![\"Ordine](\"https:\/\/www.m-q.ch\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Ordnung-im-Dokumentendschungel.jpg\")
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L<\/strong><\/em>CA Automation \u00e8 uno specialista innovativo nel campo della costruzione di macchine speciali per l'automazione, il processo e l'ingegneria di processo. L'azienda ha automatizzato processi per clienti internazionali nell'industria automobilistica e dei trasporti, nei servizi di costruzione e in altri settori per quasi 45 anni. Inoltre, LCA sviluppa concetti di produzione, macchine utensili specifiche, banchi di prova e offre servizi nel campo dell'ingegneria meccanica. L'azienda \u00e8 cresciuta fortemente negli ultimi anni, sia organicamente che attraverso diverse acquisizioni. Il panorama dei sistemi informatici si \u00e8 sviluppato in modo corrispondente e confuso. Ueli Imhof, capo dell'amministrazione di LCA, \u00e8 stato infine incaricato di consolidare i grandi sistemi pi\u00f9 importanti. Con l'implementazione di Microsoft Dynamics AX, un nuovo sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ha portato ordine nella proliferazione delle applicazioni. Questo \u00e8 stato seguito da applicazioni tecniche per la progettazione elettronica e meccanica. Infine, nel 2014, Imhof ha iniziato a professionalizzare la sua gestione dei documenti. Anche se alcuni dei documenti interni erano ora disponibili nell'ERP, l'archiviazione generale dei documenti era ancora scoordinata. Da un lato, i documenti esterni come le fatture, le bolle di consegna, ecc. erano ancora archiviati solo in forma cartacea, il che significava che a volte non erano accessibili o lo erano solo con difficolt\u00e0. D'altra parte, diversi sistemi di file per i dati dei progetti, le informazioni operative, ecc. portavano a una crescita incontrollata e al disordine, perch\u00e9 ogni impiegato poteva creare cartelle come meglio credeva. \"Le autorizzazioni erano difficili da gestire con i sistemi esistenti, il che significava che in alcuni casi non veniva assegnato alcun diritto e i metodi di lavoro dei dipendenti potevano quindi essere controllati solo in modo insoddisfacente\", dice Imhof, descrivendo la situazione di allora. Per rimediare alla situazione era necessario un nuovo sistema di gestione dei documenti (DMS), in cui tutti i documenti sono automaticamente indicizzati, archiviati e resi accessibili ai dipendenti responsabili secondo un concetto di ruolo definito. Bisognava tener conto del fatto che il personale del progetto LCA \u00e8 spesso fuori dall'ufficio e in giro per il mondo. Il nuovo sistema doveva quindi essere una soluzione web che potesse essere utilizzata anche con i dispositivi mobili.<\/p>\n Scaglionati in tre sottoprogetti <\/strong><\/p>\n <\/p>\n La scelta \u00e8 caduta infine su Infoshare del produttore svizzero Kendox, con sede a Oberriet a San Gallo. Nel prendere la sua decisione, Imhof ha seguito la raccomandazione di un partner Microsoft che conosceva. \"Kendox poteva gi\u00e0 dimostrare molti anni di esperienza nell'implementazione del suo sistema DMS in Microsoft Dynamics AX. Di conseguenza, esisteva gi\u00e0 un'interfaccia con la nostra applicazione ERP. Potremmo quindi supporre che questo faciliter\u00e0 l'introduzione della nuova soluzione DMS uniforme\", dice Imhof. \"Tuttavia, per non sovraccaricare la nave, abbiamo deciso di dividerla in tre sottoprogetti\".<\/p>\n <\/p>\n Il primo punto all'ordine del giorno era il componente pi\u00f9 importante del sistema: l'introduzione di un file di progetto, la sua connessione all'applicazione ERP e il trasferimento dei documenti esistenti dal file system alla nuova soluzione. Questo \u00e8 stato seguito nel secondo sottoprogetto dall'introduzione del file del personale, l'integrazione delle fatture in entrata e l'organizzazione di tutti i documenti non legati al progetto dal sistema ERP, per esempio quelli dalle vendite che non potevano ancora essere assegnati a un progetto. Infine, il terzo sottoprogetto ha riguardato l'implementazione dell'accesso esterno per i clienti di LCA e la garanzia che la documentazione dell'impianto in particolare potesse essere facilmente scambiata tra LCA e il cliente. In LCA, ogni ordine del cliente per un nuovo impianto significa un progetto separato. Quindi il primo passo \u00e8 stato quello di prestare la massima attenzione al file del progetto, poich\u00e9 Imhof voleva ottenere il massimo beneficio dal nuovo sistema per l'azienda il pi\u00f9 rapidamente possibile. Era particolarmente importante per lui che nessuno conservasse pi\u00f9 documenti ERP in uno dei vecchi sistemi di file. Per questo motivo, quando i sottoprogetti sono entrati in funzione, l'opzione di memorizzare i documenti sul file system \u00e8 stata eliminata. I vecchi sistemi erano effettivamente chiusi a chiave, cos\u00ec che il vecchio archivio era disponibile solo in casi eccezionali - e allora solo attraverso il dipartimento IT. \"L'obiettivo era quello di guidare i dipendenti in modo che potessero prendere confidenza con il nuovo sistema il pi\u00f9 velocemente possibile e anche usarlo. In retrospettiva, questa misura \u00e8 stata uno dei punti decisivi per il successo dell'introduzione della nuova soluzione.<\/p>\n Ambiente di prova e installazione di base<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Un ambiente di prova \u00e8 stato installato per l'introduzione scaglionata nei tre sottoprogetti. L'obiettivo iniziale era quello di effettuare test di sistema, di backup e di database e di convalidare qualsiasi recupero di dati necessario. In parallelo, gli amministratori sono stati formati sulla nuova soluzione \"on the job\". \"Dopo la formazione e i test, il nostro amministratore di sistema dovrebbe essere in grado di ripristinare l'installazione di base in caso di emergenza\", dice Imhof, spiegando la procedura. Dopo il successo dei test di sistema e operativi e la formazione, l'applicazione \u00e8 stata configurata per i diversi tipi di documenti e propriet\u00e0, permessi di accesso, integrazione con Microsoft Office e Outlook, il connettore a Dynamics AX, ecc. Successivamente, gli utenti chiave sono stati addestrati sull'applicazione nell'ambiente di prova completamente configurato e preparato. Vale la pena ricordare che il trasferimento dell'azienda \u00e8 stato programmato durante questo periodo. Grazie ad una buona organizzazione da parte dell'IT e in coordinamento con Kendox, questo non ha rappresentato una seria sfida nell'ambito del progetto. Dopo il trasferimento, le cose si sono fatte serie alla fine di giugno 2015: l'applicazione \u00e8 stata messa in funzione, i file di progetto sono stati creati automaticamente sulla base dei dati master Dynamics AX esistenti e i documenti relativi al progetto sono stati importati da Dynamics AX. Quest'ultimo, tuttavia, significava che prima di tutto, il<\/p>\n <\/p>\n Il sistema DMS porta un aumento della qualit\u00e0 da un lato e una maggiore efficienza dall'altro.<\/strong><\/em><\/p>\n <\/p>\n Il nuovo DMS per i file del progetto \u00e8 finalmente entrato in funzione il 1\u00b0 luglio. Il nuovo DMS per i file del progetto \u00e8 finalmente entrato in funzione il 1\u00b0 luglio.<\/p>\n servizio clienti <\/strong><\/p>\n <\/p>\n Successivamente segu\u00ec una procedura simile per il sottoprogetto 2 per tutti i documenti non relativi al progetto memorizzati nel sistema ERP, il file del personale e l'integrazione delle fatture in entrata. Il primo passo \u00e8 stato quello di tenere workshop di analisi e configurare il file del personale, le fatture in entrata e la connessione all'applicazione ERP nell'ambiente di prova, effettuare un carico di prova e poi formare gli utenti chiave. Infine, tutti gli elementi sono stati trasferiti al sistema di produzione e i documenti sono stati importati dal sistema ERP e dall'unit\u00e0 nel nuovo ambiente DMS. Infine, il 1\u00b0 ottobre 2015, il sistema \u00e8 entrato in funzione per i documenti e i file aggiuntivi.<\/p>\n <\/p>\n Allo stesso modo, il terzo sottoprogetto (accesso al portale per i clienti e fornitura di documentazione patrimoniale) \u00e8 stato iniziato con workshop di analisi dettagliata, dove \u00e8 stato anche specificato il concetto di autorizzazione per l'accesso dei clienti esterni attraverso il portale web. Nell'agosto 2016, anche quest'area all'interno del nuovo sistema DMS \u00e8 entrata in funzione.<\/p>\n Qualit\u00e0 significativamente migliorata e maggiore efficienza <\/strong><\/p>\n <\/p>\n \"L'introduzione del file di progetto era della massima importanza per noi come organizzazione orientata al progetto, dato che un progetto include tutte le fasi, a partire dallo sviluppo, costruzione e manutenzione fino alla documentazione di un impianto\", dice Imhof a posteriori. Poich\u00e9 LCA \u00e8 anche obbligata per legge a creare una documentazione per ogni impianto e a conservarla a lungo termine, l'applicazione DMS tiene conto anche degli aspetti normativi. \"Con il nuovo sistema, possiamo garantire un'archiviazione dei documenti a prova di revisione, in conformit\u00e0 con i requisiti di conformit\u00e0 e sicurezza\", dice Imhof. La documentazione dell'investimento, che pu\u00f2 contenere fino a 3000 documenti, \u00e8 ora essa stessa parte del file del progetto e pu\u00f2 essere trasferita automaticamente dal cliente al suo sistema. In alternativa, il cliente pu\u00f2 anche accedere alla documentazione tramite un portale web, se lo desidera anche prima della consegna dell'impianto. In particolare, la fornitura e il trasferimento automatizzati rappresentano un'enorme riduzione del carico di lavoro e un aumento dell'efficienza, sia per il cliente che per LCA stessa. \"In passato, dovevamo creare varie versioni preliminari in questi casi, inviarle al cliente per il controllo e poi trasferirle faticosamente di nuovo. Oggi, il cliente pu\u00f2 accedere direttamente alla documentazione, per esempio, visualizzare over- e under-list, e noi possiamo trasferire il file per l'importazione nel sistema del cliente con un clic del mouse\". Per questo motivo, il sistema DMS porta un chiaro aumento della qualit\u00e0 da un lato, e dall'altro ha un effetto positivo sull'efficienza del lavoro: \"I documenti possono essere trovati molto pi\u00f9 velocemente che nel vecchio sistema. Certo, anche l'archiviazione richiede ordine e disciplina, ma quando si cercano fatture, bolle di consegna, orari, ecc. si ottengono i risultati desiderati in pochi secondi, proprio come Google\". Allo stesso tempo, i documenti sono disponibili a tutti gli utenti da qualsiasi luogo e da tutti i dispositivi finali, il che rende il lavoro molto pi\u00f9 facile nella pratica.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" LCA Automation ist ein innovativer Spezialist im Bereich des Sondermaschinenbaus f\u00fcr Automation, Prozess- und Verfahrenstechnik. Das Unternehmen automatisiert seit bald 45 Jahren Prozesse bei internationalen Kunden der Automobil- und Transportindustrie, der Haustechnik und weiteren Branchen. 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