{"id":691,"date":"2016-11-02T14:38:15","date_gmt":"2016-11-02T13:38:15","guid":{"rendered":"http:\/\/dev.m-q.ch\/?p=691"},"modified":"2016-12-19T14:42:33","modified_gmt":"2016-12-19T13:42:33","slug":"il-percorso-per-una-documentazione-di-sistema-efficace","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.m-q.ch\/it\/der-weg-zur-effektiven-systemdokumentation\/","title":{"rendered":"La via verso una documentazione di sistema efficace"},"content":{"rendered":"
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I documenti possono proliferare come le piante. In assenza di un giardiniere, il verde prende il sopravvento.<\/figcaption><\/figure>\n

Nessuna cura senza un giardiniere<\/strong><\/p>\n

L'immagine del giardino incolto non \u00e8 una coincidenza. Chi non conosce la sensazione che i propri documenti stiano crescendo sopra la propria testa e che l'intera documentazione del sistema stia proliferando? Con ogni analisi degli errori, ogni audit e ogni revisione nell'azienda, i documenti esistenti vengono solitamente integrati o ne vengono creati di nuovi. Questo significa che la documentazione del sistema cresce di anno in anno. Questo non \u00e8 un grosso problema. Lo spazio di stoccaggio elettronico \u00e8 relativamente economico. I costosi schedari e gli archivi per i documenti cartacei sono necessari solo su piccola scala. I documenti sono facilmente accessibili da qualsiasi luogo attraverso la rete. Anche la gestione dei documenti \u00e8 diventata semplice: crearli, rilasciarli e pubblicarli sulla intranet. La crescita della documentazione di sistema \u00e8 digeribile se non si perde la visione d'insieme.<\/p>\n

Mano sul cuore: vedi ancora attraverso? Nel crescente groviglio di informazioni, sta diventando sempre pi\u00f9 difficile avere la giusta conoscenza disponibile nel posto giusto al momento giusto. Anche i motori di ricerca nell'archivio e nelle banche dati spesso non aiutano. Il troppo \u00e8 troppo. Senza cure, senza un giardiniere, non funziona.<\/p>\n

Chi mette il recinto del giardino?<\/strong><\/p>\n

Ci sono varie strategie per affrontare la massa di informazioni. Una prima strategia inizia con la documentazione del sistema nel suo insieme. Poich\u00e9 lo spazio di archiviazione \u00e8 quasi illimitato, poich\u00e9 i documenti sono accessibili e quindi rapidamente disponibili indipendentemente dalla stazione di lavoro, e poich\u00e9 i motori di ricerca in definitiva facilitano il recupero dei documenti e quindi rendono il caos dei documenti apparentemente gestibile, spesso si presta poca attenzione alla portata dell'intera documentazione del sistema. Solo: un giardino troppo cresciuto senza confini diventa un labirinto.<\/p>\n

Ma \u00e8 vero? Il vantaggio del mondo digitale \u00e8 che siamo molto meno legati dai confini che nel mondo fisico. Il successo dei database di conoscenza su Internet sembra confermarlo. Ma: \u00e8 facile trascurare che la rilevanza di un contributo non \u00e8 evidente dal contributo stesso. Fatevi le seguenti domande: \u00e8 importante per me? O vado dal centesimo al millesimo? Vi rendete conto: la conoscenza \u00e8 pi\u00f9 di un'informazione. Nasce dalla messa in rete delle informazioni. La chiarezza aiuta in questo. E si crea limitando il sistema.<\/p>\n

Per questo motivo, i limiti sono importanti nella documentazione del sistema digitalizzato. In termini concreti, questo significa che la documentazione del sistema dovrebbe avere dei limiti in termini di portata: un manuale, per esempio, pu\u00f2 essere limitato alla portata di cinquanta pagine, le descrizioni dei processi a una doppia pagina e gli opuscoli a una pagina. Questo dovrebbe essere fatto decisamente per la documentazione del sistema. I limiti portano inevitabilmente alla concisione. Un testo diventa inevitabilmente pi\u00f9 denso con lo stesso contenuto e meno spazio. E non di rado, testi pi\u00f9 concisi con tabelle o illustrazioni portano a una migliore comprensione.<\/p>\n

Naturalmente, la documentazione del sistema deve soddisfare le mutevoli esigenze di un'azienda. Dovrebbe quindi essere adattato, cio\u00e8 dovrebbe essere possibile allargarlo, ma anche ridurlo. L'obiettivo \u00e8 quello di raggiungere un optimum tra troppe e troppo poche informazioni. Tuttavia, questo optimum pu\u00f2 essere raggiunto solo se qualcuno nell'azienda lo difende. Quindi avete bisogno di giardinieri che sistemino le recinzioni del giardino e le spostino quando \u00e8 necessario. Idealmente, un team di gestione della qualit\u00e0 e IT - idealmente supportato dalla direzione - analizza le esigenze e definisce il quadro di riferimento. Un sistema comprensibile e principi di documentazione concisi aiutano a rendere il quadro comprensibile per l'implementazione da parte dei dipendenti sul posto.<\/p>\n

Chi costruisce i sentieri del giardino?<\/strong><\/p>\n

Una seconda strategia inizia con le strutture del processo. I sentieri del giardino, le aiuole, le aree di seduta, i punti d'acqua e i capanni degli attrezzi devono essere collegati tra loro. Pi\u00f9 sono semplici, pi\u00f9 velocemente il lavoro in giardino pu\u00f2 essere completato. Processi e flussi di lavoro semplici guidano i dipendenti nel loro lavoro ed evitano la necessit\u00e0 di scrivere istruzioni dettagliate in aggiunta al manuale. \u00c8 importante ricordare che i sistemi sono sempre vicini alla struttura di comunicazione dei loro inventori. Coloro che sono autorizzati a definire una struttura troveranno facilmente il modo di aggirarla. Corrisponde sempre alla sua logica. Guai a chi pensa il contrario. I processi dovrebbero quindi essere sempre pensati in termini di persone che vi lavorano, con tutte le loro differenze e idiosincrasie. I progettisti di processi fanno bene a progettare e mettere in discussione i processi con le persone interessate.<\/p>\n

Chi va al compost?<\/strong><\/p>\n

Una terza strategia di ottimizzazione inizia con i singoli documenti. Quando i documenti vivono come le piante, si adattano ai cambiamenti dei processi. Nel processo, nuove cose vengono aggiunte ai documenti: per esempio, la lista di controllo per le visite ai clienti o una fase di test aggiuntiva viene integrata in un'istruzione di lavoro. I cambiamenti in un allegato del documento dovrebbero essere brevemente documentati. Questo rende pi\u00f9 facile capire in un secondo momento come si \u00e8 arrivati alla versione attuale di un documento. La successiva integrazione del testo pu\u00f2 rendere necessaria la revisione di passaggi di testo precedenti. Questo richiede tempo. I passaggi esistenti possono anche essere omessi. Ma a volte i passaggi non vengono cancellati per incertezza, perch\u00e9 dopo potrebbe mancare qualcosa. E chi sa perch\u00e9 qualcosa \u00e8 in un documento? Con l'aiuto dell'appendice di modifica, questo sarebbe molto pi\u00f9 facile da capire, per esempio se il documento \u00e8 stato creato diversi anni fa. Lo scopo e lo scopo di un documento dovrebbero essere brevemente descritti all'inizio. Questo permette di verificare continuamente cosa regola un documento esistente, per esempio un opuscolo, e cosa no.<\/p>\n

Spetta quindi ai proprietari dei processi mantenere aggiornati i loro documenti ed evitare un inutile gonfiore. Sono i loro giardinieri, potando le loro piante e portando i rifiuti verdi risultanti al compost. Meta-informazioni come lo scopo, l'ambito e l'allegato di cambiamento li aiutano a fare questo. Dovrebbero essere standard e mantenuti in documenti importanti come manuali, istruzioni di qualsiasi tipo o opuscoli.<\/p>\n

I giardinieri intelligenti tagliano regolarmente<\/strong><\/p>\n

Quando il giardino \u00e8 gi\u00e0 troppo cresciuto, un taglio nudo \u00e8 spesso inevitabile. I giardinieri intelligenti, tuttavia, lavorano in giardino ogni giorno, ma solo brevemente. Con i tagli giusti al momento giusto, lo sforzo di manutenzione pu\u00f2 essere ridotto al minimo necessario. Cosa significa questo per la vostra azienda? Date alla documentazione di sistema e alla gestione dei documenti della vostra azienda il peso necessario. Questo eviter\u00e0 un sacco di tempo inattivo e costi di follow-up.<\/p>\n

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Keine Pflege ohne G\u00e4rtner Das Bild des wuchernden Gartens kommt nicht von ungef\u00e4hr. Wer kennt nicht das Gef\u00fchl, dass einem die eigenen Dokumente \u00fcber den Kopf wachsen und die ganze Systemdokumentation wuchert? Bei jeder Fehleranalyse, jedem Audit und jedem Review im Unternehmen werden in der Regel bestehende Dokumente erg\u00e4nzt oder neue Dokumente erstellt. 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