![\"Chi](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Wer-sind-die-Gaertner-in-Ihrem-Unternehmen.jpg\")
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Immaginate che i documenti si comportino come le piante. Una documentazione di sistema corrisponde quindi a un giardino in cui ogni pianta ha il suo posto: nell'aiuola, sul sedile, nella bordura. Il giardino contiene anche muri di contenimento, sentieri e pozze d'acqua. Danno una struttura, la rendono percorribile, danno vita alla fioritura. Ma le piante crescono - gli alberi in altezza, i cespugli in larghezza -, proliferano e traboccano. Diventa sempre pi\u00f9 noioso attraversare il giardino. La frutta marcisce sugli alberi. Dov'\u00e8 il giardiniere?<\/p>\n
Nessuna cura senza un giardiniere<\/strong><\/p>\n <\/p>\n L'immagine del giardino incolto non \u00e8 una coincidenza. Chi non conosce la sensazione che i propri documenti, l'intera documentazione del sistema sia tentacolare? Con ogni analisi degli errori, ogni audit e ogni revisione nell'azienda, i documenti esistenti vengono solitamente integrati o ne vengono creati di nuovi. Cos\u00ec, la documentazione del sistema cresce anno dopo anno. Questo non \u00e8 un grosso problema. L'archiviazione elettronica \u00e8 relativamente economica. I costosi schedari e gli archivi per i documenti cartacei sono necessari solo su piccola scala. L'accesso ai documenti \u00e8 facile attraverso la rete e da qualsiasi luogo. Anche la gestione dei documenti \u00e8 diventata semplice: creare, condividere e pubblicare sulla intranet. La crescita della documentazione di sistema \u00e8 digeribile se non si perde la visione d'insieme di tutti questi documenti.<\/p>\n <\/p>\n Ma mano sul cuore: \u00e8 questo il caso? Nel crescente groviglio di informazioni, sta diventando sempre pi\u00f9 difficile avere la giusta conoscenza disponibile nel posto giusto al momento giusto. Anche i motori di ricerca nell'archiviazione dei file e nei database non sempre aiutano. Il troppo \u00e8 troppo. Senza cure, senza un giardiniere, non funziona.<\/p>\n Chi mette il recinto del giardino?<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Ci sono varie strategie per affrontare questa massa di informazioni. Una prima inizia con la documentazione del sistema nel suo insieme. Poich\u00e9 lo spazio di archiviazione \u00e8 quasi illimitato, poich\u00e9 i documenti sono accessibili e quindi rapidamente disponibili indipendentemente dalla stazione di lavoro, e poich\u00e9 i motori di ricerca in definitiva facilitano il recupero dei documenti e quindi rendono il caos dei documenti apparentemente gestibile, spesso si presta poca attenzione alla portata dell'intera documentazione del sistema. Solo: un giardino troppo cresciuto senza confini diventa un labirinto.<\/p>\n <\/p>\n Ma \u00e8 vero? Il vantaggio del mondo digitale \u00e8 che siamo molto meno legati dai confini che nel mondo fisico. Il successo dei database di conoscenza su Internet sembra dimostrarlo. Ma: \u00e8 facile trascurare che la rilevanza di un contributo non \u00e8 evidente dal contributo stesso. Fatevi le seguenti domande: \u00e8 importante per me? O vado dal centesimo al millesimo? Posso trascurarlo? Lo scoprirete: la conoscenza \u00e8 pi\u00f9 che informazione. Nasce dalla messa in rete delle informazioni. La chiarezza aiuta in questo processo. E questo si crea anche limitando il sistema.<\/p>\n <\/p>\n Per questo motivo, i limiti sono anche vantaggiosi nella documentazione del sistema digitalizzato. Ci\u00f2 significa che la documentazione del sistema deve avere dei limiti nella sua portata: un manuale, per esempio, pu\u00f2 essere limitato a cinquanta pagine, le descrizioni dei processi a una doppia pagina, gli opuscoli a una pagina. Questo non deve essere fatto con ostinazione, ma con decisione. I limiti portano inevitabilmente alla concisione. Un testo diventer\u00e0 inevitabilmente pi\u00f9 denso con lo stesso contenuto e meno spazio. E non di rado, testi pi\u00f9 concisi, ma anche tabelle o illustrazioni, portano a una migliore comprensione.<\/p>\n <\/p>\n Naturalmente, la documentazione del sistema deve soddisfare le mutevoli esigenze di un'azienda. Deve quindi poter essere adattato, cio\u00e8 allargato, ma anche ridotto. L'obiettivo \u00e8 quello di raggiungere un optimum tra troppe e troppo poche informazioni. Tuttavia, questo optimum pu\u00f2 essere raggiunto solo se qualcuno nell'azienda lo difende. Ha bisogno di giardinieri che mettano i recinti del giardino (e che li spostino di nuovo se necessario). Idealmente, un team di gestione della qualit\u00e0 e IT - idealmente supportato dalla direzione - analizza le esigenze e definisce il quadro di riferimento. Un sistema comprensibile e principi di documentazione concisi aiutano a rendere questo quadro comprensibile per l'implementazione da parte dei dipendenti sul posto.<\/p>\n Chi costruisce i sentieri del giardino?<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Una seconda strategia inizia con le strutture del processo. Questi sono i sentieri del giardino che collegano le aiuole, le aree di seduta, i punti d'acqua e i capanni degli attrezzi. Pi\u00f9 questi sono semplici, pi\u00f9 velocemente il lavoro in giardino pu\u00f2 essere completato. Processi e flussi di lavoro semplici guidano i dipendenti nel loro lavoro ed evitano la necessit\u00e0 di scrivere istruzioni dettagliate per spiegarli. \u00c8 importante ricordare che i sistemi sono sempre vicini alla struttura di comunicazione dei loro inventori. Coloro che sono autorizzati a definire una struttura troveranno facilmente il modo di aggirarla. Corrisponde sempre alla sua logica. Guai a chi pensa il contrario. I processi dovrebbero quindi essere sempre pensati in termini di persone che vi lavorano, con tutte le loro differenze e idiosincrasie. I progettisti di processi farebbero bene a progettare e mettere in discussione i processi con gli interessati.<\/p>\n Chi va al compost?<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Una terza strategia di ottimizzazione inizia con i singoli documenti. Se i documenti vivono come le piante, si adattano ai cambiamenti dei processi. Non c'\u00e8 bisogno di sottolineare il fatto che nel processo vengono aggiunte nuove cose ai documenti. Vengono aggiunti nuovi punti alla lista di controllo per le visite dei clienti. Un ulteriore passo di ispezione \u00e8 integrato in un'istruzione di lavoro. Si definiscono i criteri per la selezione dei fornitori da valutare. Bisogna sottolineare di pi\u00f9 che i cambiamenti sono brevemente documentati in un'appendice del documento. Questo rende pi\u00f9 facile capire in un secondo momento come si \u00e8 arrivati alla versione attuale di un documento. Questo ha dei vantaggi - come vedremo. Ci\u00f2 che deve essere veramente sottolineato, tuttavia, \u00e8 che il testo esistente pu\u00f2 anche essere eliminato. La successiva integrazione del testo pu\u00f2 rendere necessaria la revisione di passaggi di testo precedenti. Questo richiede tempo e spesso \u00e8 meglio non farlo. A volte, per\u00f2, i passaggi non vengono cancellati per incertezza, perch\u00e9 dopo potrebbe mancare qualcosa. E chi sa sempre perch\u00e9 qualcosa \u00e8 in un documento? Con l'aiuto dell'appendice di modifica, questo sarebbe molto pi\u00f9 facile da capire, per esempio se il documento \u00e8 stato creato diversi anni fa. Aiuta anche se lo scopo e la portata di un documento sono brevemente descritti all'inizio. Questo permette di verificare pi\u00f9 volte cosa regola un documento esistente, per esempio un opuscolo, e cosa no.<\/p>\n <\/p>\n Spetta quindi ai proprietari dei processi mantenere aggiornati i loro documenti ed evitare un inutile gonfiore. Sono i loro giardinieri, potando le loro piante e portando i rifiuti verdi risultanti al compost. Meta-informazioni come lo scopo, l'ambito e l'allegato di cambiamento li aiutano a fare questo. Dovrebbero essere standard e mantenuti in documenti importanti come manuali, istruzioni di qualsiasi tipo o opuscoli.<\/p>\n I giardinieri intelligenti tagliano regolarmente<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Quando il giardino \u00e8 gi\u00e0 troppo cresciuto, un taglio nudo \u00e8 spesso inevitabile. I giardinieri intelligenti, tuttavia, lavorano in giardino ogni giorno, ma solo brevemente. Con i tagli giusti al momento giusto, lo sforzo di manutenzione pu\u00f2 essere ridotto al minimo necessario. Cosa significa questo per la vostra azienda? Date alla documentazione di sistema e alla gestione dei documenti della vostra azienda il peso necessario. Questo eviter\u00e0 un sacco di tempo inattivo e costi di follow-up.<\/p>\n <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Stellen Sie sich vor, Dokumente verhielten sich wie Pflanzen. Eine Systemdokumentation entspricht dann einem Garten, in dem jede Pflanze ihren Platz hat: im Beet, auf dem Sitzplatz, in der Rabatte. Im Garten finden sich auch St\u00fctzmauern, Wege, Wasserstellen. Sie geben ihm eine Struktur, machen ihn begehbar, bringen das Leben zum Bl\u00fchen. 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