{"id":11083,"date":"2017-01-09T10:58:57","date_gmt":"2017-01-09T09:58:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.m-q.ch\/?p=11083"},"modified":"2021-02-12T11:47:36","modified_gmt":"2021-02-12T10:47:36","slug":"introdurre-la-gestione-della-conformita-in-unazienda","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.m-q.ch\/it\/compliance-mana-gement-in-einem-kmu-einfuehren\/","title":{"rendered":"Introdurre la gestione della conformit\u00e0 in una PMI"},"content":{"rendered":"<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-11108\" src=\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Compliance-Mana-gement-in-einem-KMU-einfuehren.jpg\" alt=\"Introdurre la gestione della conformit\u00e0 in una PMI\" width=\"880\" height=\"848\" srcset=\"\" sizes=\"auto, (max-width: 880px) 100vw, 880px\" data-srcset=\"\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>A causa della loro complessit\u00e0 percepita e della spesa temuta, i sistemi di gestione della conformit\u00e0 non hanno ancora trovato il loro posto in molte PMI. Questo nonostante il fatto che l'ambiente sia cambiato significativamente a causa dell'aumento dell'applicazione della legge contro le aziende e i membri del top management, e le violazioni di conformit\u00e0 possono portare a significativi rischi di responsabilit\u00e0 per le aziende e il loro management e minacciare la reputazione e l'esistenza di un'azienda.<\/p>\n<p><strong>Assistenza alla conformit\u00e0 anche per le PMI<\/strong><br \/>\nLo standard internazionale ISO 19600 \"Compliance management systems - Guidelines\", pubblicato nel dicembre 2014, supporta le PMI nell'implementazione e nel mantenimento di un sistema di gestione della conformit\u00e0 (CMS) efficace e di successo. La ISO 19600:2014 (ora pubblicata anche in tedesco da DIN) \u00e8 applicabile a tutte le organizzazioni e, secondo il principio di adeguatezza e proporzionalit\u00e0, \u00e8 una linea guida adatta indipendentemente dalla dimensione, struttura, tipo e complessit\u00e0 dell'azienda. Cos\u00ec, un CMS secondo ISO 19600:2014 pu\u00f2 essere adattato all'azienda senza molta burocrazia supplementare. L'esperienza pratica dimostra che bastano poche misure e procedure organizzative e una quindicina di pagine di testi originali (decisione del consiglio di amministrazione sui valori e la governance, politica di conformit\u00e0, istruzioni sui rischi principali, piano di formazione, piano di audit e di reporting) per costruire un CMS semplice e robusto, che, se vengono prese le giuste misure, \u00e8 probabilmente superiore a molti CMS di una grande societ\u00e0 internazionale nella sua coerenza come sistema e nella sua efficacia.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Per mezzo di un efficace CMS secondo ISO 19600:2014, un'azienda pu\u00f2 assicurare con un alto grado di efficacia il rispetto degli obblighi vincolanti. Questo elimina o minimizza i rischi di conformit\u00e0 e aumenta la certezza del diritto.<\/p>\n<p><strong>Esempio di applicazione di un CMS secondo ISO 19600:2014<\/strong><br \/>\nAlla ZHAW School of Engineering di Win-terthur, una tesi di Master in gestione integrata dei rischi (MAS IRM) ha studiato la struttura, lo sviluppo, l'implementazione, la valutazione, il mantenimento e il miglioramento di un CMS secondo ISO 19600:2014 utilizzando l'esempio di un'azienda internazionale con meno di 20 dipendenti.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Il sistema di gestione dell'azienda era gi\u00e0 basato sulla ISO 9001:2015, quindi la struttura delle norme (High Level Structure) era uniforme e l'integrazione della nuova norma ISO nel sistema di gestione integrato (IMS) era semplificata.<\/p>\n<p><strong>Approccio all'implementazione della ISO 19600:2014 <\/strong><br \/>\nLa ISO 19600:2014 \u00e8 composta da 7 elementi principali ed \u00e8 fondamentalmente strutturata in due fasi principali, il setup e il funzionamento del CMS. \u00c8 importante notare che tutti gli elementi della ISO 19600:2014 devono essere implementati in modo coerente al fine di creare un CMS efficace ed efficiente. Il CMS dovrebbe anche basarsi sui principi di una buona e responsabile corporate governance (ad esempio, che le decisioni di gestione siano orientate alla creazione di valore sostenibile, che sia promossa una comunicazione aziendale trasparente e aperta, che gli interessi delle parti interessate siano salvaguardati, che i rischi siano trattati in modo appropriato, ecc.)<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Il sito <em><strong>Fase di costruzione<\/strong> <\/em>contiene principalmente l'elemento \"contesto dell'organizzazione\", in cui si determina l'orientamento strategico del CMS. Sono stati definiti chiari obiettivi di conformit\u00e0 e allineati con gli altri obiettivi dell'azienda. Anche la portata del CMS \u00e8 stata determinata e documentata. Dopo di che, il quadro organizzativo potrebbe essere definito. A questo scopo, sono stati determinati gli importanti fattori di influenza interni ed esterni che hanno un impatto sulle prestazioni del CMS. L'ambiente esterno \u00e8 stato analizzato per mezzo di un'analisi ambientale sistematica. Sono state prese in considerazione anche le esigenze delle parti interessate interne o esterne (persone o organizzazioni), che potrebbero essere accertate attraverso un'analisi delle parti interessate. La strategia e la politica di conformit\u00e0 sono state definite anche sulla base delle informazioni ottenute nella fase di sviluppo.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Su <em><strong>Transizione tra la fase di spiegamento e quella operativa<\/strong><\/em> sono state stabilite procedure per identificare sistematicamente tutti gli impegni legali e volontari vincolanti e per esaminare il loro impatto con le attivit\u00e0, i prodotti e i servizi dell'azienda. Questo ha permesso di identificare i rischi derivanti da una violazione degli obblighi vincolanti. Poich\u00e9 ISO 19600:2014 \u00e8 uno standard basato sul rischio, la valutazione e la gestione del rischio hanno ricevuto un'attenzione speciale.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Come la struttura comune delle norme ISO, l'approccio basato sul rischio \u00e8 diventato un'interfaccia globale e centrale nel mondo ISO. In un sistema di gestione integrato in cui si devono valutare i rischi di diverse aree, ha quindi senso applicare un approccio sistematico secondo la ISO 31000:2009 Risk Management. In questo modo, i rischi rilevanti per la conformit\u00e0 potrebbero essere identificati, analizzati, valutati e gestiti in modo ottimale.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Nel <em><strong>Fase operativa<\/strong> <\/em>si occupa di stabilire, sviluppare, implementare, valutare, mantenere e migliorare un CMS efficace ed efficiente. Con l'aiuto del ciclo di gestione PDCA (Plan-Do-Check-Act), i processi di conformit\u00e0 sono continuamente migliorati. In primo luogo, il CMS \u00e8 stato pianificato strategicamente nell'elemento \"Pianificazione\" per garantire che gli obiettivi del CMS siano raggiunti e che gli effetti non pianificati siano prevenuti, rilevati o ridotti. A tal fine, sono stati definiti concetti, misure e azioni per affrontare i rischi di conformit\u00e0 identificati nella fase di impostazione. Sono stati inoltre definiti obiettivi di conformit\u00e0 chiari, misurabili e verificabili per le funzioni e le aree pertinenti. Questi sono stati derivati dalla politica di conformit\u00e0, tra le altre cose.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Per mezzo dell'elemento \"leadership e impegno\", \u00e8 stato possibile mostrare come gli organi di gestione possono influenzare significativamente il significato e le prestazioni del CMS con le loro azioni: ISO 19600:2014 sottolinea l'importanza centrale di una buona leadership e di una cultura basata sui valori per l'efficacia di un CMS. Questo riflette i risultati empirici secondo i quali una cultura dell'etica e della conformit\u00e0 non pu\u00f2 svilupparsi senza l'esempio del top management (\"tone at the top\"), senza valori e buona governance, e - anche se un codice di condotta e un \"programma di conformit\u00e0\" sono in atto - una gestione efficace della conformit\u00e0 non \u00e8 possibile.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>La stessa struttura di gestione del sistema di gestione esistente potrebbe essere usata per le responsabilit\u00e0 e gli obblighi di conformit\u00e0. Una struttura indipendente avrebbe superato le capacit\u00e0 dell'azienda e avrebbe occupato la direzione e i dipendenti con compiti amministrativi invece di dedicare risorse al CMS. Tuttavia, \u00e8 stata fatta attenzione a garantire che la funzione di conformit\u00e0 sia indipendente e abbia sufficiente autorit\u00e0 e accesso diretto all'organo di vigilanza (principi di buona governance).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Nell'elemento \"Supporto\", sono state identificate le risorse interne ed esterne necessarie per un CMS efficace, in modo che possano essere rese disponibili e utilizzate efficacemente dall'azienda. Anche la formazione, l'istruzione e lo sviluppo sono stati pianificati per assicurare che i dipendenti abbiano le competenze necessarie e possano dare il contributo richiesto loro dallo standard per un CMS efficace. \u00c8 stato anche sviluppato un concetto di comunicazione per assicurare una comunicazione attiva di conformit\u00e0 interna ed esterna. In seguito, i processi, le linee guida, le procedure e le loro misure di controllo e guida, che sono necessarie per l'adempimento del CMS, potrebbero essere implementate nell'elemento \"Operazione\". Sono stati presi in considerazione anche processi esterni e terze parti.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Al fine di garantire l'efficacia del CMS, nell'elemento \"valutazione delle prestazioni\" sono state stabilite procedure per monitorare, analizzare e valutare regolarmente il CMS stesso e le sue prestazioni. A tal fine, sono stati identificati degli indicatori misurabili per quantificare la performance di conformit\u00e0 dell'azienda. Questi erano l'efficienza della formazione, le misure correttive valutate (indicatori di attivit\u00e0), il numero di violazioni di conformit\u00e0 segnalate, l'impatto finanziario delle violazioni di conformit\u00e0 (indicatori retrospettivi), l'impatto dei rischi di conformit\u00e0 (indicatore prospettico).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Un sistema di reporting \u00e8 stato anche fornito per informare la direzione sull'efficacia e l'adeguatezza del CMS. I risultati del monitoraggio in corso potrebbero essere incorporati nei rapporti gi\u00e0 disponibili in azienda. Per gli eventi che devono essere segnalati tempestivamente, come le violazioni di conformit\u00e0, \u00e8 stato istituito un sistema di segnalazione delle eccezioni in modo che queste possano essere segnalate ai dipartimenti, alle funzioni e alle autorit\u00e0 necessarie.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Per migliorare il CMS e scoprire i punti deboli, l'elemento <em><strong>\"Miglioramento\".<\/strong><\/em> la gestione delle violazioni di conformit\u00e0 da parte dell'azienda. In questo modo, le misure per eliminare le cause dovrebbero essere identificate e si dovrebbe prevenire, per quanto possibile, una recidiva. Sanzionare i dipendenti a tutti i livelli in caso di violazioni di conformit\u00e0 deliberate o negligenti \u00e8 un elemento centrale di un CMS funzionante. Molte aziende evitano di chiedere responsabilit\u00e0 e di imporre sanzioni. Senza una cultura della responsabilit\u00e0 e delle sanzioni, tuttavia, la richiesta di rispetto dei valori e di rispetto degli impegni vincolanti rimane una lettera vuota (\"conformit\u00e0 cartacea\"). Il diagramma mostra come il ciclo di gestione PDCA \u00e8 mappato nella norma.<\/p>\n<p><strong>ISO 19600:2014 \u00e8 adatto anche alle PMI<\/strong><br \/>\nLe indagini della suddetta tesi di master hanno portato alla conclusione che un CMS secondo ISO 19600:2014 si adatta in modo ottimale anche per una PMI con meno di 20 dipendenti e crea i presupposti per soddisfare i requisiti attuali e futuri di un CMS efficace secondo le regole dell'arte (lege artis).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Un'integrazione del CMS secondo ISO 19600:2014 nei sistemi di gestione esistenti secondo ISO \u00e8 semplice e pratica grazie alla struttura uniforme di tutti i sistemi di gestione ISO, i termini definiti in modo uniforme e le efficienze dovute alla conoscenza di base esistente della gestione dei cicli di gestione PDCA e l'audit pi\u00f9 semplice da parte di revisori interni ed esterni. Il risultato \u00e8 uno strumento di gestione forte e un sistema di gestione pi\u00f9 efficiente, poich\u00e9 vengono considerati pi\u00f9 aspetti e il sistema di gestione \u00e8 pi\u00f9 allineato con gli obiettivi generali dell'azienda. In questo modo, i processi aziendali possono essere progettati, diretti e controllati in modo pi\u00f9 efficiente ed efficace. Questo ha un effetto positivo sulla gestione dei rischi e quindi sul successo dell'azienda, come ogni buona gestione professionale.<\/li>\n<li>Quando si integra il CMS, \u00e8 fondamentale analizzare e mantenere proattivamente le interfacce con gli altri sistemi di gestione dell'organizzazione: gestione della qualit\u00e0 (ISO 9001:2015), gestione dei rischi (ISO 31000:2009), gestione ambientale (ISO 14001:2015), gestione della sicurezza delle informazioni (ISO 27001: 2013), gestione della salute e sicurezza sul lavoro (ISO 45001:2016) e gestione della continuit\u00e0 operativa (BCM, ISO 22301: 2010). Solo se si affronta questa sfida si pu\u00f2 creare un sistema di gestione integrata (IMS) efficace ed efficiente che porti il massimo beneficio all'organizzazione.<\/li>\n<li>Gli elementi della ISO 19600:2014 seguono il ben noto ciclo di gestione PDCA. In questa sequenza logica, il CMS pu\u00f2 essere implementato e migliorato in modo metodico ed efficace. Questo porta a una soluzione di conformit\u00e0 sostenibile ed efficace.<\/li>\n<li>I rischi di conformit\u00e0 o le attivit\u00e0 che possono portare al mancato rispetto degli obblighi di conformit\u00e0 possono essere identificati, analizzati, valutati e gestiti in modo ottimale attraverso l'interazione con ISO 31000:2009 (approccio basato sul rischio secondo ISO 31000:2009).<\/li>\n<li>In caso di violazioni delle regole, un'azienda pu\u00f2 dimostrare che non c'\u00e8 colpevolezza organizzativa (diritto penale societario, articolo 102 del codice penale) e quindi anche proteggere la direzione dai rischi di responsabilit\u00e0 e scagionarla in caso di una violazione individuale. Inoltre, un CMS efficace promuove anche la fiducia delle parti interessate, specialmente dei dipendenti e dei clienti.<\/li>\n<\/ul>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>&nbsp; &nbsp; Wegen ihrer vermeintlichen Komplexit\u00e4t und dem bef\u00fcrchteten Aufwand haben Com-pliance-Managementsysteme bei vielen KMU noch nicht ihren festen Platz gefunden. 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