{"id":15520,"date":"2021-12-02T22:00:35","date_gmt":"2021-12-02T21:00:35","guid":{"rendered":"https:\/\/www.m-q.ch\/?p=15520"},"modified":"2021-11-25T10:41:32","modified_gmt":"2021-11-25T09:41:32","slug":"test-conformi-alla-legge-per-un-audit-remoto-di-successo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.m-q.ch\/it\/test-conformi-alla-legge-per-un-audit-remoto-di-successo\/","title":{"rendered":"Revisione in conformit\u00e0 con la legge: Rendere un audit remoto un successo"},"content":{"rendered":"
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Un contributo al successo dell'audit remoto \u00e8 dato dalle soluzioni software che le aziende da certificare usano continuamente per la gestione della qualit\u00e0. Durante un audit remoto, tutte le persone coinvolte possono trovare qui i documenti rilevanti per l'audit. (Immagine: istock-zeljkosantrac e orgavision<\/a>)<\/figcaption><\/figure>\n

\u00c8 stato a lungo dato per scontato che per un Audit<\/a> almeno gran parte dei compiti di ispezione conformi alla legge possono essere eseguiti a distanza. Naturalmente, la presenza personale dei revisori \u00e8 richiesta anche per alcuni controlli nel corso della certificazione. Tuttavia, il modulo di audit ibrido fa risparmiare tempo e denaro - per tutte le persone coinvolte. Questo \u00e8 un grande vantaggio che nessuno vorrebbe perdere. Affinch\u00e9 un audit di questo tipo porti a una certificazione conforme alla legge, tuttavia, i parametri del quadro devono essere giusti.<\/p>\n

Soprattutto le grandi aziende e i gruppi hanno capito rapidamente il potenziale degli audit che si svolgono almeno in parte tramite video - dopo tutto, sono regolarmente controllati da diversi esperti. Anche un audit ibrido pu\u00f2 aumentare significativamente l'efficienza se uno o due revisori sono sul posto presso il cliente e altri dipendenti seguono l'audit virtualmente e controllano i documenti nel frattempo. Le aziende dovrebbero essere consapevoli del fatto che un audit classico non dovrebbe avvenire uno a uno via video, e dovrebbero osservare alcune condizioni di base per un'implementazione di successo.<\/p>\n

Impressione professionale tramite video<\/h2>\n

La base per un audit remoto \u00e8 prima di tutto un computer o un notebook con accesso a Internet e l'uso di una piattaforma video (ad esempio WebEx o Microsoft Teams). Anche se un audit riguarda i fatti concreti, questi, insieme ad altre impressioni, forniscono un quadro generale di un'azienda. Per questo, una buona macchina fotografica, condizioni di luce adeguate e la qualit\u00e0 del suono sono importanti. Le persone coinvolte dovrebbero pensare in anticipo all'inquadratura dell'immagine, allo sfondo e a una cuffia di alta qualit\u00e0. Dopo tutto, questi fattori hanno un impatto decisivo sull'impressione che l'altra persona riceve dal video. Sia l'infrastruttura tecnica che la competenza nel funzionamento degli strumenti utilizzati sono prerequisiti per il lavoro virtuale e gli audit remoti: Tutte le persone coinvolte devono essere adatte a gestire la tecnologia per non essere distratte dal compito effettivo.<\/p>\n

Tempo per l'interazione umana<\/h2>\n

Durante un appuntamento personale, i revisori conoscono prima l'area di ricezione di un'azienda e i primi dipendenti - in modo abbastanza automatico. \u00c8 qui che si forma un'impressione personale delle persone, dell'edificio, dell'infrastruttura e della cultura aziendale. Questo arrivo manca in un audit remoto. Tuttavia, il lavoro di relazione interpersonale non dovrebbe essere dimenticato e invece il tempo dovrebbe essere deliberatamente pianificato per una breve introduzione e per conoscersi prima di passare al livello tecnico e fattuale. Si \u00e8 dimostrato utile nominare un moderatore all'inizio. In questo modo, si possono pianificare diverse piccole pause e strutturare la riunione per tutti i partecipanti.<\/p>\n

Fare le domande giuste \u00e8 un compito centrale degli auditor. Spesso \u00e8 possibile riconoscere nell'area non verbale dove vale la pena fare domande. Qui gioca un ruolo importante il comportamento inconscio, che spesso non pu\u00f2 essere riconosciuto in video a causa della prospettiva. Tanto pi\u00f9 importante \u00e8 una buona coordinazione tra tutti i partecipanti in anticipo: cosa volete l'uno dall'altro affinch\u00e9 l'audit sia un successo? Si devono visitare anche i siti aziendali o si devono includere nella discussione altri dipendenti? Con la giusta preparazione, i requisiti possono essere chiariti e organizzati per tempo.<\/p>\n

Documentazione e collaborazione digitale<\/h2>\n

Per un audit remoto, i file, i processi, le procedure e la documentazione da certificare devono essere disponibili digitalmente. Le aziende hanno anche bisogno di uno strumento collaborativo per rendere questi dati disponibili e modificarli allo stesso tempo. Per un risparmio in tempo reale, le applicazioni hanno bisogno di funzionalit\u00e0 che supportino l'audit in modo efficiente. Il prerequisito per un audit remoto \u00e8 l'uso di un software di gestione che supporti i processi. Un contributo significativo \u00e8 dato dalle soluzioni software che le aziende da certificare usano continuamente per la gestione della qualit\u00e0. Durante un audit remoto, tutte le persone coinvolte possono trovare qui i documenti rilevanti per l'audit.<\/p>\n

Ha senso per le aziende utilizzare un'applicazione che soddisfi i requisiti di un sistema di gestione integrato e allo stesso tempo supporti le aree di documentazione QM e lo sviluppo e l'espansione di un sistema di gestione della qualit\u00e0 (QMS). In anticipo, le organizzazioni possono concedere un accesso temporaneo agli auditor per un primo orientamento. Questo fa risparmiare tempo nelle discussioni successive e permette un lavoro sia sincrono che asincrono. Con una funzione di auditing, il manuale pu\u00f2 essere controllato rispetto a un catalogo di criteri e i risultati possono essere documentati. In caso di deviazione, una misura correttiva viene immediatamente definita e memorizzata nel sistema - questo vale anche per i commenti degli auditor. Le soluzioni moderne, come orgavision, si occupano anche dell'assegnazione documentata dei compiti a valle alle persone giuste. Con il software giusto, le aziende possono prepararsi alla certificazione adottando e importando cataloghi di requisiti esistenti. Anche il collegamento digitale dei documenti rilevanti ha dimostrato il suo valore. Un QMS segna anche dei punti quando si tratta di tracciabilit\u00e0: gli auditor possono facilmente vedere come l'organizzazione si \u00e8 sviluppata dall'ultimo audit, poich\u00e9 mostra non solo la documentazione attuale ma anche chi ha lavorato su cosa e quando. Con l'aiuto della gestione dei commenti e degli eventi, il requisito della DIN EN ISO 9001 e di altri standard di gestione per documentare il processo di miglioramento continuo (CIP) pu\u00f2 essere facilmente implementato.<\/p>\n

Autore:<\/strong>
\n<\/em>Johannes Woithon \u00e8 l'amministratore delegato di orgavision GmbH, con sede a Berlino. <\/em>www.orgavision.de<\/em><\/a><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

L\u00e4ngst ist es selbstverst\u00e4ndlich, dass f\u00fcr ein Audit zumindest grosse Teile der rechtskonformen Pr\u00fcfaufgaben aus der Ferne durchgef\u00fchrt werden. Selbstredend ist f\u00fcr bestimmte Kontrollen im Zuge der Zertifizierung auch die pers\u00f6nliche Anwesenheit der Auditor:innen erforderlich. Dennoch l\u00e4sst sich mit der hybriden Audit-Form Zeit und Geld sparen \u2013 f\u00fcr alle Beteiligten. 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