo caso, ADONIS funge da collegamento tra il mondo aziendale e quello informatico. I processi vengono scomposti a livello di requisiti, ottenendo così una «specifica direttamente dal sistema», spiega Patrice Urban. Questa documentazione precisa evita sviluppi indesiderati e costose rielaborazioni. Patrice Urban descrive lo strumento come un «game changer», in quanto gestisce i dati master in modo centralizzato e trasferisce automaticamente le modifiche a tutte le visualizzazioni dei processi: un vantaggio notevole rispetto a Visio o Excel.

Condividere le esperienze

Quali lezioni si possono trarre dall'introduzione di ADONIS e quale esperienza può trasmettere Patrice Urban ad altre aziende? In questo contesto, mette in guardia dalle «soluzioni tutto in uno» che offrono la gestione dei processi solo come funzione secondaria. «Sono tutte soluzioni improvvisate che non rendono giustizia». Una buona qualità dei processi è un'importante leva commerciale: «I processi sono costosi, e di conseguenza sono anche preziosi.

Egli sottolinea un approccio calmo ed evolutivo all'introduzione di un sistema di gestione dei processi: non un big bang, ma un approccio graduale. Lo descrive così: «Lo scoiattolo mangia con difficoltà». I cambiamenti non sono stati imposti dall'alto, ma sviluppati dall'interno. Tuttavia, è rimasto coerente: «Siamo duri in materia: usiamo solo questo strumento».»

La resistenza è stata affrontata in modo pragmatico: ha selezionato processi problematici con un alto livello di sofferenza per dimostrare rapidamente i benefici. I processi reali sono stati registrati in workshop e modellati congiuntamente nel sistema. «Non abbiamo mai parlato di ADONIS o di BPM, abbiamo semplicemente affrontato i problemi». I partecipanti hanno visto dal vivo come sono stati creati i loro processi, senza alcuna formazione teorica. Questo metodo "al volo" ha generato entusiasmo e una rapida comprensione.

Anche Patrice Urban descrive l'effetto della visualizzazione: «Quando gli esperti guardano insieme un processo mappato, spesso si rendono conto della complessità dei propri processi. »Tutti dicono: 'Ora siamo pazzi: è così complicato, dobbiamo farlo meglio'". Questa consapevolezza dà il via ai miglioramenti in modo del tutto naturale, senza pressioni o processi CIP formali.

E cosa succede dopo?

Patrice Urban sottolinea il legame naturale con le soluzioni ai problemi e i progetti di efficacia a lungo termine. Le ottimizzazioni nascono dalle sfide quotidiane, come i reclami o il controllo delle informazioni. In questo modo, la gestione dei processi rimane rilevante senza ulteriori zavorre amministrative.

Rifiuta ampiamente le cifre chiave per misurare il successo in termini quantitativi. «Non posso dire: »Ora abbiamo 20 guadagni di efficienza %«». Il fattore decisivo non è lo strumento in sé, ma il fatto di lavorarci continuamente. "Perché è facile, lo facciamo, altrimenti non lo faremmo". La gestione dei processi è un fattore abilitante, ma non un fine in sé.

Infine, spiega la sua prospettiva aziendale: Investire nella gestione dei processi conviene sempre. Anche per le piccole aziende con alti costi di personale, il ritorno sull'investimento è evidente: «Chiunque creda che investire nell'ottimizzazione dei processi sia eccessivo non ha capito che l'intera azienda si muove solo attraverso le cose che fanno le persone». I processi sono la più grande leva per aumentare l'efficienza, poiché tutte le azioni in azienda sono gestite da processi, senza eccezioni.

Ulteriori informazioni: Gruppo BOC e Swisspor